O controle de vendas é o processo de monitorar, registrar e analisar as transações de venda de produtos ou serviços realizadas por uma empresa. Seu objetivo é manter um registro organizado e preciso das vendas, permitindo que a empresa tenha uma visão clara do seu desempenho e tome as melhores decisões para otimizar seus esforços.
Se você começou um novo negócio e já recebeu os primeiros pedidos, talvez seja a hora de iniciar um controle de vendas. Ele pode ser feito no caderno, planilha ou em um sistema de gestão. Esse registro das vendas, pagamentos e estoque é importante para conferir o avanço da sua loja, fechar o caixa no final do dia e manter tudo organizado. Independentemente do tamanho da sua empresa, se você possui uma loja física ou virtual, se trabalha com encomendas ou serviços, manter esse controle é essencial.
Ao longo deste texto, vamos apresentar alguns motivos para se fazer o controle de vendas, além de três soluções que podem te ajudar no dia a dia. Vamos lá?
Por que fazer controle de vendas?
O controle de vendas pode ter muitas aplicações para sua empresa. Confira:
- Registro de vendas: mantenha um registro detalhado de todas as transações de vendas, incluindo data, hora, itens vendidos, quantidade, preço unitário, valor total da venda, informações do cliente e detalhes de pagamento.
- Gestão de estoque: acompanhe os níveis de estoque para garantir que haja produtos disponíveis para atender à demanda dos clientes. Isso envolve a atualização regular das informações de estoque com base nas vendas realizadas.
- Monitoramento de desempenho: analise as métricas de vendas, como volume de vendas, receita gerada, margens de lucro, número de clientes atendidos, entre outras, para avaliar o desempenho da equipe de vendas e identificar tendências.
- Relatórios e análises: gere relatórios e análises a partir dos dados de vendas para identificar padrões, identificar oportunidades de crescimento, identificar produtos ou serviços mais populares e entender o comportamento do cliente.
- Previsão de vendas: use dados históricos e tendências de mercado para prever as vendas futuras. Isso ajuda a empresa a se preparar adequadamente para atender à demanda esperada.
- Avaliação de estratégias: com base nos dados coletados, a empresa pode avaliar a eficácia de suas estratégias de vendas e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode envolver a otimização de campanhas de marketing, ajustes nos preços, segmentação de clientes, entre outros.
- Atendimento ao cliente: manter um registro das informações do cliente e histórico de compras pode ajudar a melhorar o atendimento ao cliente, permitindo que os representantes de vendas forneçam um serviço personalizado.
O controle de vendas é uma parte essencial da gestão de negócios, pois fornece informações valiosas para tomar decisões informadas, identificar áreas de melhoria e maximizar o potencial de receita da empresa.
Como fazer o controle de vendas
Agora que você já sabe o que é controle de vendas e como ele pode ajudar no crescimento da sua empresa, chegou o momento de aprender como fazer. A seguir, vamos apresentar três formas muito recorrentes:
1. Controle de vendas no caderno
É bem comum donos de micro e pequenas empresas começarem a gestão com o clássico caderninho. Nele, geralmente, é registrado a data, o nome do cliente e o valor do pedido. Essa é a solução favorita de negócios pequenos, em que geralmente você conhece bem os seus clientes e não precisa emitir documentos fiscais. Muitas vezes o uso do caderno no controle de vendas faz par com a calculadora para a soma dos pedidos. No próprio caderninho são registrados os itens em falta, os devedores e é feito um controle de estoque manual.
Por mais fácil que possa parecer, essa é uma ferramenta limitante. Dificilmente você consegue manter um controle eficiente de clientes, vendas, estoque e financeiro com todas as informações necessárias, ou seja, esta forma de gestão pode acabar barrando o crescimento da sua loja. Outro ponto negativo, é a perda ou dificuldade de encontrar informações ao longo das páginas.
Uma solução para poupar tempo e melhorar a gestão, principalmente com o crescimento do negócio, é partir para os meios tecnológicos.
2. Controle de vendas com planilha
A planilha de controle de vendas traz melhores resultados que o caderno. Você consegue registrar mais informações e organizá-las de forma adequada. Usando ferramentas online e gratuitas, como o Google Planilhas, você fica com as informações salvas automaticamente e pode acessá-las em um computador, tablet ou celular. A planilha também oferece cálculos automáticos que trazem mais segurança nas informações.
Porém, os registros ainda devem ser feitos de forma manual e não há integração entre eles, ou seja, os cruzamentos de dados também são manuais. Pense que você precisará de uma planilha para registrar suas vendas, outra para fazer o controle de estoque, outra para financeiro… Na hora de cruzar essas informações, você poderá ter erros de digitação e com certeza irá preferir partir para as soluções tecnológicas que não envolvem processos manuais.
3. Controle de vendas com sistema de gestão
Uma pesquisa desenvolvida pelo IDG Research Services, diz que empresas que usam um sistema de gestão crescem 35% mais rápido e têm 10% a mais de produtividade em relação aos outros métodos de gestão.
Isto porque falamos sobre automatização de processos. Ter um sistema de gestão reduz riscos com falhas humanas, aumenta a qualidade dos processos e ainda ajuda a reduzir custos. Além disso, ter um sistema ajuda a tomar decisões assertivas, pois todas as informações da loja ficam à disposição 24 horas por dia. O mais importante, na hora de escolher é que ele seja pensado para o seu tipo de negócio e não prejudique seu orçamento.
O sistema de gestão pode funcionar online, como a planilha ou offline, como o caderninho; em ambos os casos você deve ter certeza que as informações estarão em segurança. Por isso, pesquise bem sobre a empresa que fornece o sistema e converse com outros empreendedores que já são clientes antes de contratar o seu.
