Saiba como funciona a nota fiscal eletrônica (NF-e)

Desenvolvida para facilitar a emissão e o manuseio pelas empresas, bem como para melhorar a fiscalização por parte do governo, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um avanço no processo de emissão de notas fiscais no Brasil.

De acordo com a Secretaria da Fazenda, o principal objetivo é a substituição da emissão de notas fiscais de papel, gerando validade jurídica pela assinatura digital do remetente e simplificando as obrigações. O processo todo, devido a rapidez de comunicação e verificação, deve melhorar as relações entre contribuintes e o Fisco no que diz respeito ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

De uma forma mais simples, podemos descrever a NF-e como um documento digital de registro de operações tributárias das empresas. Veja como funciona a nota fiscal eletrônica:

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória?

A NF-e está sendo implantada gradativamente. Começou por grandes empresas e está se estendendo aos demais contribuintes. É possível consultar a obrigatoriedade de aderência de uma empresa no Portal NF-e, desenvolvido pela Receita Federal, ou ainda no site da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está registrada.

Chegará o momento em que todas as notas fiscais serão eletrônicas no Brasil. Porém, apesar da aderência estar crescendo, ainda é grande o número de empresas que não emitem NF-e (é possível aderir facultativamente).

Qual é a importância da nota fiscal eletrônica (NF-e) para o Brasil?

Os documentos eletrônicos, em geral, trazem uma série de benefícios para as empresas e para a sociedade como um todo. Quando falamos em administração tributária, é possível afirmar que a NF-e traz confiança, transparência, redução de custos e inibe da sonegação.

Os contribuintes também ganham com a diminuição de custos com impressão e armazenamento de dados, simplificação do relacionamento com o Fisco e redução do tempo de parada de caminhões em postos de fiscalização.

Socialmente falando, a NF-e é um projeto que diminui a emissão de papel, incentiva o comércio eletrônico e o uso de novas tecnologias e amplia a oferta de serviços de TI ligados aos documentos eletrônicos.

Como funciona a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A empresa emissora da NF-e gera um arquivo eletrônico com as informações fiscais de determinada operação comercial. Este arquivo deve ser assinado digitalmente para garantir a integridade dos dados e comprovar a autoria de seu emissor. Este arquivo inicial corresponde à NF-e e é transmitido via internet para a Secretaria da Fazenda da jurisdição do contribuinte. A SEFAZ então faz uma pré avaliação das informações e devolve com um protocolo de Autorização de Uso. A partir deste momento, a mercadoria já pode seguir viagem.

A NF-e então é enviada virtualmente para a Receita Federal (quando emitida entre negócios a nível nacional) ou para a Secretaria da Fazenda do estado para onde a mercadoria está indo. Estes órgãos são responsáveis por, além de fiscalizar, armazenar as NF-e emitidas no país. Deste modo, tanto o emitente quanto o destinatário (ou outros interessados que detenham a a senha de acesso) podem consultar e imprimir a NF-e sempre que precisarem.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada/vendida, existe uma representação gráfica simplificada chamada Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), uma única folha de papel comum onde constam a senha de acesso para consulta da NF-e e um código de barras para facilitar a captura das informações pelos fiscais do Fisco.

O que sua empresa deve fazer para começar a emitir nota fiscal eletrônica (NF-e)?

Veja como é simples emitir a NF-e seguindo estes três passos:

1 – Adquira um certificado digital junto a uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP);

2 – Faça credenciamento na Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa está registrada. Para testar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Para mudar para o modelo definitivo, escolha “Em produção”;

3 – Instale um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e).

Você já utiliza a NF-e? O que pensa a respeito dela? Deixe um comentário!