Administrar um negócio no varejo brasileiro é um desafio e tanto. É preciso estar atento à logística, ao controle de custos, ao atendimento, entre outras áreas. Quando se trata de uma gestão multiloja, então, o desafio fica ainda maior, afinal, questões específicas, como tributação, podem variar de um local para outro.

Para garantir seu espaço em um mercado cada vez mais competitivo, é preciso estar atento às melhores formas de administração. A tecnologia, por exemplo, pode ser um diferencial e tanto, pois promove mais produtividade e ampla visão do andamento das atividades. Neste post, descubra quais são as características de uma gestão de filiais eficiente e como colocá-la em prática. Boa leitura!

O que uma gestão multiloja eficiente deve ter?

Antes de saber como gerir várias lojas de maneira eficiente, é preciso entender o que isso significa. Confira, a seguir, as características que uma boa administração apresenta e que resultam em sucesso no mundo dos negócios.

Eliminação de retrabalho

Quanto mais integrados forem os sistemas de todas as lojas administradas, melhor. O ideal é que as ferramentas ajudem a reduzir o retrabalho no cadastramento e o controle de informações referentes a produtos, serviços, clientes e estoque para uma operação multiloja.

As ferramentas precisam oferecer uma visão panorâmica dos negócios, para que o administrador consiga entender o andamento das operações. Ao incluir dados referentes a todas as lojas, é ideal que o processamento das informações seja integrado. Assim, é possível saber exatamente as mercadorias disponíveis em cada unidade com poucos cliques, por exemplo.

Acompanhamento de vendas

É ideal que, a partir de um único ponto, o administrador possa visualizar a evolução das vendas de todas as lojas. Com isso, ele consegue acompanhar e tomar decisões de acordo com as características de cada unidade.

Ganhar tempo e antecipar-se quanto aos problemas são ações que podem garantir melhorias da produtividade e elevação das vendas, trazendo maior lucratividade e otimização no desempenho.

Controle global do estoque

Imagine que o cliente busca um produto na loja A e esse item não está disponível em estoque. É ideal que a equipe de vendas possa visualizar com rapidez se outra unidade tem aquele produto, para que possa oferecê-lo ao cliente. Esse é um dos principais benefícios de gerenciar uma operação multiloja.

Se o sistema não é integrado e os vendedores precisam fazer ligações telefônicas, é muito mais fácil perder o cliente, pois ele pode não aceitar esperar ou o próprio vendedor pode não se esforçar tanto para finalizar a venda.

Visão fiscal panorâmica

Quando a rede de lojas está em municípios ou estados diferentes, os indicadores de tributos e outras obrigações fiscais se tornam mais complexos, uma vez que alguns deles são diferentes. Um sistema multiloja de gestão integrado pode consolidar essas informações, permitindo que o gestor consiga ter uma administração fiscal mais rápida e eficiente.

Confiabilidade dos dados

Ao centralizar as informações de toda a rede de lojas num único sistema, é possível acompanhar resultados, fazer o processamento das informações em tempo real e, com isso, ter maior confiabilidade e poder de decisão. Do contrário, utilizando planilhas que precisam ser atualizadas com regularidade, perde-se tempo e há o risco de não se ter uma visão real do andamento do negócio.

Como fazer uma gestão de filiais eficiente?

Você já entendeu as características que uma boa gestão de filiais precisa ter. Mas como colocar isso em prática? A seguir, listamos os passos necessários para administrar as lojas com eficiência.

Padronize os processos internos

O primeiro passo para gerir várias lojas com qualidade é mapear e definir os processos internos. Ambientes organizados possibilitam a criação de uma unificação que tornará a gestão mais descomplicada e assertiva.

Para fazer isso, identifique todos os processos da empresa e as pessoas responsáveis por cada um deles. Em seguida, elabore instruções precisas e de fácil compreensão sobre como a empresa deve funcionar em seus diferentes setores.

Tenha uma comunicação efetiva

Uma boa comunicação é fundamental para conseguir a unificação necessária para gerenciar as lojas com eficiência. Todos os funcionários, independentemente de onde estiverem, precisam conhecer os valores da empresa e os resultados que se deseja alcançar. Além disso, também é preciso fazer com que todos compreendam os processos internos.

Não deixe de levar em conta as particularidades locais que cada filial pode ter, a depender da região na qual se encontra. Verifique se existem ajustes que podem ser feitos para garantir que as pessoas se sintam parte do todo, mas não percam sua individualidade. Outro ponto importante é facilitar a comunicação das filiais com a matriz sempre que necessário.

Visite as filiais com frequência

Para ter certeza de que as informações passadas foram compreendidas e estão sendo aplicadas adequadamente, é preciso acompanhar cada unidade da empresa de perto. Aproveite as visitas para ouvir os gestores e funcionários e entender suas dificuldades locais.

Conhecer a realidade de cada loja permite não apenas ter certeza de que instruções estão sendo seguidas e fazer reajustes, caso seja necessário, mas também é uma excelente oportunidade para identificar possibilidades de inovação que possam ser replicadas em todas as lojas.

Utilize um sistema de gestão eficiente

Gerir multilojas implica acompanhar inúmeros aspectos que podem variar de unidade para unidade: estoque, emissões de notas e outros processos fiscais, impostos, contas a receber e a pagar, gerenciamento das vendas, entre outros.

Para ter uma visão clara de todo o negócio e poder tomar decisões com maior possibilidade de sucesso, um sistema de gestão é imprescindível. Com um único software, é possível ter acesso a todas as informações de maneira clara e por meio de um fácil manuseio.

Analise os dados de forma ampla

Na hora de tomar decisões em relação ao negócio, é preciso analisar os dados operacionais de cada filial especificamente. Não cometa o erro de acreditar que uma solução que dá certo para uma filial, com certeza, dará certo para outra. É preciso analisar cada caso.

Como falamos acima, utilizar um software de gestão ajudará muito nesse processo. Apenas analisando cada loja, será possível identificar situações específicas, que exigem ações locais, e padrões mais extensos, que podem exigir uma decisão geral para mais lojas.

Sabendo dos desafios que a gestão multiloja exige do empresário, você não pode deixar de seguir essas dicas para ter uma administração eficiente e garantir seu espaço diante da concorrência.