NF-e em contingência: tire suas dúvidas

Por ser documento totalmente digital, a Nota Fiscal Eletrônica por vezes não consegue ser emitida exatamente no momento em que a venda se concretiza – problemas de conexão com a internet ou com o sistema emissor da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) de origem são as principais causas. Mas não é por isso que sua loja precisa parar a operação, pois é permitido que seja feita uma NF-e em contingência.

A maioria dos lojistas que necessitam fazer uma NF-e em contingência muitas vezes têm dúvidas sobre como ela funciona e quando usá-la. O objetivo deste artigo é ajudá-lo a sanar essas dúvidas, explicando de maneira clara quais são as modalidades de contingência. Confira!

 

Quando devo utilizar o Modo de Emissão em Contingência?

O Modo de Emissão em Contingência é utilizado quando ocorre algum problema técnico, que pode ser tanto na SEFAZ, como no ambiente do próprio contribuinte, não havendo como fazer a transmissão do documento eletrônico em tempo real. Em uma situação de emissão lenta ou nenhuma transmissão, é aconselhável emitir o documento em contingência para que não haja insatisfações dos clientes ao ter que esperar muito tempo para o recebimento do documento, por exemplo.

Dessa forma será necessário o envio da NF-e em contingência, que consiste na emissão da NF-e sem a prévia autorização do Fisco. A única exigência é que a nota deve ser transmitida à SEFAZ, impreterivelmente, em um prazo de até 24 horas após a venda. Porém, apenas utilize a contingência nos casos de ter a operação paralisada, pois o Fisco poderá exigir esclarecimentos caso o contribuinte utilize essa modalidade em excesso quando comparado a outros usuários em situação semelhante.

Vale lembrar ainda que esta é uma modalidade permitida apenas em alguns estados, principalmente por aquele que já substituíram o Cupom Fiscal pela NFC-e. Nos que ainda utilizam o cupom, essa contingência geralmente é  feita via SAT. Por isso confira junto a sua SEFAZ como proceder na sua localidade.

Outros pontos importantes: quando é emitida a NF-e em contingência não é possível efetuar o Cancelamento e nem a Carta de Correção. Já no caso da NFC-e em contingência, a correção não é possível, apenas o cancelamento, que deve ser feito antes de a mercadoria ter deixado o estabelecimento (para vendas remotas, por exemplo) ou antes de completar 24 horas da autorização de emissão da SEFAZ.

 

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Quais são as modalidades de NF-e em contingência?

De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte existem quatro modalidades de emissão de NF-e: normal, SVS, EPEC e FS-DA. Como o próprio nome diz, a NF-e emitida de forma normal é a que cumpre o procedimento padrão de transmissão, com o DANFE sendo impresso após o recebimento da autorização de uso da NF-e.

Vamos explicar melhor as demais modalidades.

 

SVS

A SEFAZ Virtual de Contingência é a alternativa de emissão de NF-e com a transmissão da nota para uma das Sefaz Virtuais de Contingência. Nesta modalidade de emissão, o DANFE pode ser impresso em papel comum e não existe necessidade de transmissão da NF-e para a SEFAZ de origem quando cessarem os problemas técnicos que impediam a transmissão.

A utilização da SVC depende de ativação da SEFAZ de origem, ou seja, a SVC só entra em operação quando a SEFAZ de origem estiver com problemas técnicos que impossibilitam a recepção da nota.

 

Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC)

O Evento Prévio de Emissão em Contingência (EPEC) é a alternativa de emissão de NF-e em contingência com o registro prévio do resumo das NF-e emitidas. Este registro prévio permite a impressão do DANFE em papel comum e a validade do DANFE está condicionada à posterior transmissão da NF-e para a SEFAZ de Origem.

 

Formulário de Segurança (FS-DA)

O DANFE em Formulário de Segurança, o FS-DA, só deve ser emitido quando não for possível a conexão com a Sefaz nem com as outras NF-e em contingência. Normalmente, essas situações são muito comuns, devido a problemas na internet do contribuinte ou quando a Sefaz, SVS, o EPEC e FC-DA estão indisponíveis por conta de algum problema técnico ou atualização realizada pela própria secretaria.

A impressão do formulário de segurança deverá ser feita em duas vias e em papel-moeda. Uma ocorrência deverá ser realizada em um livro próprio para esse fim e, quando o problema técnico for solucionado, a NF-e deverá ser transmitida normalmente.

 

E o Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (Scan)?

O Scan funciona como outra forma online de envio da NF-e, quando a Sefaz não estiver disponível. Ou seja, é uma alternativa similar ao ambiente da Sefaz de Origem mas em uma outra estrutura de WebService. O Scan permite o recebimento e a autorização da NF-e, assim como o webservice da SEFAZ, havendo também impressão do DANFE em papel comum. Mas, o modo Scan de contingência só pode ser utilizado mediante autorização da própria secretaria.

A NF-e que for autorizada pelo Scan será também transmitida para o ambiente da SEFAZ. Dessa forma, a consulta poderá ser feita tanto em um quanto em outro. Mas, para que uma mesma nota não seja duplicada, o Scan terá somente notas com numeração entre 900 a 999.

 

Como emitir notas em contingência pelo meu sistema de gestão?

Como vimos, há algumas diferentes formas de emitir a NF-e em contingência. Apesar das possibilidades, é preciso ter atenção para não cometer erros durante o processo. Porém, ao contar com um sistema de gestão que possibilite a organização e o gerenciamento do seu negócio, as notas podem ser geradas de acordo com a legislação do seu estado, evitando qualquer tipo de problema fiscal.

Um bom software de gestão, como o Hiper, a emissão da NF-e em contingência é feita em poucos cliques. De forma simples e rápida, o sistema apresenta os passo a passo do preenchimento do documento, sempre dentro da exigências fiscais de cada estado. Além disso, assim que for restabelecido o contato com o SEFAZ, o software envia automaticamente a nota fiscal. E, caso o prazo de 24 horas exigido esteja expirando, o sistema emite um alerta para que a gestão possa entrar em contato com os responsáveis pelo webservice do governo.

Outro ponto importante é que estes sistemas ainda encaminha todas as NF-e emitidas diretamente para a contabilidade do negócio. Desta forma, a rotina fiscal do seu contador fica facilitada e a empresa tem a segurança que no final do mês todos os documentos foram computados.

 

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