Gestão de Estoque

Como fazer o controle de almoxarifado em 7 passos

Se quer aprender como organizar almoxarifado, esse conteúdo foi especialmente pensado para você. Confira nossas dicas!

PUBLICADO EM 15 DE junho DE 2023 7 minutos de leitura

O controle do almoxarifado é um tipo de gestão que tem como objetivo organizar, registrar e administrar os itens que estão armazenados no setor. Ele tem impacto em toda a organização, portanto é fique atento às dicas que selecionamos aqui.


Uma empresa saudável tem como objetivo crescer e se desenvolver de forma sustentável dentro do mercado. Muita coisa precisa ser feita. São diversos caminhos a trilhar e pontos a aprimorar dentro da gestão de um empreendimento no varejo para que o crescimento aconteça. E um dos pontos que merece muita atenção, pois é de extrema importância para atingir este objetivo, é o controle de estoque ou do almoxarifado.

O que é controle de almoxarifado?

Seja para a gestão administrativa, seja para a gestão de capital de giro, o controle de almoxarifado é uma tarefa indispensável para que sua loja se desenvolva, reduza custos e lucre mais. Organizar o estoque significa controlar corretamente as mercadorias que mantêm seu estabelecimento funcionando. Esse processo deve ser bem definido. Do mesmo modo, é fundamental contar com colaboradores qualificados e de confiança para ajudar nesta atividade tão importante. Afinal, você não quer sofrer prejuízos, não é mesmo?

Como fazer controle de almoxarifado?

Existem algumas formas de fazer isso, mas para facilitar, organizamos um passo a passo. Seguindo algumas dicas simples de como fazer esse controle, sua empresa poderá agilizar e descomplicar esse processo. Acompanhe abaixo nossas dicas para manter esse importante setor da sua empresa sob controle: 

1. Arrume o local

É difícil pensar em ter controle de um lugar que está todo desorganizado. Como saber a quantidade de cada item ou se algum deles está vencido? 

Providencie um ambiente limpo para armazenar os itens e considere os efeitos climáticos, como temperatura, ventilação e umidade. Além disso, é fundamental se certificar de que foi escolhido um local para fácil movimentação das mercadorias e verificar como será realizada a locomoção interna (carrinho, empilhadeiras, pontes rolantes, entre outros).

2. Registre entrada e saída de estoque

Toda a movimentação do almoxarifado precisa ser catalogada por um documento de estoque. Isso deve ser realizado de forma rigorosa, ou seja, nenhum deslocamento deve ser feito sem registro, nem mesmo quando o produto não fica no estoque por muito tempo.

Veja alguns exemplos de documentos de controle de almoxarifado:

  • Registro de chegada – notas fiscais integradas aos pedidos de compra
  • Registro de saída – notas fiscais anexadas às vendas
  • Solicitação de materiais – consumo interno (materiais de estoque, escritório e produtos de limpeza)

3. Padronize as mercadorias

Essa é uma medida bastante eficiente. Ao separar os itens em categorias e grupos, você gera códigos exclusivos para evitar a duplicidade de cadastros — erro que pode prejudicar o inventário, gerando falhas nas conferências de rotina.

Para que funcione, as gôndolas e prateleiras devem apresentar etiquetas com descrições e cores padronizadas das mercadorias. Elas também devem ser organizadas com o objetivo de facilitar a detecção de possíveis erros.

4. Faça inventários periódicos

A realização de inventários é crucial para alinhar os saldos em estoque sempre que necessário, e para verificar se as movimentações estão dentro do tolerável. O inventário completo ajuda a entender se a empresa está fazendo o controle do almoxarifado corretamente.

Existe também o método de conferência rotativa. Seu objetivo é conferir os produtos do armazém por amostragem, e depois comparar com o seu saldo controlado. Essa atividade deve ser periódica, mas com um intervalo maior que o inventário completo. 

Os dois métodos são complementares e ajudam a garantir a segurança das informações apuradas.

5. Promova a queima de estoque

Se os produtos começam a se acumular no armazém, não há organização que dê jeito. Nessa hora, uma das melhores formas de fazer o controle de almoxarifado é oferecendo os itens encalhados em promoções e liquidações estrategicamente programadas.

A queima de estoque é a realização de venda por preços mais acessíveis para liberar espaço para a estocagem de novos artigos e recuperar o investimento. Na hora de fazer esse tipo de ação, é importante ter em mente o valor mínimo que pode cobrar para não ter prejuízo.

6. Conheça diferentes tipos de controle de estoque

Sim, existem muitas formas de fazer o controle de estoque. Por exemplo, esse processo pode ser dividido pela periodicidade. Nesse caso, a classificação é:

  • Permanente: é o acompanhamento em tempo real e que prevê a reposição sempre que o limite mínimo de um item é atingido.
  • Temporário ou periódico: complementa a análise da gestão do estoque e é usado para manter o balanço patrimonial. Seu objetivo é evitar a falta de um produto.

Já na questão de mensuração, a divisão é de estoque fica entre:

  • Físico: é feito um acompanhamento em relação à quantidade de itens.
  • Valor monetário: cálculo de investimento dos custos de cada produto.

Por fim, há 3 possibilidades para modelo de controle de estoque:

  • Mínimo: permite a divisão do estoque entre reserva e principal para que quando um for finalizado, o outro seja ativado. O intuito é evitar prejuízos no giro das mercadorias.
  • Renovação periódica: atende a demanda em quantidade mínima em períodos predeterminados até que seja feita a reposição futura.
  • Fim específico: contempla uma necessidade predeterminada, caso de um evento temporário ou promoção.

 

7. Utilize um software de gestão

Contar com o apoio de um software de gestão para varejo ajuda muito. Com esse programa, você consegue determinar permissões de usuários que poderão dar baixa nas mercadorias e acompanhar alterações no estoque. Sem contar a possibilidade de ser notificado quando os produtos armazenados estão saindo pouco ou se está no momento de fazer novos pedidos.

Por meio do sistema, o gerenciamento de estoque fica mais rápido e eficiente, uma vez que você terá em mãos dados completos e detalhados. Isso permitirá gerir melhor seu estabelecimento — desde a precificação até a otimização de demandas operacionais.

O Sistema Hiper, por exemplo, oferece as seguintes funcionalidades no módulo de estoque que têm um alto impacto no controle de ferramentas almoxarifado:

  • Ordem de produção
  • Ficha técnica
  • Entrada de inventário
  • Conferência de estoque
  • Cor e Tamanho

Como você pode perceber, existem diversas formas de cuidar do estoque da sua empresa, mas uma coisa é certa: esse controle é necessário para que você consiga oferecer uma experiência satisfatória para os seus clientes.

Esperamos que as dicas expostas neste conteúdo o ajudem a melhorar seu controle de almoxarifado. Ao colocá-las em prática, você saberá exatamente o que precisa ser feito para otimizar os processos do seu comércio e aumentar seu nível de competitividade perante a concorrência.

E então, gostou deste post? Não deixe de compartilhá-lo em suas redes sociais. Se você tiver dúvidas ou sugestões sobre como organizar o almoxarifado, não deixe de enviar seu comentário! Até a próxima!

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