Você já pensou que o sucesso em uma loja não se limita a vender muito? Explico. Vender é importante, mas não é tudo. Uma loja precisa ter um bom planejamento financeiro para que a operação seja lucrativa. Isso significa que é importante se atentar ao controle de despesas, a partir de uma análise criteriosa de onde é possível fazer uma boa redução de custos.
Se falar em corte de gastos lhe assusta, pode ficar tranquilo. A gente tá aqui para ajudar você a entender como economizar dinheiro em uma loja sem que isso atrapalhe os principais processos de venda.
Como fazer um planejamento financeiro para redução de custos?
O planejamento financeiro faz parte do plano de negócios de qualquer empresa. No caso de uma loja, ele deve incluir informações como faturamentos e despesas, além de desafios e oportunidades que ela deverá encontrar.
Uma forma de criar um plano financeiro com o foco na redução de custos em lojas é dando uma atenção especial a cada etapa. Confira nossa sugestão, a seguir.
1. Análise
A melhor forma de começar um planejamento financeiro é conhecendo a situação geral da sua loja. Então faça uma análise minuciosa da empresa, anotando seus pontos fortes e fracos. Também verifique como está a situação da concorrência, bem como o mercado no geral. Lembre-se que todas essas informações influenciam nos resultados de negócios.
Para ajudar nessa etapa, uma ferramenta muito utilizada é a matriz SWOT ou FOFA. Por meio dela, você consegue definir:
- Forças (Strenghts): diferenciais competitivos, ou seja, as vantagens em relação aos concorrentes.
- Fraquezas (Weaknesses): falhas internas que podem atrapalhar o desempenho.
- Oportunidades (Opportunities): eventos externos com impactos positivos em resultados.
- Ameaças (Threats): mudanças externas que afetam negativamente as vendas.
2. Custos e despesas
Uma vez que já mapeou o que a empresa tem de ponto forte e fraco, é necessário fazer o levantamento de todas as despesas com valores fixos, como aluguel de equipamentos e assinatura de serviços.
Inclua todas as despesas variáveis, como custos com frete, taxas de meios de pagamento e impostos. Preveja quanto deve ser reservado mensalmente, sem se esquecer de deixar uma margem para imprevistos.
Importante: os custos e despesas da loja são diferentes dos seus. Confundir os dois pode resultar em grandes problemas.
3. Previsão de cenários
Uma vez que você já tem as informações sobre a situação da empresa, é o momento de fazer um exercício de previsão de cenários. É a hora de imaginar possibilidades para o futuro da sua empresa, o que pode dar certo e o que pode dar errado.
Considere as diferentes situações e pense em soluções para cada uma delas. Esse exercício é importante para que você esteja preparado para qualquer coisa que possa acontecer.
4. Controle os gastos
A quarta etapa é focar nas despesas da loja e buscar entender quais realmente são fundamentais e quais são dispensáveis. Comece identificando os gastos com maior impacto no orçamento, e investigue se ele pode ser reduzido. Será que você está gastando demais com o armazenamento de produtos que têm baixa rotatividade? Ou poderia negociar um preço melhor para um produto que tem compra recorrente?
Uma forma de identificar essas despesas com mais agilidade é a partir dos dados disponibilizados em um sistema de gestão que os organize em relatórios e gráficos. Hoje existem sistemas especializados em pequenos varejos que são acessíveis, fáceis de usar e não exigem um equipamento robusto. Uma coisa boa desse tipo de sistema é que ele integra informações de todas as áreas da loja.
Fique atento, no entanto, para que o corte de gastos não represente também uma redução na qualidade oferecida ao cliente. Isso poderá afastar seu público e em vez de trazer benefícios, terá um impacto negativo nos negócios.
5. Plano de ação
Após avaliar as etapas anteriores, é o momento de desenvolver e testar seu plano de ação. Mais uma vez, um sistema de gestão do tipo ERP vai ser de grande valia para colocar as ideias em prática e conferir o que está dando resultado e o que precisa ser ajustado.
