O controle do almoxarifado é um tipo de gestão que tem como objetivo organizar, registrar e administrar os itens que estão armazenados no setor. Ele tem impacto em toda a organização, portanto é fique atento às dicas que selecionamos aqui.
Uma empresa saudável tem como objetivo crescer e se desenvolver de forma sustentável dentro do mercado. Muita coisa precisa ser feita. São diversos caminhos a trilhar e pontos a aprimorar dentro da gestão de um empreendimento no varejo para que o crescimento aconteça. E um dos pontos que merece muita atenção, pois é de extrema importância para atingir este objetivo, é o controle de estoque ou do almoxarifado.
O que é controle de almoxarifado?
Seja para a gestão administrativa, seja para a gestão de capital de giro, o controle de almoxarifado é uma tarefa indispensável para que sua loja se desenvolva, reduza custos e lucre mais. Organizar o estoque significa controlar corretamente as mercadorias que mantêm seu estabelecimento funcionando. Esse processo deve ser bem definido. Do mesmo modo, é fundamental contar com colaboradores qualificados e de confiança para ajudar nesta atividade tão importante. Afinal, você não quer sofrer prejuízos, não é mesmo?
Como fazer controle de almoxarifado?
Existem algumas formas de fazer isso, mas para facilitar, organizamos um passo a passo. Seguindo algumas dicas simples de como fazer esse controle, sua empresa poderá agilizar e descomplicar esse processo. Acompanhe abaixo nossas dicas para manter esse importante setor da sua empresa sob controle:
1. Arrume o local
É difícil pensar em ter controle de um lugar que está todo desorganizado. Como saber a quantidade de cada item ou se algum deles está vencido?
Providencie um ambiente limpo para armazenar os itens e considere os efeitos climáticos, como temperatura, ventilação e umidade. Além disso, é fundamental se certificar de que foi escolhido um local para fácil movimentação das mercadorias e verificar como será realizada a locomoção interna (carrinho, empilhadeiras, pontes rolantes, entre outros).
2. Registre entrada e saída de estoque
Toda a movimentação do almoxarifado precisa ser catalogada por um documento de estoque. Isso deve ser realizado de forma rigorosa, ou seja, nenhum deslocamento deve ser feito sem registro, nem mesmo quando o produto não fica no estoque por muito tempo.
Veja alguns exemplos de documentos de controle de almoxarifado:
- Registro de chegada – notas fiscais integradas aos pedidos de compra
- Registro de saída – notas fiscais anexadas às vendas
- Solicitação de materiais – consumo interno (materiais de estoque, escritório e produtos de limpeza)
3. Padronize as mercadorias
Essa é uma medida bastante eficiente. Ao separar os itens em categorias e grupos, você gera códigos exclusivos para evitar a duplicidade de cadastros — erro que pode prejudicar o inventário, gerando falhas nas conferências de rotina.
Para que funcione, as gôndolas e prateleiras devem apresentar etiquetas com descrições e cores padronizadas das mercadorias. Elas também devem ser organizadas com o objetivo de facilitar a detecção de possíveis erros.
4. Faça inventários periódicos
A realização de inventários é crucial para alinhar os saldos em estoque sempre que necessário, e para verificar se as movimentações estão dentro do tolerável. O inventário completo ajuda a entender se a empresa está fazendo o controle do almoxarifado corretamente.
Existe também o método de conferência rotativa. Seu objetivo é conferir os produtos do armazém por amostragem, e depois comparar com o seu saldo controlado. Essa atividade deve ser periódica, mas com um intervalo maior que o inventário completo.
Os dois métodos são complementares e ajudam a garantir a segurança das informações apuradas.
5. Promova a queima de estoque
Se os produtos começam a se acumular no armazém, não há organização que dê jeito. Nessa hora, uma das melhores formas de fazer o controle de almoxarifado é oferecendo os itens encalhados em promoções e liquidações estrategicamente programadas.
A queima de estoque é a realização de venda por preços mais acessíveis para liberar espaço para a estocagem de novos artigos e recuperar o investimento. Na hora de fazer esse tipo de ação, é importante ter em mente o valor mínimo que pode cobrar para não ter prejuízo.
6. Conheça diferentes tipos de controle de estoque
Sim, existem muitas formas de fazer o controle de estoque. Por exemplo, esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação é:
- Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido.
- Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.
Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque fica entre:
- Físico: é feito um acompanhamento em relação à quantidade de itens.
- Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.
Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle de estoque:
- Mínimo: permite a divisão do estoque entre reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos no giro das mercadorias.
- Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura.
- Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.
7. Utilize um software de gestão
Contar com o apoio de um software de gestão para varejo ajuda muito. Com esse programa, você consegue determinar permissões de usuários que poderão dar baixa nas mercadorias e acompanhar alterações no estoque. Sem contar a possibilidade de ser notificado quando os produtos armazenados estão saindo pouco ou se está no momento de fazer novos pedidos.
Por meio do sistema, o gerenciamento de estoque fica mais rápido e eficiente, uma vez que você terá em mãos dados completos e detalhados. Isso permitirá gerir melhor seu estabelecimento — desde a precificação até a otimização de demandas operacionais.
O Sistema Hiper, por exemplo, oferece as seguintes funcionalidades no módulo de estoque que têm um alto impacto no controle de ferramentas almoxarifado:
- Ordem de produção
- Ficha técnica
- Entrada de inventário
- Conferência de estoque
- Cor e Tamanho
Como você pode perceber, existem diversas formas de cuidar do estoque da sua empresa, mas uma coisa é certa: esse controle é necessário para que você consiga oferecer uma experiência satisfatória para os seus clientes.
Esperamos que as dicas expostas neste conteúdo o ajudem a melhorar seu controle de almoxarifado. Ao colocá-las em prática, você saberá exatamente o que precisa ser feito para otimizar os processos do seu comércio e aumentar seu nível de competitividade perante a concorrência.
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