O cupom e a nota fiscal, são peças fundamentais em uma boa negociação e essenciais na relação entre a empresa e o cliente. Seja comprovando a venda de mercadorias e combatendo a sonegação fiscal, seja auxiliando o controle de renda, gerando mais empregos e recolhendo impostos.
A diferença entre nota fiscal e cupom fiscal, pode até não ser perceptível inicialmente, mas as suas funcionalidades são distintas e precisam ser pontuadas. Principalmente para os consumidores e varejistas que desejam ter mais tranquilidade em suas negociações e melhor controle de dados dos seus produtos e clientes.
Neste artigo, você aprenderá a oposição entre os documentos, evitando erros no processo de emissão e facilitando, assim, a segurança do consumidor e do estabelecimento, deixando tudo dentro da lei para ambos. São alguns detalhes que podem passar despercebidos e gerar grandes problemas para a fiscalização de quem compra e quem vende. Afinal, nota fiscal e cupom fiscal têm basicamente a mesma função, porém com níveis de importância distintos.
Confira neste artigo as características de cada documento e quando utilizar (e exigir) cada um deles. Vamos juntos?!
O que é Nota Fiscal?
A nota fiscal é um documento que só pode ser emitido através do sistema do estabelecimento, que geralmente faz parte do software de gestão do negócio. Nela, constam absolutamente todos os dados da empresa, do cliente e do item que foi vendido. O documento pode ser emitido manual ou digitalmente.
Trata-se de um documento essencial, no qual é possível ver todas as informações feitas na transação comercial que foi realizada:
- Descrição detalhada do produto
- Data e horário de venda
- Valor que foi pago
- Tipo de negociação que foi feita
- Forma de pagamento
- Impostos e tributos
- Informações essenciais do local onde foi vendido e da pessoa que o adquiriu
Existem dois tipos de notas fiscais, a NF-e e a NFC-e. A NFe é responsável por comprovar a compra e venda, auxiliando em situações de devolução, transferência de produtos e exportação. Já a NFC-e, é responsável por comprovar a venda ao consumidor final.
Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica
A emissão das notas fiscais ficou muito melhor depois da criação da nota fiscal eletrônica, trazendo benefícios e praticidade aos contribuintes e as administrações tributárias. Antigamente, muitas pessoas aceitavam o cupom fiscal simplesmente por que era muito complicado preencher uma nota fiscal manual. Com a criação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), tudo ficou muito mais simples. A emissão de nota é feita automaticamente através de um sistema computadorizado e, caso haja algum erro no seu preenchimento, basta corrigir imediatamente os campos correspondentes, tornando assim mais fácil o processo. Portanto, não há mais razões para o cliente não pedir a sua.
Se você é empresário, lojista ou trabalhador da indústria, também há várias vantagens no uso da nota fiscal eletrônica. Ela se comunica de maneira direta com os sistemas da Receita Federal, simplificando o processo de recolhimento de impostos. Além disso, fica muito mais fácil encontrar e consultar notas fiscais antigas, caso seja preciso – por exemplo, em caso de uma auditoria interna.
Outras vantagens ao optar pela nota fiscal eletrônica:
- aumento na confiabilidade entre cliente e estabelecimento
- melhoria no controle fiscal
- redução de custos, tanto no processo de controle de fiscalização de mercadorias, quanto no uso de papel gerando um impacto menos agressivo ao meio ambiente
- diminuição da sonegação fiscal
- incentivo ao uso de novas tecnologias no comércio
- padronização de relacionamento entre cliente e empresa
- surgimento de empregos na prestação de serviços ligados à sua emissão digital
- melhor planejamento e recepção de informações sobre os produtos e controle de mercadoria
- redução de erros de escrituração
O que é Cupom Fiscal?
O cupom fiscal é aquele documento emitido pela caixa registradora, com poucas informações e geralmente quase nenhum dado sobre o cliente. Emitido pelo ECF (Emissor de Cupom Fiscal), nele são informados:
- Principais dados da empresa
- Local onde foi realizada a venda
- Data e horário
- Tipo de mercadoria
- Forma de pagamento
- Valor total do produto
Vantagens do Cupom Fiscal
Mais praticidade: A grande maioria dos programas que emitem os cupons fiscais eletrônicos já realiza isso de maneira automática. Consequentemente, não será preciso deixar um funcionário a cargo da emissão desses cupons, o que otimiza o tempo de trabalho dentro da empresa. Da mesma forma, o envio do cupom por e-mail ao consumidor também é automatizado, dando a ele o benefício de poder conferir e armazenar seus gastos de maneira muito mais simples e eficaz.
Emissões ilimitadas: O NFC-e pode ser emitido ilimitadamente pelas empresas. Isso quer dizer que as empresas que vendem em grandes quantidades não terão que pagar penalidades pelo alto número de emissões de cupons fiscais. Ninguém gosta de ter custos desnecessários com o seu empreendimento, não é verdade? Assim, os cupons fiscais emitidos eletronicamente podem ajudar a diminuir os custos da sua empresa!
Mais segurança: As emissões eletrônicas do Cupom Fiscal tornam todo esse procedimento muito mais seguro. Afinal, quando um funcionário é encarregado da tarefa, sempre há a possibilidade de acontecer o que chamamos de erro
humano. Por isso, ao emitir o Cupom Fiscal Eletrônico há uma diminuição considerável nesse risco.