Atente-se para as necessidades de cada área da loja, de modo que todas sejam atendidas pelo plano de ação e acompanhe os resultados financeiros para conferir se o corte de gastos foi eficiente.
Onde você pode economizar?
As dicas de corte de gastos para lojistas, no entanto, não se limitam à elaboração de um planejamento financeiro para loja. A gestão de despesas para comércios inclui algumas estratégias para reduzir o desperdício de dinheiro. Existem formas práticas de economizar que muita gente aplica nas finanças pessoais, mas são esquecidas quando a gente fala em empresas. Vamos conferir?
Registre todos os gastos da empresa
Se nas despesas de pessoa física a gente sempre ouve falar que precisa anotar cada cafezinho tomado fora de casa, nas contas da loja não é diferente. Além dos gastos com luz, água, internet, aluguel, inclua as despesas com produtos de limpeza, embalagens etc.
Reveja as contas
Confira se existe algum gasto desnecessário, se você pode economizar pagando antes do prazo ou se tem desperdiçado recursos com multas por problemas com fluxo de caixa. Se a empresa tem assinaturas de serviços, confira se eles estão sendo usados.
Renegocie com fornecedores
Reveja os contratos que sua loja tem com seus fornecedores, faça uma pesquisa de mercado e avalie a possibilidade de renegociar valores e formas de pagamento com seus fornecedores.
Não compre por impulso
Uma vez que foi feito um planejamento, lembre-se de sempre voltar a ele sempre que for fazer compras para sua loja. Evite compras por impulso, afinal elas podem esconder gastos indesejados.
Pague as contas em dia
Cada boleto atrasado representa mais um gasto com multa e juros. Talvez existam ocasiões em que o atraso seja inevitável, mas em outras ele é consequência de falta de atenção ou descuido. Se for esse o caso, é preciso ajustar as agendas de pagamentos para que você não se esqueça mais.
Automatize as finanças
Adote um sistema de gestão financeira para evitar o esquecimento de datas de pagamento e cobrança, além de ter uma visão ampla das movimentações financeiras da loja. Hoje existem sistemas integrados, chamados ERPs, que trazem informações de diferentes áreas e agilizam muitos processos.
Ferramentas de gestão financeira para lojas
O Hiper é um ERP criado especialmente para pequenos e micro empreendimentos, oferecendo as funcionalidades que a sua loja precisa. Inclui de itens básicos, como o cadastro de contas a pagar, a processos elaborados, como relatórios gerenciais. Com ele, é possível fazer a comunicação direta entre a sua loja e a sua contabilidade, com o envio automatizado de documentos, por exemplo. Confira algumas ferramentas:
- Contas a pagar: faça os lançamentos de despesas e controle pagamentos recorrentes ou pontuais, mantendo a saúde financeira da loja em dia.
- Contas a receber: controle os valores que a loja tem para receber dos clientes, faça lançamentos parciais, calcule juros e acompanhe diariamente o fluxo de caixa
- Calendário de Recebimentos: permite a revisão de todas as transações das maquininhas de cartão e vouchers.
- Emissão de boletos: realize cobranças com boletos gerados diretamente pelo sistema, logo após o processamento da venda, e enviados por e-mail ao cliente.
- Fluxo de caixa: entenda quais ações devem ser programadas para garantir o melhor resultado financeiro para sua loja.
- Demonstrativos de resultados: utilize os dados para tomar decisões estratégicas no seu negócio ou, até mesmo, para conseguir novos investimentos
- Comissões: calcule automaticamente a comissão de cada funcionário definindo regras, formas de pagamento e prazos.
- Entrega de arquivos fiscais: os arquivos fiscais emitidos na loja, são enviados automaticamente para a contabilidade.
Planejamento financeiro nunca acaba
É importante ter em mente que o planejamento financeiro é um trabalho contínuo, que deve ser feito todos os anos e revisto todos os meses. Ele irá evoluir com o desempenho da loja e ser ajustado conforme as necessidades de mercado. Felizmente, as ferramentas tecnológicas tornam essa tarefa bem mais simples.
