Hoje no Brasil, existem muitas possibilidades de documentos fiscais, cada um deles com suas particularidades e para atender demandas específicas. Quem faz a regulamentação dos documentos fiscais é a Receita Federal e a Secretaria de Estado da Fazenda, mas conhecida pela sua sigla, SEFAZ.
De acordo com a nossa regulamentação, se você for MEI (Microempreendedor Individual) você é isento de emitir documentos fiscais. Ainda assim pode se deparar com a necessidade de emitir uma nota de serviço e contará com o aparato do próprio estado para fazer a emissão.
Porém, em outras formações de empresas (como um pequeno negócio) a emissão de notas fiscais ou outros documentos fiscais é obrigatória. Essa regulamentação serve para que o governo garanta que os impostos e as taxas de tributos sejam calculados e recolhidos de maneira correta.
O que é um documento fiscal?
Um documento fiscal é uma declaração emitida para fins fiscais que comprova uma transação comercial ou financeira entre empresas, órgãos públicos ou pessoas físicas. Esse tipo de documento pode ser uma nota fiscal, uma nota de serviço, um cupom fiscal ou outro tipo de documento que comprove a ocorrência de uma transação comercial.
Esses documentos servem como registro das operações comerciais e são utilizados para fins tributários, contábeis e financeiros. Mesmo que a sua empresa realize operações isentas de impostos, é necessário a emissão de documentos fiscais. A emissão é feita através de softwares específicos, no caso de lojas pode ser usado um sistema ERP.
Assim como acontece em compras de pessoas físicas, o armazenamento dos documentos fiscais por empresas, também deve ser feito pelo prazo de 5 anos.
Quais os benefícios?
Os benefícios de estar de acordo com as emissões fiscais valem tanto para o responsável pela empresa, quanto para o seu cliente. Servem de controle e segurança para as compras e serviços prestados ao consumidor, da mesma forma que mantém o governo ciente das ações de sua empresa.
Para a sua loja, possibilita também o controle de estoque e monitoramento sobre os rendimentos.
Quais os principais tipos de documentos fiscais?
Os documentos fiscais são importantes para garantir a transparência nas transações comerciais, facilitar a fiscalização dos órgãos governamentais e garantir que a tributação correspondente seja devidamente realizada.
Abaixo listamos os 6 principais tipos e seus usos:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Quando nós fazemos uma compra pela internet e recebemos aquela nota impressa numa folha A4 inteira, é uma NF-e. Ela é transmitida de forma digital diretamente para os servidores da SEFAZ na hora da emissão, porém há o modo de contingência para momentos em que o emissor não possuir internet a NF-e é bastante detalhada na questão dos impostos.
Podendo ser tributada pelo ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é emitida tanto para compra, quanto para venda de mercadorias da sua loja.
Para emitir uma NF-e é preciso ter um certificado digital reconhecido pela SEFAZ e um software emissor homologado pela SEFAZ, como o Hiper.
Conhecimento de transporte Eletrônico (CT-e)
Criada em 2012, o CT-e serve para controlar e monitorar a prestação de serviços de transportes rodoviários. O objetivo de seu uso é reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando, assim, dados controversos entre as notas e os produtos transportados.
Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)
Parecida com a NF-e, porém com diferença no propósito e forma de emissão. Enquanto a Nota Fiscal Eletrônica deve ser usada para compra e venda de mercadorias, a NFS-e é emitida para prestação de serviços, como um reparo de computador, uma limpeza, entre outros.
É taxada através do ISS (Imposto sobre Serviços). A regulamentação da NFS-e é feita pela SEFAZ, porém é administrada pelas prefeituras, onde é quem autoriza e controla as emissões.
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Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Deve ser emitida apenas para o cliente final, ou seja, sempre para pessoa física. Funciona como um Cupom Fiscal e serve, em geral, como comprovante de uma venda. Assim como a NF-e é transmitida na hora da emissão e também possui o modo de contingência. Além de permitir, para quem compra, a possibilidade da conferência.
Esse tipo de nota garante um controle fiscal mais efetivo por parte do governo. Não são todos os estados que utilizam esse documento. Apenas Santa Catarina, Ceará e São Paulo não têm a obrigatoriedade da NFCE, pois estes possuem seus próprios cupons, que falaremos agora.
Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e)
Utilizado nos estados de São Paulo e Ceará, o CF-e requer, além de um software emissor, um aparelho a parte para autorização e comunicação com a SEFAZ: O SAT (Sistema de Administração tributária) – usado em São Paulo – e o MFE (Módulo Fiscal Eletrônico) – usado no Ceará.
Ambos sistemas, na hora da emissão, se comunicam com os servidores da SEFAZ e realizam a autorização de emissão dos documentos fiscais. Com apenas algumas diferenças entre um e outro, o propósito e funcionalidades do MFE E SAT são as mesmas. O CF-e é o equivalente a NFC-e para os estados de SP e CE.
Contador de Ordem de Operação (COO)
Utilizado atualmente apenas no estado de Santa Catarina, anos atrás era de emissão obrigatório em todos os estados do Brasil, porém foi substituído pela NFC-e na maioria dos estados e pelo CF-e em SP e no CE.
Para emitir um COO, também chamado de Cupom Fiscal, é preciso uma impressora fiscal, também chamada de PAF-ECF (equipamento emissor de cupom fiscal), junto de um software emissor. A PAF-ECF funciona como uma impressora comum, para imprimir o cupom para o consumidor, porém possui uma memória fiscal que é lacrada no momento que é ativada. Essa memória fiscal armazena todas as vendas feitas por aquela ECF e serve como registro para o controle da SEFAZ.
Sempre que tiver alguma dúvida, você pode consultar seu contador para entender como e quando emitir cada tipo de documento fiscal. Mas agora ficou mais fácil de conhecer e gerenciar os tipos de nota fiscal (tanto para você como para os seus clientes), conheça uma solução ideal para fazer a gestão de suas informações tributárias por meio de um sistema que facilitará o cotidiano do seu negócio.
