Atualizado em 06/09/2026
São cinco etapas para calcular a folha: apurar o salário bruto, calcular o INSS, calcular o IRRF, subtrair os demais descontos e chegar ao líquido. Veja abaixo o passo a passo completo, com tabelas atualizadas e um exemplo numérico do início ao fim.
Ao calcular a folha de pagamento de um empregado, o lojista deve observar uma série de fatores para saber a extensão real do custo de um trabalhador para o lojista. Certos encargos são determinados por lei com uma percentagem fixa da folha de pagamento. Outros devem ser calculados a partir de estimativa do número de dias efetivamente trabalhados no mês, como o vale-transporte e vale alimentação.
Além disso, há impostos federais, estaduais e municipais sobre os encargos sociais e trabalhistas. Isso faz parte do sistema de tributação do país, sendo uma obrigação mensal do empregador pagar pela seguridade social e outras contribuições obrigatórias cobradas sobre a folha de pagamento.
Salário Bruto
O salário bruto é o valor total acordado no contrato de trabalho, sem deduções. Inclui o salário base e adicionais como horas extras, comissões e gratificações.
Descontos obrigatórios
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): contribuição previdenciária descontada do salário do funcionário. As alíquotas variam conforme a faixa salarial. Pela tabela vigente em 2026, para salários até R$ 1.621,00, a alíquota é de 7,5%. Para salários entre R$ 1.621,01 e R$ 2.902,84, a alíquota é de 9%, com uma dedução de R$ 24,32. Essas alíquotas são progressivas e aplicadas sobre faixas salariais específicas (veja a tabela completa abaixo).
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): imposto sobre a renda do trabalhador, descontado diretamente na folha de pagamento. As alíquotas variam de 7,5% a 27,5%, dependendo da base de cálculo, com deduções específicas para cada faixa.
Tabela INSS 2026
| Salário de contribuição | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 1.621,00 | 7,5% | — |
| R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84 | 9% | R$ 24,32 |
| R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27 | 12% | R$ 111,40 |
| R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55 (teto) | 14% | R$ 198,49 |
Tabela verificada em setembro de 2026. Teto de contribuição: R$ 8.475,55, valor máximo de desconto de INSS: R$ 988,09.
Tabela IRRF 2026
| Base de cálculo mensal | Alíquota | Parcela a deduzir |
|---|---|---|
| Até R$ 2.428,80 | Isento | — |
| R$ 2.428,81 a R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 182,16 |
| R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05 | 15% | R$ 394,16 |
| R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 675,49 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 908,73 |
Tabela verificada em setembro de 2026, já considerando a Lei nº 15.270/2025. Rendimentos até R$ 5.000,00 têm redução que pode zerar o imposto; entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00 a redução é parcial; acima de R$ 7.350,00 aplica-se só a tabela progressiva. Dedução por dependente: R$ 189,59.
Exemplo completo: calculando a folha de um vendedor com salário de R$ 2.000
Assumindo um vendedor com salário-base de R$ 2.000,00, sem dependentes, com 10 horas extras a 50% no mês e vale-alimentação de R$ 350,00 (com 20% de coparticipação do funcionário):
| Item | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| Salário base | — | R$ 2.000,00 |
| Horas extras (10h a 50%) | (2.000 ÷ 220) × 1,5 × 10 | R$ 136,36 |
| DSR sobre horas extras | reflexo proporcional | R$ 27,27 |
| Salário bruto | 2.000 + 136,36 + 27,27 | R$ 2.163,63 |
| (–) INSS | 2.163,63 × 9% – 24,32 | R$ 170,41 |
| (–) IRRF | base (1.993,22) abaixo da faixa de isenção | R$ 0,00 |
| (–) Vale-transporte | 6% sobre o salário-base | R$ 120,00 |
| (–) Vale-alimentação (coparticipação) | 20% de R$ 350,00 | R$ 70,00 |
| Salário líquido | 2.163,63 – 170,41 – 0 – 120,00 – 70,00 | R$ 1.803,22 |
Exemplo ilustrativo: horas extras, DSR e coparticipação no vale-alimentação variam por loja e por convenção coletiva. Use os mesmos passos com os números reais do seu funcionário.
