Prospecção Outbound: como buscar leads de forma ativa

No mundo das vendas, sejam elas B2B (para empresas) ou B2C (para pessoa física), o desafio é sempre o mesmo: Como atrair leads interessados na compra do meu produto e serviço? E mais, como atrair leads em  volume e principalmente qualificados para meu funil de vendas? Dentre os muitos caminhos utilizados, temos a prospecção outbound, uma das mais antigas e eficientes estratégias para captação de clientes. 

Essa estratégia tem como linha de ação a captura ativa de leads através de uma comunicação direta que busca conquistar o cliente partindo de um contato frio, por telefone, e-mail ou outro meio de comunicação. O outbound é muito usado por empresas que querem alavancar suas vendas de forma rápida e sem fazer investimentos grandes que demorem para se pagar ou mesmo para trazer resultados efetivos. Então, como eu organizo minha empresa para pilotar essa estratégia?  

Com passos simples que a partir de agora falaremos.

Construindo o processo de prospecção outbound

  • Defina o perfil de cliente ideal da empresa

Antes de começar a abordagens aos potenciais clientes na intenção de vender seu produto/serviço, é necessário conhecer as necessidades e características do público que queremos atingir. O perfil de cliente deve mostrar qual tipo de lead tem necessidade do produto ou serviço que estamos vendendo, além de informações como dados demográficos (idade, gênero, profissão, região, etc) e hábitos de consumo. 

  • Crie uma lista de Leads 

Com o perfil do cliente ideal mapeado, a próxima etapa é criar uma lista de prospecção com as informações dos clientes com maior potencial de fechamento. É extremamente importante que essa lista tenha as informações mais qualificadas possíveis para evitar que haja perda de tempo por parte do colaborador que irá realizar os contatos. Para avaliarmos a qualidade da lista existem alguns pontos que precisam ser checados:

1. Contatos devem estar de acordo com o perfil do cliente ideal para determinado produto ou serviço. 

2. Segmentação das empresas contatadas por atividade – Pesquise a empresa e levante informações relevantes sobre a estrutura e história pois na hora da abordagem esses dados ajudam a montar um discurso personalizado aumentando a chance de capturar a atenção do lead.

3. Garanta que os dados de contato (email e telefone e linkedin) estejam atualizados. 

  • Cold Mail

 Um dos canais possíveis para uma primeira abordagem ao lead é o e-mail. Para aumentarmos nossa efetividade com a estratégia, existem algumas boas práticas que devem ser observadas:

  • O assunto do e-mail precisa ser atrativo e provocar  a vontade de saber mais em quem os recebe (gatilhos mentais, perguntas). Cerca de 33% das pessoas se baseiam somente no título para abrir o e-mail
  • Se apresente e fale do objetivo do contato de forma direta. Informações extras podem e devem ser passadas em contato telefônico ou mesmo em uma reunião de apresentação. 
  • O lead já teve algum contato com você ou com a empresa? Use a identificação dele como gatilho para iniciar a conversa “quebrando o gelo”.
  • Não trabalhe com mensagens curtas ou longas demais. A boa prática para cold mail nos diz que e-mails entre 50 a 120 caracteres têm mais chance de serem lidos. Use perguntas no texto, pois esse gatilho aumenta a possibilidade de interação. 
  • Intercale cold mails com cold calls ou contato via whatsapp. Não desista do lead no primeiro email não respondido.
  • Cold Calls

As ligações frias acabaram sendo estigmatizadas ao longo do tempo e por isso, muitos vendedores deixaram de acreditar na sua relevância ou mesmo sucumbiram ao medo de serem rejeitados ao tentar realizá-la. Como fazer isso sem parecer um vendedor de telemarketing? Usando a metodologia de venda consultiva. Se preocupe em conhecer seu potencial cliente e entender se existe algum problema que possamos de fato resolver para ele. Algumas dicas importantes:

1.  Defina metas. Quantas vendas quero tirar dessa estratégia? Quantas ligações preciso fazer durante o dia para que isso seja possível? Trace uma meta mensal e organize para que as ligações sejam divididas semanalmente. Aqui, o uso do CRM para organizar atividades é extremamente recomendado.

