Para acompanhar o trânsito da mercadoria comprada ou vendida as empresas dispõem de uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), conhecida como Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, o DANFE. Ela é a única folha de papel comum em que constam a senha de acesso para consulta da nota fiscal e também um código de barras que facilita a captura das informações pelo Fisco.

Quer saber como essa ferramenta funciona para aplicá-la corretamente em sua gestão? Preparamos um artigo explicando mais sobre o documento. Continue conosco e confira como ele funciona e o que você precisa discriminar em seus papéis!

Quais são as funções do DANFE?

O documento DANFE foi criado com o intuito de comprovar a existência da NF-e. Tem como uma de suas principais funções possibilitar o monitoramento da mercadoria. Ele é usado também para receber a assinatura do destinatário para identificar que ele recebeu o seu produto, servindo como um comprovante para a operação ou prestação de serviço.

Se a pessoa que vai receber o produto não for emissora da nota fiscal, o DANFE serve, ainda, como um auxiliar na escrituração contábil. Assim, caso a empresa deseje utilizar o documento para esse fim, é preciso realizar sua guarda pelo mesmo prazo referido para as notas fiscais.

O DANFE é fundamentalmente mais usado durante o transporte de mercadorias — caso no qual é imprescindível que o papel acompanhe os produtos. A falta dele durante operações como essas está sujeita à aplicação de multas pela fiscalização.

É preciso esclarecer que a DANFE não é a nota fiscal em si. Seu papel é apenas possibilitar que a NF-e seja consultada, pois ela mostra a chave de acesso. Assim, o portador do documento tem possibilidade de consultar na Secretaria e Ministério da Fazenda se realmente a nota fiscal foi emitida e regularizada.

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Como o DANFE funciona?

No DANFE consta a chave numérica com 44 posições que possibilita a consulta das informações da nota. Esse documento deve acompanhar a mercadoria durante a viagem do fornecedor até o cliente e auxilia na escrituração das operações descritas por NF-e — caso o receptor da mercadoria não seja contribuinte credenciado para emitir nota eletrônica.

Antes de encaminhar uma mercadoria, o DANFE deve ser impresso pela empresa que está vendendo. Ele só pode ser utilizado após a concessão da autorização de uso da NF-e e quando a legislação tributária exigir. O modelo 1 ou 1-A pode ser impresso em quantas cópias forem necessárias, pois todas são consideradas originais.

A impressão do DANFE deve ser feita em papel comum, com tamanho mínimo A4, e pode ser em folhas soltas, formulário de segurança para impressão de documento auxiliar de documento fiscal eletrônico (FS-DA), formulário pré-impresso ou contínuo. Outros elementos gráficos podem ser utilizados, desde que não prejudiquem a leitura do conteúdo ou o código de barras para leitura óptica.

O canhoto do DANFE tem finalidade comercial, não fiscal. Ele serve para confirmar o recebimento de uma mercadoria e deve ser guardado para ser apresentado caso o Fisco solicite. Esporadicamente, são feitas vistorias e a apresentação do canhoto do DANFE comprova o recebimento da mercadoria discriminada na NF-e.

O que é preciso constar no DANFE?

O DANFE tem uma sequência de campos, nos quais as informações devem ser discriminadas para garantir a validade do documento. Todas elas são inseridas dentro do layout padronizado, estabelecido no Manual de Integração do Contribuinte. Os usuários podem consultar o modelo no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, mantido pelo Ministério da Fazenda.

Essas informações detalham o produto e a opressão e são obrigatórias, assim como o padrão citado acima. Sendo assim, seu documento precisa conter:

• a chave de acesso da NF-e;
• a data e o horário em que a mercadoria saiu;
• número da placa do veículo que transportou o produto;
• o nome da transportadora que realizou a operação;
• a descrição da natureza da operação;
• a descrição da mercadoria cuja nota se refere.

Alguns outros outros elementos podem ser adicionados ao DANFE. No entanto existem algumas regras para que isso ocorra. Caso a empresa decida que mais dados são necessários, ela deve ter em mente que:

• informações como dados da transportadora e demais itens pertinentes podem constar na DANFE, porém não podem ocupar mais de 50% do verso do documento;
• detalhes gráficos, como o logo da empresa, podem ser adicionados — o único detalhe é que eles não devem atrapalhar a leitura do código de barras ou da chave de acesso.

Seguir esses parâmetros é essencial para garantir a legalidade do DANFE. Com pequenos cuidados é possível elaborar os documentos com todos os dados necessários para garantir que seu processo fiscal está em ordem.

O que deve ser feito se o DANFE for extraviado?

Em caso de perda do DANFE, a empresa emitente deverá realizar a reimpressão e encaminhá-la imediatamente à empresa transportadora. Isso só é desnecessário caso o extravio ocorra depois que a mercadoria chegar a seu destinatário.

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É preciso fazer a guarda do DANFE?

Tanto a empresa que emite a mercadoria quanto a que recebe devem manter em arquivo digital a NF-e pelo prazo exigido pela legislação tributária. Quando a administração tributária solicitar, ele deverá ser apresentado.

Caso a empresa destinatária das mercadorias seja emitente de Nota Fiscal Eletrônica, ela não é obrigada a guardar o DANFE, pois obriga-se a receber a NF-e. Assim, ela guardará apenas o arquivo digital recebido. Do contrário, se o destinatário não for contribuinte credenciado para emitir a NF-e, ele poderá guardar o DANFE pelo prazo estabelecido pela legislação.

Como emitir o DANFE?

Para que não haja divergência de informações, é importante que o DANFE seja emitido pelo mesmo sistema que emite a Nota Fiscal Eletrônica. O Fisco não aceita divergência dos dados.

É importante ter em mente que o DANFE não substitui e não deve ser confundido com a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele é apenas uma representação que pode ser impressa. É essencial conhecer esse documento, pois é de obrigação do vendedor do produto emiti-lo antes da saída dos produtos.

Você já conhecia todos os detalhes sobre o DANFE? Costuma utilizá-lo em suas operações? Deixe um comentário e compartilhe sua experiência!