Você já ouviu falar em ERPs ou sistemas de gestão para lojas? Provavelmente sim. Mas já pensou na relação entre sistema ERP e contabilidade? Pois nesse artigo, você vai entender como um ERP pode ajudar na contabilidade de lojas.
A área contábil é muito estratégica para o varejo, pois é responsável por questões financeiras como folha de pagamento, controle financeiro e fechamento de caixa. No entanto, nem todos os lojistas dão atenção a ela, o que pode levar o negócio a sofrer grandes prejuízos.
Ah, se você não sabe o que é um ERP, não se preocupe, a gente já explica!
O que é um sistema de gestão ERP?
ERP é a sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning. É um sistema focado na gestão de diversos setores do negócio. Por ter essa amplitude de atuação, é fundamental ter muito cuidado na hora de escolher e implantar o software na empresa. Hoje existem muitos ERPs disponíveis no mercado, mas nem todos serão indicados para a sua loja.
Uma área que precisa ser levada em consideração para a escolha do ERP é a contábil, pois ela é uma das que mais podem ser beneficiadas pelo sistema. Imagine que a área contábil é um reflexo em números de todas as outras áreas, então ela deverá refletir o bom andamento de toda a operação.
Como escolher um ERP para sua loja?
A escolha deste sistema precisa ser estudada com cuidado. Pensar apenas no preço não é uma boa ideia, assim como também não faz sentido deixar que o vendedor decida pela empresa. Afinal, o objetivo do vendedor é ganhar dinheiro e nessa escolha é preciso ter foco nos objetivos de negócios da sua loja. Confira algumas perguntas básicas para fazer enquanto avalia os sistemas:
- O que você quer que o ERP faça pela empresa?
- Quais áreas ele deverá atender?
- Que tipo de relatório você precisa?
- Como os usuários devem acessar o sistema?
- Qual o orçamento disponível para a aquisição?
- Qual o limite de gasto com o sistema por mês?
- Quais problemas da empresa ele deve resolver?
- Como o ERP vai aumentar a produtividade da equipe?
- No geral, os custos serão reduzidos?
- Qual facilidade o sistema traz para minha loja?
Entenda 9 formas como um ERP pode ajudar na contabilidade de lojas
Mesmo depois das dicas sobre como escolher o sistema de gestão que vai integrar todas as áreas da sua loja, você ainda pode achar difícil entender quais são os benefícios da utilização de um ERP na contabilidade gerencial. Isso acontece porque é mais fácil perceber a diferença no dia a dia. Para ajudar você a entender as vantagens de adotar um ERP, a gente elaborou uma lista completa:
1. Reúne as informações em um único local
Uma das coisas que mais demandam tempo na administração de um negócio é ter que conferir dados de diferentes setores e depois fazer a conciliação, ou seja, verificar se as informações estão corretas. O ERP é uma ferramenta que reúne tudo em um único ambiente, tornando esses processos otimizados. Isso possibilita o acesso a resultados de diferentes áreas, em poucos cliques.
2. Integra toda a empresa
A loja ganha uma comunicação mais clara entre diferentes setores com o uso do ERP. Por exemplo, ao fazer o cadastro de produtos na entrada no estoque, os mesmos dados são disponibilizados para as áreas de vendas, contábil etc. Isso evita que as informações se percam entre um e outro processo, aumentando a confiança entre os setores da loja e os profissionais como um todo.
3.Torna a rotina mais ágil
Uma vez que as informações já estão disponíveis, o controle pode ser feito de um jeito bem mais ágil. O controle de estoque com ERP para lojas, por exemplo, leva muito menos tempo que o realizado da forma tradicional. Além disso, muitas ações contábeis podem ser automatizadas, evitando o desperdício de tempo com preenchimento de documentos.
4. Melhora a produtividade
A automatização de alguns processos facilita a rotina de muitos profissionais. A gestão financeira de lojas com ERP tornam as tarefas contábeis mais ágeis e simples, bem diferente da rotina de processos manuais. Um bom sistema permite
gerar relatórios precisos e assertivos, otimizando, assim, a integração dos demais setores da empresa. Você e sua equipe podem se dedicar mais às tarefas estratégicas.
5. Facilita a tomada de decisões estratégicas
Falando em estratégia, a contabilidade gerencial com ERP pode ter grande influência nos resultados da loja. Como o sistema oferece informações atualizadas em tempo real, é possível consultar dados como mark-up no preço da venda, ativos e passivos, margem de lucro e muito mais antes de definir os rumos que serão adotados. Se o sistema oferecer relatórios financeiros como os do Hiper, a visualização é muito mais fácil.
6. Pode reduzir custos
Pelo simples fato de automatizar processos repetitivos, um ERP já ajuda a reduzir os gastos na operação de uma empresa. Essa redução pode se dar tanto porque são necessárias menos horas de trabalho com atividades burocráticas quanto pela redução em falhas de erros de digitação ou cálculos. O sistema integrado também é mais vantajoso que a adoção de diversos sistemas separados, pois elimina a necessidade de um especialista para a integração entre diferentes softwares.
7. Aumenta a segurança da informação
Um sistema ERP, principalmente se ele for em nuvem como o Hiper, oferece mais proteção para as informações essenciais para o sucesso da sua loja. Primeiro, porque elas não podem ser perdidas como papéis ou em caso de problemas de sistemas que ficam armazenados em computadores físicos. Segundo, porque são protegidas por criptografia. O acesso é restrito a quem tem permissão.
8. Mais simplicidade na gestão contábil
A contabilidade de lojas com ERP se torna muito mais eficiente. A automatização das atividades simplifica a gestão contábil, facilitando o registro de entradas e saídas, a geração de relatórios como o DRE, a visualização de indicadores de desempenho etc. Tarefas que antes levavam horas passam a ser realizadas em poucos cliques.
9. Evitar problemas tributários
A parte de tributação pode ser um verdadeiro pesadelo para alguns empresários, afinal são muitas regras e datas para se levar em consideração. Com um ERP que tenha a gestão contábil integrada, essa área fica mais fácil de ser visualizada, melhorando também o planejamento tributário com a escolha da melhor forma de pagamento dentro da realidade da empresa.
Quero um sistema ERP que realmente faça a diferença na contabilidade de varejo. E agora?
Um ERP que entregue tudo o que listamos tem todo o potencial para ajudar você na gestão contábil da sua loja. Mas existem alguns critérios gerais que você deve levar em consideração antes de fechar negócio:
Suporte: o fornecedor está disponível para tirar suas dúvidas e ajudar a resolver eventuais problemas, antes, durante e após a implementação?
LGPD: o sistema está alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados, evitando que a loja venha a ter problemas com a justiça?
Atualização: o sistema recebe atualizações constantes, adequando os quesitos de segurança e legislação?
Referências: o ERP é utilizado e recomendado por outras pessoas no seu ramo de atuação? Ele é específico para o seu tipo de empresa?
Um sistema ERP que vai trazer um impacto positivo para sua loja precisa proporcionar uma visão holística e integrada do negócio, fazendo com que você possa definir ações que estejam mais bem direcionadas ao crescimento do negócio como um todo, sem comprometer áreas específicas. Ele precisa facilitar o dia a dia em vez de trazer outros problemas.
Quer saber mais sobre sistemas de gestão? Temos muitas dicas no blog para você. Confira!