Maior economia: Além de reduzir os custos ligados à penalidade pelo número de emissões, aderir ao Cupom Fiscal Eletrônico pode gerar uma economia financeira ainda maior dentro de uma empresa. Isso acontece em razão dele também reduzir os gastos com papel (uma vez que podem ser armazenados digitalmente) e com materiais específicos da emissão tradicional do cupom fiscal.
Qual a diferença entre nota fiscal e cupom fiscal?
Confundir os dois documentos é um grande equívoco, já que suas diferenças podem gerar preocupações a longo prazo, tanto para quem vende quanto para quem compra algo.
Quando um produto precisa ser trocado, geralmente escutamos que é preciso da nota fiscal e não do cupom fiscal. Correto? Isso porque alguns estabelecimentos podem não aceitar o cupom fiscal como comprovante de venda, por não conter todos os dados do produto, estabelecimento e cliente.
O cupom fiscal é mais fácil de ser fraudado, pela falta de informações necessárias sobre a origem do produto e retirada da loja. Na nota fiscal, constam todas as informações, desde a chegada até a saída do item do estabelecimento, proporcionando maior segurança na transação.
Garantia e segurança nas negociações
Por ser um documento completo, mediante a apresentação de uma nota fiscal a empresa é obrigada por lei a trocar o produto com defeito ou sem remoção do lacre. Isso tudo no prazo previsto, é claro. O Procon (Programa de Proteção e Defesa do Consumidor) aconselha que consumidores e empresas exijam e entreguem a nota fiscal no ato da compra.
Vamos supor que uma compra foi efetuada e o produto estava errado ou com defeito, mas o cliente é muito atarefado e não tem tempo de trocá-lo. Nesse caso, será essencial o uso da nota fiscal para que outra pessoa solicite o reembolso ou a troca do item. Pela falta de informações em um cupom fiscal, a lei obriga que o estabelecimento forneça a nota fiscal para realização de troca ou assistência.
Da mesma forma, no caso de alguém repassar algum produto para outra pessoa ou em caso de roubo. Suponhamos que uma pessoa deu o seu celular, comprado no seu nome, para outra pessoa. A partir de agora ela será a dona? Qual a garantia que esse celular não foi roubado? Em qualquer problema no produto, é necessário que se entregue a nota fiscal, seja para uma assistência técnica autorizada, seja para o seguro, ou até para transferir ele para o nome de outra pessoa. A nota fiscal garante uma segurança muito maior ao consumidor e ao varejo.
E o Cupom Fiscal Eletrônico?
Também conhecido como CF-e-SAT (Cupom Fiscal Eletrônico do Sistema Autenticador e Transmissor), se trata de um documento fiscal eletrônico que oferece garantia judicial graças a uma assinatura digital — que provém do Certificado Digital. O Cupom Fiscal Eletrônico é emitido, transmitido, assinado e armazenado por um equipamento chamado SAT, mas o cupom é emitido apenas de forma digital. Assim, ele não conta com impressora fiscal e o único comprovante que o consumidor recebe em mãos é o extrato do CF-e-SAT.
O extrato não é um documento fiscal, serve apenas para que o consumidor tenha um controle sobre seus gastos e aquisições. Mas, a emissão do extrato é indispensável, porque é nesse extrato que se dá acesso para o consumidor consultar o CF-e diretamente no site da Secretaria da Fazenda.
Como o Cupom Fiscal Eletrônico substitui o Cupom Fiscal?
O CF-e se tornou obrigatório para os varejistas e logo deverá substituir completamente o uso do Cupom Fiscal ao qual estamos habituados.
Segundo a legislação do SAT-CF, o CF-e substituirá apenas o Cupom Fiscal feito pelo emissor e a Nota Fiscal modelo 02 (de venda ao consumidor). A emissão das Notas Fiscais Eletrônicas não pode ser feita por meio do SAT-CF.
A substituição será feita obrigatoriamente quando o emissor de Cupom Fiscal do estabelecimento completar cinco anos de uso a partir da data no lacre do Atestado de Intervenção.
Como funciona o SAT?
O equipamento SAT conta com um sistema que, além de gerar o Cupom Fiscal Eletrônico, também transmite os dados diretamente para o sistema da Secretaria da Fazenda por meio da conexão com a internet. A substituição do emissor de Cupom Fiscal pelo SAT não só torna tudo muito mais prático para o comerciante, como também reduz os custos para o contribuinte.
Além do equipamento SAT, para fazer a emissão de CF-e, o estabelecimento precisa dispor de um computador com entrada USB para conectar o SAT, um aplicativo comercial instalado que seja compatível com o sistema, conexão com uma rede de internet e uma impressora comum, que possa imprimir os extratos do CF-e-SAT.
É importante que os comerciantes e os consumidores passem a compreender o novo padrão que se instaura daqui para frente no comércio: documento fiscal com valor judicial é somente o Cupom Fiscal Eletrônico que consta na base de dados da Secretaria da Fazenda ou ainda da Receita.
Para finalizar
A nota fiscal é mais eficiente para evitar fraudes fiscais e proteger a população e o patrimônio público. Assegurando que todos, empresas e consumidores, paguem seus impostos corretamente. O cupom fiscal é perfeito para quem quer ter um controle de gastos mais simples, sem se preocupar com algumas burocracias.
Na dúvida, escolha sempre a nota fiscal, de preferência a eletrônica. Ela garante que os direitos do consumidor sejam respeitados e ajuda no controle de entrada e saída de mercadorias da empresa. Uma opção vantajosa para os dois lados, tornando as compras mais seguras, os dados mais bem atualizados e o processo de troca ou devolução muito mais rápido e eficiente.