2.  Reserve tempo para o contato e se prepare antes. Pesquise sobre a empresa, crie conexões entre seu produto e a empresa  para criação de argumentos antes mesmo de falar com o cliente.

3. Faça um roteiro. Você pode dividi-lo em etapas: Introdução, conexão com o lead, qualificação e convencimento e fechamento da visita. Não existem duas cold calls iguais, então, use o roteiro como orientador e preste atenção nas informações que o cliente está passando para sequência da conversa. 

4. Quer evitar que seu prospect desligue o telefone? Crie conexão com o interlocutor o chamando pelo nome para criar um gatilho: “epa, essa pessoa me conhece!”. Conduza o contato para despertar o interesse do lead com objetividade;

5. Trabalhe o diálogo e use casos de clientes satisfeitos durante a conversa. Cold Calls que são baseadas em monólogos dificilmente geram resultados positivos. Lembre-se que o objetivo da ligação é entender o momento do lead.

6. Evite perguntas com respostas negativas tipo “liguei num mal momento? ”Estou te atrapalhando?”.O foco é manter o cliente na linha engajado independente de outras situações que possam estar ocorrendo em volta dele. 

7. Crie regras para descarte do lead. O ideal é criar um número limite de tentativas de contato/marcação de visitas e após o atingimento, descartar o lead como perdido. 

8.  Atenção à cadência de contatos. Na prospecção outbound, o segredo é estar sempre próximo do lead. Então registre no CRM os dias e horários de retorno combinados em ligação e cumpra a risca! Um atraso pode significar perda de um cliente potencial.

9. Seja resiliente e encare os “nãos” como a estrada para o sim!

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  • Avalie os resultados

Como em qualquer outra estratégia, precisamos estar atentos aos resultados para aprimorar e alavancar ainda mais os resultados. No caso da prospecção outbound, os principais indicadores são:

  • Quantidade de ligações realizadas x quantidade de ligações atendidas. Esse indicador nos mostra o nível de qualificação da lista que estamos usando.
  • Ligações atendidas x Visitas Marcadas. Analisando esses números, temos a taxa de conversão da estratégia e podemos analisar quais objeções estamos enfrentando para melhorar o processo
  • Visitas marcadas x Vendas fechadas. O indicador nos mostra se realmente estamos gerando visitas qualificadas para os vendedores e também alguns gaps que podemos melhorar, tanto no processo em si, quanto nas objeções que os clientes levantam. 

Ferramentas para facilitar a Prospecção Outbound

  • CRM

Precisamos estar preparados para armazenar e realizar a filtragem das informações obtidas durante a prospecção de acordo com as necessidades do processo de vendas. Para isso, o CRM é o melhor aliado!

Essa ferramenta nos proporciona controle total dos leads e registro detalhado das informações de cada um, contribuindo com diversos relatórios analíticos que nos permitem avaliar pontos do nosso processo de vendas, descobrindo forças e fraquezas que contribuem para o aumento dos resultados. Além de tudo, nos oferece a organização necessária para que não percamos atividades de follow up importantes, que podem significar o fechamento do lead. Existem CRM’s que disponibilizam acessos gratuitos para quem quer começar a trabalhar. É o caso do RD Station, Hubspot e muitos outros. 

  • Geradores de Leads

A geração de leads é essencial em toda estratégia de vendas. Mas como gerar as listas que minha equipe precisa para trabalhar a descoberta de oportunidades?

