Saiba como autorizar operações com agilidade e rapidez na empresa
Ter uma empresa reconhecida pela qualidade dos produtos e serviços prestados é a meta de todo bom gestor. Assim, contar com uma linha de frente preparada para agir com autonomia é parte do propósito, por isso, autorizar operações com eficiência é importante.
Desse modo, quem administra não pode ficar preso a questões puramente operacionais, já que a estratégia demanda muita atenção no mercado atual, que está a cada dia mais competitivo: é essencial ter agilidade na tomada de decisão acerca das operações.
Nosso post de hoje é sobre isto: ganhar em produtividade por meio da otimização dos processos, o que, por sua vez, possibilita que a gestão não erre em suas decisões. Quer saber mais sobre o assunto? Continue conosco!
Como alcançar esse objetivo sem perder a qualidade?
Entre setores e tarefas, manter a equipe totalmente alinhada não é uma missão tão simples. É muito comum que a gestão tenha objetivos e planos de ação estabelecidos, quando, na verdade, esse planejamento não aparece no produto final do desempenho da empresa.
Não estamos falando apenas monetariamente, mas também na forma de agir dos colaboradores e líderes. Desde o modo de organização vindo da direção até o atendimento que o vendedor dá, tudo deve seguir a estratégia. O importante é não perder o sentido no desempenhar das atividades.
Os processos, então, pedem uma “padronização” no que diz respeito à qualidade e ao fit cultural da empresa. Pensando nisso, preparamos 3 passos para que você consiga manter os fluxos de trabalho funcionando em harmonia e com potência na produtividade. Veja!
Mapeie os processos
Você conhece profundamente os processos desempenhados cotidianamente em sua loja? Em setores como o varejo, a necessidade de atividades específicas das funções costuma ser evidente. Em outras palavras, a própria rotina do comércio dita o que precisa ser feito.
Essas atividades precisam ser claríssimas para todos os responsáveis. O mapeamento de processos colabora para que nada seja feito fora do que se espera, já que todos, de forma dinâmica, tomam conhecimento do que precisa ser realizado, de que modo e quando.
Estude processo por processo, identificando todas as tarefas que precisam ser realizadas e destacando as entradas e saídas pertinentes a elas. Nesse movimento, é possível perceber falhas e corrigi-las, a fim de melhorar o desempenho.
Centralize a comunicação
Ruídos na comunicação são a causa de muitos erros e retrabalhos. Principalmente para quem atua com vendas, esse problema não pode acontecer. Uma meta ou delegação da liderança precisa ser comunicada da mesma forma a todos.
Além disso, por exemplo, o setor financeiro também deve se integrar com as outras áreas. Logo, as informações precisam ser organizadas e distribuídas de maneira que não haja espaço para confusões e perda de tempo, que podem resultar em prejuízos.
Lembre-se de que questões tributárias podem ser complicadas, quando documentos flutuam de um departamento para o outro. O relacionamento também fica comprometido quando não há uma boa gerência das informações da carteira de clientes.
Gerencie por meio de um software
Para controlar as atividades, o ideal é que a estrutura dos processos conte com um software de gestão. Ao usar um programa de gerenciamento, a frente do caixa é beneficiada, já que é possível concluir uma compra em instantes.
As informações sobre a venda em questão ficam salvas e são compensadas automaticamente para os setores responsáveis, como é o caso do financeiro e do estoque. Vale a pena, também, pensar que um sistema elimina erros humanos.
Além disso, a direção da loja pode consultar informações sobre qualquer área por meio de um aplicativo, simples e rápido, podendo até criar relatórios para basear uma decisão sem a necessidade de despender tempo na coleta dos dados.
Carteira de clientes atualizada, parte fiscal em dia, auxílio à força de vendas na geração de orçamentos e pedidos, facilidade do atendimento no ponto de venda e agilidade para autorizar operações: um bom software funciona para todas as funções.
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