A gestão de projetos já traz em si uma dificuldade natural, independentemente do tamanho ou de onde o projeto será desenvolvido. Grandes empresas contam com todos os profissionais necessários para a realização de um grande projeto em seu quadro pessoal.

No entanto, quando se trata de empresas pequenas, gerir um grande projeto poder trazer diversas dificuldades. Reunimos algumas super dicas que podem ajudar nesse processo. Confira!

Identifique o objetivo do projeto e os recursos disponíveis

Antes de se aventurar na realização de um projeto, é necessário entender o os objetivos dessa empreitada. Para identificar seus objetivos, pense nas seguintes questões: Qual a necessidade de realizar esse projeto? Qual o benefício que a empresa terá ao término do projeto? Dessa forma, você justificará o tempo de dedicação e os possíveis investimentos. Depois concluída essa primeira parte, realize uma varredura em todos os setores da empresa para descobrir se poderá contar com o material humano necessário. Caso não consiga encontrar os profissionais qualificados, é possível terceirizar algumas funções.

Toda boa gestão de projetos começa com um pré-projeto

O pré-projeto nada mais é do que o planejamento completo. Aqui, além dos objetivos, da justificativa e dos recursos, é preciso especificar as etapas a serem realizadas, estipulando metas e prazos. Todos os detalhes devem ser pensados, inclusive os softwares que serão utilizados, os profissionais que irão colaborar com a realização do projeto e os recursos financeiros necessários. Nunca se esqueça que o planejamento deve ser elaborado sempre pensando na realidade da empresa. De nada adianta estipular prazos pequenos se os recursos não conseguirão suprir com esses prazos. Faça um cronograma detalhado e entregue uma cópia para cada um dos envolvidos.

Delegue e execute tarefas

Essa é a fase em que todos colocam a mão na massa para que o projeto saia do papel. Por isso, é importante delegar as tarefas e estipular prazos de realização. Você também deve tomar nota de tudo o que está sendo feito para evitar atrasos ou desvios no projeto inicial. O gestor deve ser um facilitador, para que todos possam contribuir na construção do que foi planejado. Para isso, é preciso ser exemplo e sempre sair na frente na hora de concluir uma etapa.

Mantenha a equipe informada

Todos os méritos e problemas que possam surgir devem ser comunicados à equipe. Estruture os pontos fundamentais durante a semana e realize uma reunião de prestação de contas. Esse encontro não deve servir apenas para pressionar, mas para entender a posição em que cada um se encontra e quais são as dificuldades que a equipe está encontrando. Lembre-se de que, como gestor, é preciso saber cada passo que o projeto precisa para caminhar na direção planejada.

Fique atento à conclusão

A gestão de projetos não é uma ciência exata. Se o cronograma foi cumprido de acordo com o estipulado na etapa de planejamento, a conclusão acontecerá no tempo certo, mas prever uma data final não é uma tarefa fácil. Apenas por precaução, marque a data final de apresentação dos resultados com quinze dias de antecedência. Dessa forma, você poderá fazer algumas pequenas correções. Caso tudo tenha saído conforme o esperado, melhor, mas se algum aspecto precisar de melhorias, você ainda terá esse tempo disponível.

Você tem uma pequena empresa? Como faz a gestão de projetos? Caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário!