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Como fazer a contabilidade de uma loja de forma correta

Existem inúmeras estratégias para fazer a contabilidade da loja com qualidade e eficiência. Seja na hora de cortar gastos, quando é necessário fazer novos investimentos ou mesmo no dia a dia, definir alguns processos auxiliam – e muito – na sua gestão.

Ao longo desta página, reunimos dicas para você aplicar no seu negócio e começar a colher bons resultados. Confira!

 

Fazer a contabilidade da loja: por onde começar?

Para uma boa gestão, você precisa começar do básico. Listamos alguns pontos para você avaliar no seu negócio, quais dessas ações você já pratica? Quais conseguirá colocar nos próximos passos do seu negócio? Avalie bem as opções e comece a fazer a diferena.

1. Registre todas as despesas e receitas da loja

Para fazer a contabilidade da sua loja, você precisa conhecer as despesas e receitas do negócio, ou seja, saber quanto recebe e quanto é gasto. Para isso, é preciso registrar todos os comprovantes de compra e venda, como notas fiscais e extratos bancários.

Aqui, é preciso criar uma rotina de coleta e armazenamento de informações para que nada seja esquecido. Se você trabalha com uma equipe, explique aos seus funcionários a importância dessas informações e forneça instruções de como eles podem colaborar com a área contábil.

 

2. Crie uma rotina semanal

Ter uma rotina semanal é ideal para facilitar o armazenamento e o controle das informações, sem deixar tudo para o final do mês. Reserve um momento na semana para fazer uma revisão financeira e se certificar de que todas as informações estão sendo registradas.

Você pode criar roteiros e check-lists de como essa rotina vai funcionar. Isso lhe permitirá ganhar tempo e não esquecer de nenhum ponto.

 

3. Mantenha-se atualizado

Como dono de um negócio, você precisa conhecer minimamente os conceitos básicos da área de contabilidade. Além disso, deve acompanhar as novidades do setor, que também sofre atualizações com o passar do tempo.

Além de se manter atualizado por meio de jornais, por exemplo, aproveite a internet para consumir mais conteúdos como este que você está lendo e faça cursos introdutórios sobre o tema.

 

4. Contrate um profissional

A contratação de um profissional de contabilidade pode ajudar a lidar com as questões legais da sua loja, mesmo que procure um profissional apenas pontualmente para organizar o seu sistema financeiro. Um contador pode esclarecer todas as suas dúvidas e revisar os seus documentos para certificar que estão de acordo com as necessidades legais.

 

Diferenciais do PIX

 

Como organizar as finanças da loja

Organizar as finanças é uma das maiores preocupações dos gestores na hora de fazer a contabilidade da loja. E mesmo com toda a abordagem do assunto em eventos do setor, fórum de empreendedores e sites de administração, sabemos que ele ainda gera incertezas no dia a dia. O resultado dessa dificuldade é a persistência do problema, o que muitas vezes gera até o fechamento do negócio.

Isso acontece porque, muitas vezes, as empresas ficam focadas em atender de forma eficiente a parte comercial. E, mesmo quando o comercial está com tudo rodando, os outros setores não são amparados. Uma das consequências da falta de gestão é o crescimento do negócio e a dificuldade na tomada de decisões.

Verifique a situação financeira atual

Antes de começar a organizar as finanças, é preciso revisitar o seu passado e o andamento atual da sua loja. Verifique pontos como:

  • A sua empresa está sendo lucrativa?
  • Os produtos estão dando retorno?
  • Quais a contas a pagar e receber abertas

Este planejamento prévio é fundamental para dar os próximos passos. Com ele você otimiza os resultados e evita desequilíbrios futuros.

Muitas vezes, essa tarefa de colocar todos os números no papel e analisar é demorada. Além disso, sabemos que algumas pessoas chegam a ter medo de ver todas as contas e descobrir prejuízos. Mas, essa ação é super importante e mesmo quando encontrar números não tão agradáveis, pense nas oportunidades.

Descobrir o início de uma crise com antecedência, permite um planejamento maior para buscar soluções e colocá-las em prática.

 

Nunca misture as finanças pessoais com as da organização

Este é um erro muito comum, principalmente em negócios pequenos. Muitas vezes o dono da loja também é o financeiro, vendas e marketing. Ou seja, a empresa tem apenas um funcionário. Nestes casos, quando a organização do negócio é enxuta, este “problema” é ainda mais perceptível.

Mesmo em casos de micro empresas, não é conveniente misturar as contas da empresa com as pessoais. Isso inclui a retirada de algumas notas do caixa para fazer uma compra rápida. Pode parecer simplório e que não fará a diferença, mas quando a exceção vira um hábito, você precisa ficar atento.

