Coordenar todas as obrigações e deveres na gestão de uma empresa pode ser uma tarefa gigante. Afinal, são muitos detalhes para ficar de olho: obrigações legais, marketing, equipe, ponto de venda e financeiro. Mas e o estoque? Poucas pessoas entendem a função estratégica da gestão de estoque, mas trata-se de uma questão fundamental para qualquer empresa. Uma gestão de estoque bem feita traz mais lucratividade, pois evita gastos com armazenagem desnecessária ao mesmo tempo em que possibilita a entrega dos produtos quando os clientes procuram.
Quer saber mais sobre o tema? Então leia nosso artigo que traz toda a informação que você precisa. Vamos?
Para começar: o que é gestão de estoque?
A gente pode definir a gestão de estoque como o processo de planejamento, execução e controle dos produtos relativos ao que uma empresa comercializa. Também pode ser entendido como uma gestão relacionada aos processos de suprimento, ou seja, aquilo que a empresa precisa para conseguir funcionar corretamente.
Se a gente pensar um pouco, pode chegar a conclusão de que a gestão de estoque significa a diferença lucro e prejuízo para a empresa. Afinal, a gestão de estoque pode significar, além de economia e controle racional de recursos, a satisfação dos clientes e a possibilidade de crescimento sustentável.
Para fazer este gerenciamento, algumas perguntas oferecem um direcional:
- O que suprir, ou seja, o que constitui o estoque?
- O quanto estocar para conseguir fornecer os produtos sem gerar sobras?
- E em que momento movimentar o estoque?
São perguntas simples, óbvias até. Mas conhecer essas respostas é fundamental para começar a planejar e ter um controle efetivo.
Por que fazer o gerenciamento do estoque?
Como mencionamos antes, o estoque desempenha um papel importante para o sucesso do negócio. Dessa forma, a gestão tem três objetivos básicos:
- Oferecer o melhor nível de serviço ou de atendimento da demanda da empresa por meio das mercadorias estocadas.
- Reduzir custos com galpões e transporte de última hora, entre outros, a partir do uso racional do espaço.
- Otimizar a eficiência operacional da empresa, oferecendo entregas em tempo satisfatório para os clientes.
Talvez pareça que cada um dos objetivos esteja em conflito com os outros, mas isso porque a ideia é equilibrar cada um deles para alcançar os melhores resultados. A gestão de estoque é uma equação em que entram compras, armazenamento e entregas, levando em consideração um prazo de pagamento de fornecedores que seja compatível com os recebimentos dos clientes.
A administração eficiente do estoque ajuda a manter as atividades produtivas em andamento e promover a satisfação do cliente. O estoque é intimamente ligado aos resultados financeiros da empresa e se for bem administrado, irá gerar lucro, caso contrário, se torna uma grande fonte de prejuízos.
Não confunda gestão de estoque com controle de estoque
Apesar do nome extremamente parecido, as duas atividades são bem diferentes. Explicando de uma forma simplificada, o controle de estoque é a criação de um inventário que contemple todo o material que entra e sai. O inventário deve conter algumas informações além do preço, como: o nome da mercadoria, a quantidade e, a sua categoria.
O inventário ajuda a manter a organização do estoque e toda a movimentação que ele irá representar deve obedecer normas específicas de entrada e saída. Trata-se de um controle físico e financeiro do material, com o objetivo de trazer informações específicas sobre a quantidade disponível de cada item e quanto eles valem.
Com um inventário bem estruturado é possível:
- Saber o que você tem no estoque e em qual quantidade.
- Prever o que vai faltar e o que pode sobrar.
- Conhecer melhor o cliente.
- Evitar prejuízos.
Apesar de toda essa informação ser fundamental, trata-se de um material bruto, que precisará ser analisado para levar o gestor a tomar decisões que gerem os resultados que a empresa deseja.
Passos básicos para o gerenciamento do estoque
São necessários basicamente quatro passos para que o controle inicial se torne efetivamente uma gestão de estoque:
- Priorização: em todo negócio existem os produtos que são as estrelas, pois são os queridinhos da clientela. Eles são os mais vendidos, os que têm maior saída, e por isso, os que precisam de maior estoque. Existem muitas formas de definir quais produtos terão essa prioridade, e uma muito conhecida é o método ABC. Esse método consiste em separar os produtos em três níveis de importância, sendo A os mais importantes, B os com importância intermediária e C os de menor importância. Vale a pena estudar mais.
- Previsão: normalmente a demanda varia bastante ao longo do ano. Isso deve ser levado em consideração na hora de definir os estoques mínimos e máximos que a empresa vai trabalhar. É preciso estudar a variação histórica da saída dos produtos para fazer uma previsão de demanda que auxilie na tomada de decisão sobre o que comprar. Além da flutuação gerada pelas vendas em datas comemorativas, é preciso pensar nas ações que a empresa irá criar, como liquidações.