Encargos patronais: quanto o funcionário custa além do salário
Os descontos acima saem do bolso do funcionário. Os encargos patronais saem do caixa da loja, além do salário. Usando como base o salário bruto de R$ 2.000,00 (sem os adicionais do exemplo anterior, para simplificar):
| Encargo | Cálculo | Valor |
|---|---|---|
| FGTS | 8% sobre o bruto | R$ 160,00 |
| INSS patronal (regime geral) | 20% sobre o bruto | R$ 400,00 |
| Provisão de 13º salário | 1/12 do bruto por mês | R$ 166,67 |
| Provisão de férias + 1/3 | 1/12 do bruto + 1/3 sobre esse valor | R$ 222,23 |
| RAT + terceiros (Sistema S) | varia por CNAE e grau de risco da atividade | Consultar contador |
Somando só os itens com valor fixo, o custo já chega perto de R$ 2.950,00 para um salário de R$ 2.000,00, sem contar RAT e terceiros, que costumam levar o total para além de R$ 3.000,00. No Simples Nacional, empresas de comércio (Anexo I) já recolhem a contribuição patronal dentro do DAS, sem destacar essa parcela separadamente.
Como calcular horas extras, adicional noturno e DSR
Divida o salário mensal pela jornada mensal contratada (o divisor mais comum é 220 horas) para achar o valor da hora normal. Aplique sobre ela o adicional legal: no mínimo 50% em dias úteis e 100% em domingos e feriados, salvo previsão mais favorável em convenção coletiva. Multiplique pelo número de horas extras do período.
Atenção ao reflexo no DSR (Descanso Semanal Remunerado): horas extras habituais geram um valor adicional de DSR que também precisa entrar na folha (como no exemplo acima), e esquecer disso é uma das causas mais frequentes de passivo trabalhista no varejo.
Descontos permitidos e o limite legal
Os descontos legais e os previstos em contrato, convenção coletiva ou autorizados por escrito pelo funcionário: INSS, IRRF, vale-transporte (limitado a 6% do salário-base), contribuição sindical quando autorizada, plano de saúde, adiantamentos, faltas e atrasos injustificados.
Descontos por dano causado pelo funcionário só são permitidos em caso de dolo, ou de culpa quando houver previsão expressa em contrato, é o que diz o art. 462 da CLT. Descontar por quebra de caixa sem previsão contratual costuma ser revertido na Justiça do Trabalho.
Folha de pagamento no Simples Nacional: o que muda
Um ponto de atenção: o Fator R não decide entre Anexo I (comércio) e Anexo V. Ele se aplica a empresas de serviço, decidindo entre o Anexo III (mais vantajoso) e o Anexo V. O cálculo é: Fator R = folha de pagamento dos últimos 12 meses ÷ receita bruta dos últimos 12 meses. Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa de serviço tributa pelo Anexo III; abaixo disso, pelo Anexo V, com alíquota inicial mais alta.
Para lojas de comércio no Anexo I, o Fator R não se aplica dessa forma: a contribuição patronal já vem embutida na alíquota única do Simples, então a folha de pagamento não muda o enquadramento tributário do comércio como muda para prestadores de serviço.
eSocial e obrigações do mês
Três prazos mensais para não perder:
- Envio da folha ao eSocial (gerando a DCTFWeb): até o dia 15 do mês seguinte à competência.
- DARF de INSS/IRRF (via DCTFWeb): até o dia 20 do mês seguinte à competência.
- FGTS (FGTS Digital): até o dia 20 do mês seguinte à competência.
Quando a data cai em fim de semana ou feriado, o prazo é antecipado para o dia útil anterior. Atrasar qualquer um desses três gera multa e juros automaticamente.
Modelo de holerite: o que cada campo significa
- Proventos: tudo que soma ao pagamento (salário-base, horas extras, comissões, adicionais).
- Descontos: tudo que é subtraído (INSS, IRRF, vale-transporte, faltas).
- Base de cálculo INSS: valor sobre o qual a contribuição previdenciária foi calculada.
- Base de cálculo IRRF: salário bruto menos INSS e deduções por dependente.
- FGTS do mês: valor depositado na conta vinculada (não desconta do funcionário).
- Salário líquido: o que efetivamente é pago ao funcionário.
Cálculo do salário líquido
Para determinar o salário líquido, subtraia do salário bruto todos os descontos obrigatórios e adicionais. A fórmula básica é:
Salário Líquido = Salário Bruto – (INSS + IRRF + Vale-Transporte + Outros Descontos)
Encargos patronais
Além dos descontos aplicados ao funcionário, a empresa deve arcar com encargos como:
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): Corresponde a 8% do salário bruto do funcionário, depositado mensalmente em conta vinculada.
