Uma nota fiscal em contingência é aquela lançada em casos em que não é possível emitir uma nota eletrônica padrão. Isso pode acontecer por muitos motivos e neste conteúdo você ficará sabendo de tudo. Vamos lá?
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento totalmente digital, por isso, algumas vezes, não pode ser emitida exatamente no momento em que a venda se concretiza. As principais causas são problemas de conexão com a internet ou com o sistema emissor da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de origem. No entanto, não é por isso que sua loja precisa parar a operação, pois é permitido que seja feita uma NF-e em contingência.
Assim como a maioria dos lojistas que necessitam fazer uma nota em contingência, você pode ter muitas dúvidas sobre como ela funciona e quando usá-la. Será que a nota em contingência pode ser cancelada? Quem pode emitir esse tipo de documento? Existe prazo de validade para NF-e de contingência? O objetivo deste artigo é explicar de maneira clara quais são as modalidades do documento e como utilizá-las. Confira!
Quando devo emitir em contingência?
O Modo de Emissão em Contingência é utilizado quando ocorre algum problema técnico, que pode ser tanto na SEFAZ, como no ambiente do próprio contribuinte. Ou seja, quando não há como fazer a transmissão do documento eletrônico em tempo real. Em uma situação de emissão lenta ou nenhuma transmissão, é aconselhável emitir o documento em contingência para que os clientes não fiquem insatisfeitos por ter que esperar muito tempo para o recebimento da nota, por exemplo.
Dessa forma será necessário o envio de uma NF-e em contingência, que consiste na emissão da nota sem a prévia autorização do Fisco. A única exigência é que ela deve ser transmitida à SEFAZ, impreterivelmente, em um prazo de até 24 horas após a venda. Ou seja, a nota fiscal emitida em contingência tem validade. Por isso, apenas utilize a contingência nos casos de ter a operação paralisada, uma vez que o Fisco poderá exigir esclarecimentos caso o contribuinte utilize essa modalidade em excesso quando comparado a outros usuários em situação semelhante.
Vale lembrar ainda que esta é uma modalidade permitida apenas em alguns estados, principalmente por aqueles que já substituíram o Cupom Fiscal pela NFC-e. Na dúvida, confira junto a sua SEFAZ como proceder na sua localidade.
Outros pontos importantes: quando é emitida a NF-e em contingência não é possível efetuar o Cancelamento e nem a Carta de Correção. Já no caso da NFC-e em contingência, a correção não é possível, apenas o cancelamento, que deve ser feito antes de a mercadoria ter deixado o estabelecimento (para vendas remotas, por exemplo) ou antes de completar 24 horas da autorização de emissão da SEFAZ.
Recebi uma nota fiscal em contingência, o que fazer?
Quem recebe uma nota fiscal em contingência teoricamente não precisa fazer nada. Mas se você quiser consultar se a nota fiscal foi efetivamente enviada para o SEFAZ, ou se a empresa cancelou por algum motivo, pode fazer a consulta da nota.
Segundo o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, o status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc.) sempre poderá ser consultado no site da SEFAZ autorizadora (SEFAZ da unidade federada do emitente ou SEFAZ-Virtual) ou no Portal Nacional da NF-e.
Se você perceber alguma irregularidade, poderá questionar o emissor do documento ou mesmo fazer uma denúncia junto à Fazenda.
Quais são as modalidades de NF-e em contingência?
De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte existem quatro modalidades de emissão de NF-e: normal, SVS, EPEC e FS-DA. Como o próprio nome diz, a NF-e emitida de forma normal é a que cumpre o procedimento padrão de transmissão, com o DANFE sendo impresso após o recebimento da autorização de uso da NF-e.
Vamos explicar melhor as demais modalidades.
SVC
Segundo o Portal da Fazenda, o SVC ou SEFAZ Virtual de Contingência é a alternativa de emissão de NF-e com a transmissão da nota para uma das SEFAZ Virtuais de Contingência, o ambiente tecnológico em que as notas serão recebidas e armazenadas.
Nesta modalidade de emissão, o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão.
A utilização da SVC depende de ativação da SEFAZ de origem, ou seja, a SVC só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da nota.
Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC)
O Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) é a alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. Este registro prévio permite a impressão do DANFE em papel comum e a validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem.
Formulário de Segurança (FS-DA)
O DANFE em Formulário de Segurança, o FS-DA, é emitido em último caso, quando não é possível a conexão com a SEFAZ nem com as outras NF-e em contingência. Esse tipo de situação é muito comum devido a problemas na internet do contribuinte ou quando a SEFAZ, SVS, o EPEC e FC-DA estão indisponíveis por conta de algum problema técnico ou atualização realizada pela própria secretaria.
A impressão do formulário de segurança deverá ser feita em duas vias e em papel-moeda. Uma ocorrência deve ser realizada em um livro próprio para esse fim e, quando o problema técnico for solucionado, a NF-e deverá ser transmitida normalmente.
E o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan)?
O Scan funciona como outra forma online de envio da NF-e, quando a SEFAZ não está disponível. Ou seja, é uma alternativa similar ao ambiente da SEFAZ de Origem, mas em com uma estrutura de WebService diferente. O Scan permite o recebimento e a autorização da NF-e, assim como o webservice da SEFAZ, incluindo a impressão do DANFE em papel comum. No entanto, o modo Scan de contingência só pode ser utilizado mediante autorização da própria secretaria.
A NF-e que for autorizada pelo Scan será também transmitida para o ambiente da SEFAZ. Dessa forma, a consulta poderá ser feita tanto em um quanto em outro. Para que uma mesma nota não seja duplicada, o Scan terá somente notas com numeração entre 900 a 999.
Como emitir notas em contingência pelo meu sistema de gestão?
Como vimos, há algumas formas de emitir a NF-e em contingência. Apesar das possibilidades, é preciso ter atenção para não cometer erros durante o processo. Ao contar com um sistema de gestão que possibilite a organização e o gerenciamento do seu negócio, as notas podem ser geradas de acordo com a legislação do seu estado, evitando qualquer tipo de problema fiscal.
Em um bom software de gestão, como o Hiper, a emissão da NF-e em contingência é feita em poucos cliques. De forma simples e rápida, o sistema apresenta o passo a passo do preenchimento do documento, sempre dentro das exigências fiscais de cada estado. Além disso, assim que for restabelecido o contato com o SEFAZ, o software envia automaticamente a nota fiscal. E, caso o prazo de 24 horas exigido esteja expirando, o sistema emite um alerta para que a gestão possa entrar em contato com os responsáveis pelo webservice do governo.
Outro ponto importante é que o sistema ainda encaminha todas as NF-e emitidas diretamente para a contabilidade do negócio. Desta forma, a rotina fiscal do seu contador também fica facilitada e a empresa tem a segurança que no final do mês todos os documentos foram computados.