 

A tecnologia pode te ajudar

Existem algumas ferramentas e métodos que ajudam você na hora de organizar as finanças do seu negócio. São modelos que foram estudados e auxiliam empresas em todo o mundo, da mais pequena até as grandes corporações multinacionais.

Separei alguns exemplos abaixo:

Fluxo de Caixa: permite o acompanhamento de todas as entradas e saídas do caixa de uma empresa por um certo período de tempo. Com ela, é possível ter controle dos compromissos a serem honrados no curto prazo e também permite a realização de projeções. Existem softwares específicos para fluxo de caixa, mas você consegue utilizar tranquilamente uma Planilha no Excel ou no Google.

Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE): serve de complemento ao fluxo de caixa. Com este recurso, é possível saber o resultado líquido da empresa em um determinado espaço de tempo. O DRE pode ser feito em uma planilha do Excel ou Google ou também por meio do uso de softwares de gestão financeira.

Orçamento: com certeza você já ouviu falar e já recebeu um orçamento, não é mesmo? Este documento permite que sejam organizados e calculados os recursos da produção. Além disso, contribui para que estes recursos sejam utilizados de forma consciente pelos gestores e funcionários. Quais são todos os dados que você quer mostrar no orçamento? Organize-os em um documento de Word, no Google Docs ou em um Sistema de Gestão e facilite a organização do seu negócio.

Sistemas de cobrança: Estes recursos tornam automático o processo de cobrança, facilitando o controle financeiro. Eles diminuem a realização de atividades manuais e automatizam a inclusão de informações financeiras.

Software financeiro na nuvem: atualmente, o mercado oferece uma grande variedade softwares que permitem o melhor desenvolvimento das atividades da empresa. Alguns possuem armazenamento na nuvem, o que possibilita ao usuário ter acesso às informações de qualquer lugar e dispositivo. Um modelo comum, que citamos acima, é o Google. Com a parte de documentos, você gera planilhas e apresentações de forma segura e gratuita. Mas, caso o seu negócio precise de mais funcionalidade, considere contratar um sistema especializado pro seu segmento.

Planilha Fluxo de Caixa Hiper

Consigo bons resultados com pouco investimento?

Existem inúmeras estratégias para aumentar a qualidade e eficiência dos processos e melhorar o fluxo de caixa. Essas táticas podem ser utilizadas até mesmo por negócios que encontram-se endividados ou com orçamentos bastante restritos. Ao adota-las, os lojistas conseguirão identificar as ações a serem tomadas, de modo a atingir seus objetivos e, consequentemente, fazer com que a empresa mude de nível. Siga as dicas abaixo!

 

Faça uma análise dos custos empresariais

Inicialmente, é necessário elaborar um planejamento financeiro adequado à realidade da loja. Nele, devem ser definidos os objetivos estratégicos do negócio e as metas de custos e eficiência, visando elevar o rendimento e cortar os custos desnecessários. Em seguida, com base nas prioridades financeiras e nos custos fixos do negócios, um fluxo de caixa deve ser elaborado. Com ele, será possível visualizar as receitas e destina-las ao pagamento de despesas, realização de investimentos ou compra de produtos.

Por último, providencie o controle do capital de giro, que ajudará o negócio a manter o equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento e o giro de estoques, evitando a inadimplência. Com isso, o lojista conseguirá identificar as melhores oportunidades de gestão de custos em curto prazo e projetar o fluxo de caixa necessário para garantir o crescimento da loja.

 

Identifique oportunidades de corte de gastos

Para cortar gastos supérfluos, os gestores devem analisar as despesas relacionadas ao estabelecimento, tais como aluguel, materiais de limpeza, funcionários, insumos e energia elétrica. Assim, a causa raiz dos problemas de custos acima da média poderá ser identificada e sanada. Outras ações importantes, como incentivar os colaboradores a não consumirem materiais além de suas necessidades, cobrar clientes inadimplentes e contatar fornecedores para adquirir a mercadoria a um custo mais baixo, também são fundamentais para garantir a saúde financeira da loja.

 

Reduza custos com colaboradores

Ao focar no corte de gastos, muitas empresas resolvem terceirizar algumas de suas atividades, como aquelas ligadas a administração, e manter apenas os funcionários experientes. Essa medida é viável principalmente em épocas de crise, já que reduz os custos com contratação e contribui para o aumento da eficiência geral da empresa.

 

Faça parcerias com outras empresas

Nos dias de hoje, estabelecer uma parceria não é uma tarefa muito simples, pois envolve inúmeras técnicas de negociação, conhecimento da área e, principalmente, confiança. Contudo, uma parceria de sucesso é uma ótima maneira de fazer sua loja crescer, já que normalmente não requer o investimento de recursos financeiros. Você pode criar uma parceria, por exemplo, com um fornecedor, investidor ou representante. Nela, sempre há uma maneira de explorar benefícios mútuos e, assim, aumentar suas vendas e seu negócio.

