Escolher um bom software de gestão para a sua empresa é um diferencial que pode garantir tanto a sua sobrevivência no mercado, quanto o crescimento anual das suas receitas. Segundo uma pesquisa do IDG Research Services, que contou com 300 empresas participantes, a adoção de um sistema de gestão as levou a operarem em alta performance e gerou um aumento de 35% nas receitas anuais.

Ao mesmo tempo, segundo o SEBRAE, empresas que procuram inovar em processos e procedimentos internos, buscam se atualizar em relação às tecnologias usadas no seu setor e mantêm um cálculo preciso e detalhado sobre os custos de cada produto, são em média, 10% mais resistentes ao encerramento de suas atividades e à falência.

Fato este comprovado pela comparação com aquelas que não se preocupam com esses fatores, sendo que todos eles podem ser otimizados pelo uso de um software de gestão on-line.

Logo, essa escolha deveria ser uma das prioridades dos donos de pequenas e médias empresas. Para te ajudar nessa tarefa, separamos 7 cuidados essenciais que devem ser observados na hora de se escolher seu software de gestão on-line. Confira!

Defina objetivos claros do seu negócio

Redução de custos operacionais, maior controle sobre contas a pagar e a receber, facilitação no atendimento ao consumidor com um bom sistema de frente de caixa, redução do tempo gasto com tarefas que podem ser automatizadas, como a emissão de notas e boletos, manutenção de um bom controle de estoque por meio das transações de vendas e de solicitação de novos pedidos. Esses são apenas alguns dos objetivos estratégicos que podem ser alcançados ao se utilizar o apoio de um bom software de gestão on-line.

Contratar um sistema de gestão que garanta, apenas parcialmente, que os processos chave para que os objetivos de uma empresa sejam atingidos é a principal razão de substituição de um software de gestão em um curto espaço de tempo. O problema disso, é que a implantação desse tipo de sistema exige que você dedique alguns dias de trabalho para definir processos, migrar dados, treinar e capacitar seus colaboradores, além do investimento na contratação da ferramenta.

Portanto, antes mesmo de procurar por um software de gestão, defina claramente as metas chave que sua empresa espera alcançar com o auxílio dessa ferramenta.

Crie uma lista de funcionalidades desejadas

Ter uma lista com funcionalidades básicas que o software de gestão deve conter é o segundo passo mais importante. Isso porque muitos sistemas oferecidos pelo mercado atenderão apenas algumas das funcionalidades desejadas e farão com que sua empresa contrate mais de um software para gerir áreas distintas, mas intimamente conectadas e integradas.

Por exemplo, alguns softwares de frente de loja não possuem a funcionalidade de gestão e controle do estoque. Já outros softwares de controle de estoque, não terão funcionalidades que permitam uma administração facilitada de contas a pagar e a receber.

Aqui, vale criar uma lista de funcionalidades semelhantes àquelas que utilizamos para a abertura de vagas de contratação, em que mapeamos as capacidades desejadas e as separamos daquelas que são necessárias. Quando o candidato possui tanto as habilidades desejadas quanto as necessárias, temos a certeza de que aquela será uma boa contratação. Isso também pode ser feito com o sistema de gestão.

Observe a tecnologia do software de gestão on-line

Imagine as seguintes situações:

1. Você contrata um software que precisa ser instalado em um computador na sua loja, utiliza o software por 6 meses, até que o computador para de funcionar e você perde todo o histórico das atividades da sua empresa.
2. Para evitar a situação acima, você decide contratar um software de gestão on-line, em que todos os dados ficarão seguros e protegidos em servidores baseados em computação na nuvem. No entanto, em um dia de muitas vendas, a internet cai, fica lenta ou você tem um problema com seu moldem e, por isso, não consegue atender bem aos seus clientes.

Será que essas situações causariam algum prejuízo para a sua loja?

A saída está em avaliar apenas softwares de gestão on-line que também permitam que você instale aplicativos nas suas máquinas e que, em caso de falta de conexão, continuem executando as suas atividades, precisando apenas serem sincronizados quando a conexão com a internet for restabelecida.

Veja uma demonstração e faça testes

Depois de encontrar o software de gestão mais adequado ao seu negócio e com a melhor tecnologia, solicite um período de testes para experimentar e avaliar, com mais cuidado, como o sistema atende às suas necessidades.

Solicitar uma demonstração, ainda que seja on-line, ou ver vídeos explicativos sobre as funcionalidades e depois testá-las na prática também pode te ajudar a eliminar qualquer dúvida sobre a aderência do software às suas necessidades.

Peça referências de empresas que utilizam o software de gestão on-line

Quantas empresas do seu segmento utilizam aquele software? Alguma delas possui a mesma atividade-fim que a sua loja? O fornecedor do poderia indicar alguns contatos para serem feitos com os empresários que já estão utilizando o software?

Pedir referências é outra forma de garantir que o sistema atenderá completamente às suas necessidades e facilitará que sua empresa alcance os objetivos de negócios. Por isso, consulte o site do fornecedor, peça referências e converse com pessoas que já utilizam o software. Caso contrário, você correrá o risco de contratar um software robusto e difícil de usar, ou simples demais e pouco aderente às suas necessidades!

Avalie a facilidade de uso e o treinamento dos usuários

Um dos benefícios que um bom software de gestão on-line garante para seus usuários é o aumento de produtividade, podendo realizar mais tarefas com a mesma quantidade de tempo disponível.

No entanto, algumas soluções podem ser complexas demais, exigindo muitos cliques e o cadastro de várias informações para concretizar uma transação, o que exigirá mais atenção dos colaboradores e mais investimento em capacitação e treinamento, principalmente, no caso de contratação de novos funcionários.

Logo, tome o cuidado de escolher um software simples, de fácil compreensão, mas que atenda às principais necessidades de seu negócio.

Verifique como funciona o suporte e o atendimento

A empresa que fornecerá o software oferece suporte para quais tipos de problema? Ela funciona em quais horários e dias da semana? Quais são os diferentes canais de atendimento oferecidos?

Muitas vezes, ao contratar o software de gestão, o empreendedor não se preocupa com essas questões, mas bugs, falhas ou problemas com a utilização do sistema costumam acontecer. Não ter certeza de como funciona o suporte pode colocar sua empresa em dificuldades no momento em que ela mais precisar.

Escolher um bom software de gestão on-line é um passo essencial para empresas que querem garantir a sustentabilidade das suas operações e, simultaneamente, obter melhores resultados nas suas atividades. Seguindo essas 7 dicas, você conseguirá escolher o melhor sistema para a sua empresa!