- Indicadores: para saber se as decisões que você tomou estão dando resultado, é preciso definir os indicadores que vão direcionar a avaliação do desempenho da empresa. Você pode adotar o CMV (Custo da Mercadoria Vendida), que vai ajudar a entender se as compras estão sendo feitas na hora e quantidades certas. Também é possível trabalhar com a ruptura, que avalia se a empresa está conseguindo atender aos pedidos feitos pelos clientes. O giro de estoque é mais uma opção, e verifica quais mercadorias tem maior ou menor saída, para evitar que produtos fiquem encalhados.
- Sistema: ajudam a agilizar processos e ter uma visão gráfica dos indicadores relativos ao estoque. Hoje existem vários sistemas digitais de gestão disponíveis, dos mais simples aos mais complexos, e a escolha vai depender de coisas como o tipo de negócio, tamanho da empresa, necessidades específicas e o grau de informatização.
Encontre o sistema de gestão de estoque da sua empresa
Se o gerenciamento não for realizado da forma correta, pode ocorrer a ruptura de estoque, que vem a ser a falta de produto para o seu consumidor – seja na gôndola ou no e-commerce. Como ninguém quer que isso aconteça, a gente insiste na necessidade de adotar um sistema de gestão de estoque.
Esse sistema vai agilizar a execução das tarefas e pode proporcionar uma redução de custos, além de permitir que os colaboradores exerçam uma função mais estratégica. Sem contar que seus gráficos oferecem suporte à tomada de decisão. Conheça algumas das opções mais comuns existentes no mercado.
Kaban
Esse sistema foi criado pela Toyota em 1960 e é uma forma visual de controlar o estoque.
Na metodologia do Kaban, cartões são separados por cores que correspondem ao status de cada tarefa e indicam “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Um exemplo baseado nesse sistema é o Trello, que permite o uso de cores diferentes para definir o status da tarefa e o objetivo. A quantidade de cores é definida a partir da necessidade da empresa. Se for usar uma plataforma customizável como o Trello, considere a média de demandas, o estoque de segurança e o número de peças em cada nicho de materiais.
ERP
O Sistema de Gestão Empresarial ou ERP, prioriza os fluxos de informações e integra os setores da empresa, com o objetivo de dar o suporte necessário.
Geralmente, o sistema oferece:
- Gestão de insumos e materiais
- Aproveitamento racional da mão de obra
- Controle de fluxo de caixa
- Redução de prazos de produção e entrega
- Controle de qualidade
- Informação em tempo real
- Controle global do negócio
Sistema de revisão de 2 gavetas
Este é um sistema que visa facilitar controle contínuo das mercadorias por meio do controle visual do nível dos estoques.
O sistema de revisão de 2 gavetas garante que os primeiros materiais a entrar são os primeiros a sair (PEPS), o que é essencial para produtos perecíveis. Além disso, permite o controle visual dos estoques. No entanto, o mesmo tem a desvantagem de utilizar dois locais para estocagem.
Próximo passo: leve a gestão de estoque a um nível mais alto
A administração do estoque é um processo contínuo que você pode deixar cada vez mais eficiente. Além dos quatro passos básicos, existem outras dicas que vão ter um impacto bem positivo para os resultados e objetivos da empresa:
- Delegue funções claras para cada funcionário, assim cada um saberá qual a sua responsabilidade no que se trata de estoque e você saberá a quem perguntar quando tiver alguma dúvida.
- Conte com um processo de recebimento inteligente, que verifique se o pedido foi entregue corretamente ou se existem itens em falta.
- Realize inventários periódicos para confirmar se a quantidade de produtos registrada no sistema coincide com o estoque.
- Inclua na rotina da empresa uma verificação diária por amostragem de alguns itens do estoque. Isso não irá demandar muito tempo e se houver algum problema, ele poderá ser identificado antes.
- Busque fornecedores que sejam compatíveis com as necessidades de volume e prazos de pagamento da sua empresa. Ainda se tratando de fornecedores, esteja sempre em conversa com o mercado para saber sobre as condições praticadas.
- Mantenha parceria com um distribuidor que permita fazer compras menores e manter o estoque enxuto.
Qual a importância da gestão de estoque?
Notadamente a administração do estoque é um dos mais desafiadores dos processos gerenciais importantes para o resultado das empresas. Isso porque o estoque é um dos aspectos mais estratégicos para determinados setores. O capital de giro, por exemplo, pode se comprometer pelo valor disponível em recursos armazenados. Dessa forma, a falha nessa etapa de administração reflete em outras áreas, como a financeira e a comercial. Por exemplo, o estoque em excesso pode se tornar um problema de fluxo de caixa, enquanto a ruptura pode levar à baixa satisfação do cliente.
Esperamos que tenha ficado bem claro o quanto esse processo é estratégico para o sucesso nos negócios. E se você tiver dúvidas sobre o tema, leia os outros artigos do nosso blog ou envie sua questão nos comentários.