 

Pesquise propostas de empréstimos e financiamentos

Seja qual for o seu orçamento, sempre há uma forma de empréstimo e financiamento que se adeque a ele. Contudo, os gestores devem observar que todas as propostas requerem o pagamento de uma taxa adicional de juros, que deve entrar no planejamento orçamentário da loja. Caso contrário, em vez de crescer, ela sofrerá com um impacto negativo em seu fluxo de caixa por um longo período, podendo até mesmo ir à falência.

 

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Como cortar gastos

Um bom gerenciamento de gastos é importante para manter a sua loja firme no mercado e prever crescimentos. Do contrário, corre-se o risco de ver o lucro diminuir e a estabilidade do negócio se perder. Por este motivo, é importante fazer uma boa análise de seus fluxos financeiros e para onde o seu dinheiro está indo. 

Manter dados atualizados e sob controle é apenas uma das dicas para cortar gastos e manter o seu negócio no azul. Abaixo, separei mais algumas ações eficientes para você diminuir as despesas da sua loja. Continue a leitura!

 

Terceirize algumas funções

Quando o seu negócio precisa de um serviço, muitas vezes esporádico, a terceirização pode ser uma boa alternativa. Com ela você economiza com contratações e diminui algumas burocracias no seu financeiro. Mas fique atento, apenas terceirize serviços que não são essenciais para o seu negócio.

Os serviços de manutenção, limpeza, recursos humanos e marketing são bons exemplos de setores que podem ser contratados conforme demanda. Ao terceirizar algumas funções, você pode se concentrar nos aspectos mais importantes do seu empreendimento e também nos que você tem mais afinidade.

 

Adote um banco de horas

Trabalhar com banco de horas é uma ação comum entre as empresas e pode ser uma boa saída para que a sua loja poupe com o pagamento de horas extras aos funcionários. 

Com horas adicionais, os seus colaboradores poderão emendar feriados ou prolongar as férias. Atente-se para o fato de que, para evitar problemas trabalhistas e judiciais, é importante que a equipe receba a compensação dessas horas dentro do ano corrente.

 

Reavalie os benefícios oferecidos

Outra opção para cortar gastos é rever os benefícios oferecidos pela sua empresa. Ele está de acordo com o seu quadro de funcionários? O que realmente é mais importante para cada grupo de colaboradores?

Converse com o seu time sobre quais pontos eles gostariam que fossem mais contemplados? Geralmente colaboradores mais velhos prezam por um plano de saúde completo, enquanto os mais jovens se interessam mais por cursos e treinamentos. Essa conversa é importante para não deixar a sua equipe desamparada de benefícios, mas investir em realmente o que faz sentido para cada um deles.

Só fique atento, antes de determinar essas mudanças, verifique se fazem parte de algum acordo sindical.

 

Considere dar férias coletivas

Caso seja necessário reduzir custos de forma brusca no seu negócio, uma opção é férias coletivas. Mas, não prejudique o seu lucro, opte por períodos mais tranquilos e quando não existe tanta procura pelos produtos ou serviços oferecidos no seu negócio.

Com as férias coletivas, a sua empresa também economiza na manutenção do ambiente, como nas contas de luz e água.

 

Envolva mais a equipe em ações de economia

A colaboração dos funcionários é de extrema importância para as ações da sua loja, inclusive na hora de cortar gastos.  

Na maioria das vezes, a solução para redução de custos está na ponta da língua de quem trabalha diariamente com o que está incomodando. Deixe claro qual o seu objetivo e busque alternativas em conjunto com o time. 

A redução também está nas atividades cotidianas, por mais que pareçam simples. Incentive seu time a digitalizar documentos ao invés de imprimir, a evitar utensílios descartáveis e a dar preferência para a luz natural sempre que possível, economizando assim mais energia elétrica.

Uma alternativa que pode engajar o seu time na redução de custos é a criação de metas. Defina um período e um objetivo, por exemplo, a redução da conta de energia no próximo mês. Se a meta for alcançada, utilize parte do dinheiro economizado para recompensar os seus colaboradores pela ajuda.

 

Organize adequadamente seu estoque

Como anda o seu estoque? Grande parte do dinheiro movimentado em uma loja, vem do fluxo de mercadorias do estoque. Por isso, é fundamental que você tenha total controle sobre ele.

Para isso, planeja suas compras com antecedência e identifique quais itens saem mais e quais não tem um bom giro de estoque, adquira novos produtos conforme a demanda observada. 

 

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