Contas a pagar é uma atividade importante para qualquer empresa – mesmo aquelas que não têm uma noção disso. Para fazer uma boa gestão dos negócios como um todo é preciso saber o que é o contas a pagar e quais são os principais segredos para manter o seu controle.
É fato que toda empresa tem gastos. Água, luz, aluguel, internet, salários, fornecedores e tributação são necessários para manter o funcionamento de qualquer negócio, independentemente do tamanho. Dessa forma, o problema, não é ter gastos e sim o descontrole sobre eles. Mas vamos abordar melhor isso mais pra frente. Continue a leitura!
O que são contas a pagar?
De uma forma resumida, contas a pagar referem-se ao conjunto de obrigações financeiras de uma empresa. Como citamos, essas obrigações podem incluir pagamentos a fornecedores, contas de serviços públicos, salários, empréstimos ou qualquer outra despesa pendente. Basicamente, são os compromissos financeiros, que podem ser fixos ou variáveis, assumidos para um período futuro.
Assim sendo, a gestão eficiente de contas a pagar é crucial para a saúde financeira de uma organização. Envolve o controle adequado das datas de vencimento, a negociação de condições favoráveis com fornecedores quando possível e o planejamento financeiro para garantir que haja recursos disponíveis para cumprir as obrigações pontualmente. Isso contribui para evitar atrasos, penalidades por pagamentos em atraso e preservar a reputação financeira da empresa.
Contas a pagar ou contas a receber: qual a diferença?
Existe um outro conceito que, às vezes, se confunde com o contas a pagar: é o contas a receber. Ambos são conceitos fundamentais na gestão financeira de uma empresa, representando uma perspectiva diferente da contabilidade que precisa ser feita.
Enquanto o contas a pagar se refere às obrigações financeiras que uma empresa deve cumprir, ou seja, são os pagamentos que ela precisa fazer, o contas a receber se refere aos valores que a empresa tem a receber, ou seja, são os pagamentos que ela espera em troca de seus produtos ou serviços.
Por exemplo, para entender a diferença entre ambos, enquanto o contas a pagar envolve pagamentos a fornecedores, salários, contas de serviços públicos e empréstimos, o contas a receber representa as entradas de valores de vendas a prazo, empréstimos concedidos a clientes e valores de contratos.
A diferença entre os dois é o que chamamos de fluxo de caixa e a empresa precisa tanto gerenciar cuidadosamente suas contas a pagar para evitar atrasos, penalidades e manter uma boa reputação financeira, quanto acompanhar o contas a receber com o recebimento de valores, políticas de crédito e ações para reduzir a inadimplência. Dessa forma poderá manter sua saúde financeira e o sucesso a longo prazo.
Porque fazer a gestão de contas a pagar na sua loja
Saber como organizar as contas é fundamental para manter o controle financeiro em qualquer empresa. Uma gestão eficiente de contas a pagar tem um impacto direto na saúde financeira e no funcionamento geral da loja. Entenda alguns dos principais motivos:
Evitar multas e juros
A primeira coisa e talvez a consequência mais imediata de uma gestão eficaz das contas a pagar é ajudar a evitar atrasos nos pagamentos. Isso poderia resultar em penalidades e juros adicionais, representando um gasto extra para a loja, que pode até ultrapassar a capacidade de caixa. Ao acompanhar de perto as contas a pagar, a loja também pode identificar potenciais problemas financeiros com antecedência. Isso reduz o risco de inadimplência e permite a implementação de estratégias para lidar com situações desafiadoras.
Preservar a reputação financeira
Esse motivo é consequência do anterior. Afinal, ao pagar fornecedores e outros compromissos pontualmente, a loja constrói uma boa reputação financeira, mantém relações comerciais saudáveis e garante a disponibilidade contínua de produtos e serviços.
Negociar condições favoráveis
Por sua vez, a boa reputação é fundamental para permitir que a loja negocie condições mais favoráveis com fornecedores. Essas condições podem envolver descontos por pagamento antecipado, prazos estendidos ou outras vantagens que impactam positivamente o fluxo de caixa.
Isso significa equilibrar os pagamentos devidos com as entradas de dinheiro, garantindo que a empresa tenha recursos disponíveis para cumprir suas obrigações.
Melhorar o planejamento financeiro
Conhecer as obrigações financeiras futuras permite que a loja faça um planejamento financeiro mais preciso. Isso é crucial para evitar surpresas, garantir a disponibilidade de fundos quando necessário e promover a estabilidade financeira. Além, é claro, de conseguir tomar decisões estratégicas. Isso inclui investimentos, expansões ou ajustes nas operações com base na situação financeira atual.
Como fazer um bom controle de contas a pagar
O controle de contas a pagar começa com a organização meticulosa de todas as obrigações financeiras da empresa, ou seja, as contas de água, luz, fornecedores, salários, etc. Estabelecer um sistema centralizado para documentar e monitorar todas essas contas é crucial. Você pode adotar um caderno para anotar as obrigações, uma planilha online ou utilizar softwares de gestão financeira. Esse último pode simplificar o processo, permitindo o registro e a fácil consulta de datas de vencimento, valores devidos e informações dos fornecedores.
É essencial manter um calendário de pagamentos, garantindo que os compromissos sejam cumpridos pontualmente. Negociar condições favoráveis com fornecedores, como descontos por pagamento antecipado, também faz parte de um controle eficaz, ajudando a otimizar o fluxo de caixa.
Outro aspecto importante é a previsão financeira. Antecipar as despesas futuras, considerar sazonalidades e manter uma reserva para imprevistos são práticas que contribuem para um controle de contas a pagar mais robusto.
Revisões regulares do estado financeiro da empresa, análise de relatórios e a implementação de medidas corretivas quando necessário são passos adicionais para garantir que o controle seja adaptável e eficiente ao longo do tempo. Em resumo, um controle de contas a pagar eficaz envolve organização, automação de processos, negociações estratégicas e uma abordagem proativa para garantir a estabilidade financeira da empresa.
Sistema de contas a pagar
Para ter um controle que ajude a obter todos os benefícios de uma boa gestão, sem dúvidas a melhor opção é contar com um sistema para contas a pagar. Trata-se de uma ferramenta que facilita o dia a dia do empreendedor e traz benefícios que vão além dos que já apontamos nesse texto.
Se você ainda não utiliza ou não conhece uma boa ferramenta de gestão, o Hiper oferece uma solução completa para a sua loja. Conheça agora!
O Hiper é um ERP criado especialmente para pequenos e micro empreendimentos. Ele oferece as funcionalidades que a sua loja precisa, incluindo de itens básicos, como o cadastro de contas a pagar, a processos elaborados, como relatórios gerenciais. Outra vantagem do Hiper é que, com ele, é possível fazer a comunicação direta entre a sua loja e a sua contabilidade, com o envio automatizado de documentos, por exemplo.
Gostou das nossas dicas? Quer saber mais sobre soluções para pequenos negócios? Então acompanhe nosso blog!