Contribuição Patronal ao INSS: A empresa contribui com uma alíquota de 20% sobre a folha de pagamento para a Previdência Social.
Obrigações acessórias
É fundamental que a empresa cumpra obrigações acessórias, como:
eSocial: sistema unificado para envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): declaração anual com dados sobre vínculos empregatícios.
DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte): informe anual sobre os valores de imposto de renda retidos.
Para pequenas lojas, é recomendável utilizar softwares de gestão de folha de pagamento ou contar com assessoria contábil especializada, garantindo precisão nos cálculos e cumprimento das obrigações legais.
Uma gestão eficiente da folha de pagamento contribui para a saúde financeira da empresa e para o bem-estar dos funcionários. Quando o funcionário sai da empresa, vale também entender como demitir um funcionário sem errar no acerto rescisório, e se você está começando pequeno, confira se MEI pode ter funcionário antes de contratar. Quem lidera a equipe no dia a dia também se beneficia de conhecer as funções do gerente de loja e as funções do vendedor de loja, já que comissão e produtividade entram direto no cálculo da folha.
Perguntas frequentes sobre cálculo de folha de pagamento
Como calcular a folha de pagamento passo a passo?
São cinco etapas: apure o salário bruto (salário-base + horas extras + adicionais + comissões); calcule o INSS sobre o bruto, aplicando as faixas progressivas; calcule o IRRF sobre o bruto menos o INSS e as deduções legais por dependente; subtraia os demais descontos (vale-transporte limitado a 6% do salário, plano de saúde, adiantamentos, faltas); o que resta é o salário líquido. Em seguida, calcule à parte os encargos patronais, que não saem do salário do funcionário e sim do caixa da empresa.
Qual a diferença entre salário bruto e salário líquido?
O salário bruto é a soma de tudo que o funcionário tem direito a receber no mês antes de qualquer desconto: salário-base, horas extras, comissões, adicionais e DSR. O salário líquido é o valor que efetivamente cai na conta dele, depois de descontados INSS, IRRF, vale-transporte e demais descontos autorizados. Entre os dois há ainda um terceiro número que o lojista precisa conhecer: o custo total, que soma ao bruto os encargos patronais.
Quanto custa um funcionário além do salário?
Bem mais que o valor do contracheque. Sobre o salário bruto incidem, para a empresa, INSS patronal (variável conforme o regime tributário, empresas do Simples nos anexos com contribuição previdenciária inclusa não recolhem a cota patronal separadamente), FGTS de 8%, RAT e contribuições a terceiros. Some ainda a provisão mensal de 13º salário e de férias acrescidas de 1/3, além de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação. Na prática, o custo real de um funcionário CLT costuma superar bastante o salário nominal, provisionar isso todo mês evita o aperto de caixa em dezembro e nas férias.
Como calcular horas extras na folha?
Divida o salário mensal pela jornada mensal contratada para achar o valor da hora normal. Aplique sobre ela o adicional legal, no mínimo 50% em dias úteis e 100% em domingos e feriados, salvo previsão mais favorável em convenção coletiva. Multiplique pelo número de horas extras do período. Atenção ao reflexo no DSR (Descanso Semanal Remunerado): horas extras habituais geram um valor adicional de DSR que também precisa entrar na folha, e esquecer disso é uma das causas mais frequentes de passivo trabalhista no varejo.
Quais descontos a empresa pode fazer na folha?
Os descontos legais e os previstos em contrato, convenção coletiva ou autorizados por escrito pelo funcionário: INSS, IRRF, vale-transporte (limitado a 6% do salário-base), contribuição sindical quando autorizada, plano de saúde, adiantamentos, faltas e atrasos injustificados. Descontos por dano causado pelo funcionário só são permitidos em caso de dolo, ou de culpa quando houver previsão expressa em contrato, é o que diz o art. 462 da CLT. Descontar por quebra de caixa sem previsão contratual costuma ser revertido na Justiça do Trabalho.
Vale a pena usar planilha ou sistema para a folha?
Planilha resolve enquanto a loja tem um ou dois funcionários e a folha é simples. A partir daí, o risco cresce rápido: as tabelas de INSS e IRRF mudam todo ano, a convenção coletiva do comércio muda o piso e os benefícios, e o eSocial tem prazos próprios. Um erro de faixa de INSS repetido por doze meses vira passivo. O caminho mais seguro para o pequeno varejo é a folha processada pelo contador ou por software especializado, com o sistema de gestão fornecendo os dados de comissão e vendas por vendedor.