O próprio Google pode ser um aliado nesta tarefa. Se fizermos uma pesquisa como “ Lojas de Roupas em SP”, por exemplo, o retorno vai ser de uma lista imensa de empresas com telefones de contato que podem ser o ponto de partida do meu processo de prospecção. Mas dá pra simplificar ainda mais

Hoje temos inúmeras ferramentas online que nos ajudam a extrair dados mais qualificados e de forma mais rápida que o google. E olha, alguns até de forma gratuita ou através de uma conta para teste! Deixo aqui alguns exemplos de geradores de lista: Empresômetro, Cata Cliente, Econodata e Sendiblue

  • Disparador de E-mails

Se dentro da sua estratégia de prospecção outbound, você quiser incorporar o cold mail, temos dicas de ferramentas para automatizar os disparos também. Essas ferramentas também geram relatórios super importantes com os indicadores de cada campanha, como por exemplo, quantos e quais clientes abriram o email trazendo listas mais qualificadas para o time de vendas. Deixo aqui três opções gratuitas e que estão entre as mais utilizadas: Hubspot, SendPulse e MailChimp

  • WhatsApp

Sim, é possível utilizar o Whatsapp como uma ferramenta de prospecção. Tudo o que você precisa é criar uma conta de negócios no aplicativo. Por quê? Ele oferece uma gama bem legal de ferramentas para que você possa organizar e manter o contato com seus leads de uma forma mais profissional.

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Prospectar pelo Whatsapp pode se tornar um bom ponto de apoio que complementa outras ações como por exemplo, ligações e emails quando não respondidos, além de trazer maior agilidade na comunicação. Além disso, pode ser um bom “quebra gelo” com perfis de clientes menos formais ou que disponham de pouco tempo para uma ligação, por exemplo. Para te ajudar na utilização dessa ferramenta, separei algumas dicas importantes:

1.  Organize seus clientes conforme os estágios da prospecção. Isso te ajuda a criar conteúdos relevantes para cada lead, nutrindo-o com as informações necessárias para levá-lo ao próximo nível. 

2. Siga um cronograma de mensagens. Quando você decide acrescentar essa ferramenta à sua estratégia, é preciso incluí-la no fluxo. Alterne entre os meios de contato e evite fazer mais de um contato por meios diferentes no mesmo dia. Considere deixar 1 dia ou 2 entre cada interação, para manter uma comunicação equilibrada. 

3.  Use gatilhos mentais para impulsionar decisões rápidas. O dinamismo que a prospecção ganha nesse meio exige que consigamos guiar o cliente de forma mais acelerada a uma decisão favorável. Existem diversos gatilhos que podem ser utilizados, sendo que os principais entre eles são:

  • Urgência: “esta condição só é válida até amanhã”
  • Escassez: “última unidade!”
  • Prova social: “produto preferido por 9 entre 10 clientes”
  • Autoridade: “Sistema eleito como a melhor solução em vendas pela Forbes.”

4.  Use o status do Whatsapp para passar informações relevantes para os leads: Campanhas de Vendas, horário de funcionamento diferenciado, depoimentos de clientes que possam tornar mais fácil o processo de convencimento. Mas não se esqueça, os status ficam disponíveis apenas por 24 horas!

5.  Como o whatsapp trás a comunicação instantânea com cliente, precisamos ter muito cuidado com as interpretações e reações, tanto nas mensagens recebidas quanto nas enviadas. Uma resposta no momento errado ou um texto que faça o lead interpretar as coisas de maneira errada pode destruir uma venda potencial.

Conclusão 

A descoberta de oportunidades é, de fato, a pedra angular de todo processo de vendas. Fazer com que clientes interessados surjam dentro de um período curto de tempo é a chave do sucesso para potencializar as vendas e conseguirmos fôlego para expandir as estratégias para outros campos.
O modelo outbound pode trazer excelentes resultados se aplicado de forma organizada e constante sem investimentos altos ou processos mirabolantes.

E aí, curtiu nossas dicas sobre prospecção outbound? Para saber ainda mais sobre este e outros temas pertinentes para o seu negócio, continue acompanhando o blog da Hiper!

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