O Emissor de Cupom Fiscal (ECF), também conhecido como impressora fiscal ou máquina de nota fiscal, é obrigatório em muitos estabelecimentos, de acordo com o faturamento anual. O equipamento é indispensável ao setor de varejo, pois além de emitir o documento fiscal, gera relatórios consolidados e calcula o imposto a ser recolhido na venda de cada item.
A escolha do dispositivo adequado ao negócio requer atenção por parte do comerciante. Saiba mais ao longo do nosso artigo!
O que é impressora fiscal?
A impressora fiscal também é conhecida por ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e é utilizada para emitir o cupom fiscal. No geral, é obrigatória para lojas que possuem uma receita bruta anual superior a R$ 120 mil, mas essa regra pode variar de acordo com o estado. Além de entregar o cupom para os clientes, os registros que ficam armazenados são empregados em fechamentos de caixa, relatórios mensais de vendas e cancelamentos.
Desse modo, o ECF se diferencia de uma impressora comum pelo fato de ter memória e por ser um equipamento homologado para a emissão de cupom fiscal. Os dados arquivados não podem ser acessados e ficam à disposição do Fisco. O equipamento tem memória inviolável. Quando ele atinge o seu limite de armazenamento, deve ser substituído — jamais reaproveitado.
Impressoras não fiscais
Seu estabelecimento também pode fazer uso de uma impressora não fiscal. Esse tipo de equipamento é utilizado na impressão de NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e de diferentes comprovantes e bilhetes sem valor fiscal, como senhas, tickets de estacionamento, DAVs (Documento Auxiliar de Vendas) etc.
Esse tipo de impressora tem um custo de aquisição e manutenção bem mais baixo, uma vez que não precisam atender a uma série de exigências como possuir memória fiscal ou lacre de segurança. Como o uso não é fiscalizado por órgãos reguladores, seu processo de vendas é mais ágil e prático.
Qual tipo de impressora preciso ter na minha loja?
É importante realizar uma pesquisa prévia para entender qual tipo de máquina de nota fiscal se ajusta melhor às necessidades do seu negócio quando falamos de custo-benefício. Esse passo é essencial porque há o risco de adquirir um equipamento abaixo de suas necessidades ou com funcionalidades que jamais serão utilizadas no seu ramo de atividade.
É preciso considerar o valor do equipamento, a operação da loja e alguns outros detalhes mais técnicos, como mostramos a seguir.
Qual modelo escolher?
Antes de se decidir por um dos vários modelos de impressoras fiscais disponíveis no mercado, o empresário deve conversar com o responsável pelo software de gestão comercial adotado na loja. O profissional dirá quais modelos são compatíveis com o sistema. Não são raros os casos em que o comerciante adquire um equipamento e só depois descobre que ele “não conversa” com o software em uso.
Para evitar que isso ocorra, o ideal é contar com a orientação de uma empresa ou de um profissional especializado. Abaixo, elencamos cinco aspectos que devem ser analisados antes de se decidir pela aquisição de uma nova máquina de nota fiscal.
Compatibilidade com a estrutura
O ponto de venda será o “lar, doce lar” da máquina de nota fiscal. Com isso em mente, é importante verificar as condições de infraestrutura da sua loja a fim de entender se algum ajuste ou melhoria será necessária para que o equipamento funcione de forma correta.
Atualmente, existem dois formatos de saída mais utilizados para impressoras: serial e USB.
Dependendo das necessidades do seu negócio, pode ser preciso fazer alguma adaptação para receber o tipo de impressora que mais se encaixa no seu cenário atual de vendas.
Além disso, como comentamos acima, é importante ter uma conversa com o responsável pela parte de software para entender se a máquina que você deseja comprar é compatível com o todo o sistema já utilizado pela empresa.
Método de impressão
Ainda que boa parte do varejo utilize o sistema de transferência térmica, há segmentos que usam a impressão matricial. Esta é indicada para o preenchimento de notas fiscais em mais de uma via, como em lojas que comercializam móveis e eletrodomésticos.
Também é importante garantir que a máquina de nota fiscal imprima conteúdos com boa resolução, de forma que os clientes consigam ler as informações com facilidade, sem que a tinta se desgaste rapidamente.
Lembre-se que entender como imprimir cupom fiscal é um detalhe que pode parecer bobo, mas tem um grande impacto na operação da sua empresa e no seu relacionamento com os clientes.
Velocidade
Apesar de, a priori, esse aspecto não ser visto com muita relevância durante o processo de pesquisa para a compra de uma máquina de nota fiscal, sugerimos que você faça o seguinte exercício: quantas vezes você já ficou parado no caixa só esperando para receber sua nota fiscal? Algumas, bem provavelmente. E, pelo menos em alguns desses momentos, deve ter desejado que o equipamento fosse um pouco mais rápido.
Pois bem, é exatamente esse tipo de sentimento que você deve evitar que o seu cliente tenha ao fazer uma compra na sua loja. Sem contar que uma máquina ágil também garante um atendimento otimizado, o que contribui para o retorno da clientela.
Capacidade de armazenamento de dados
Por conta da necessidade de guardar informações sobre todas as transações efetuadas, o tamanho da memória da máquina de nota fiscal precisa ser levado em consideração antes que a compra seja fechada.
O ECF se diferencia de uma impressora comum pelo fato de ter memória e por ser um equipamento homologado para a emissão de cupom fiscal. Como comentamos na introdução, os dados arquivados não podem ser acessados e ficam à disposição do Fisco e, além disso, o equipamento tem memória inviolável. É importante mencionar novamente que, quando ele atinge o seu limite de armazenamento, deve ser substituído e nunca reaproveitado.
Se for possível investir em um hardware com boa capacidade de memória, essa é a melhor solução a se adotar a médio e longo prazo. Vale lembrar que, para o varejista, a escolha do modelo correto de ECF tem implicações, por exemplo, em questões relativas à fiscalização de recolhimento dos impostos.
Ou seja: uma impressora com pouca capacidade de memória exigirá a substituição do equipamento em pouco tempo — e a consequente guarda da antiga máquina pelo período exigido pela legislação. Há sempre o risco de perda, extravio ou roubo do ECF, o que gera uma série de contratempos.
Operação e manutenção
A máquina de nota fiscal é um equipamento que fará parte do dia a dia de quem lida diretamente com a venda de produtos e, por isso, precisa ser um equipamento de fácil manuseio.
Por isso, atividades como troca de bobina e recarga do toner responsável pela tinta, que são feitas com muita frequência em locais que recebem um bom fluxo de pessoas, precisam ter um funcionamento simples, quase autoexplicativo, para que essas tarefas não acabem prejudicando a dinâmica de vendas do lugar.
Ter fácil acesso à equipe responsável pela manutenção ou conserto da impressora fiscal também é um fator que precisa ser levado em consideração na hora de escolher a máquina ideal. Especialmente se o produto ou serviço que você vende possui um alto valor agregado, o que torna a emissão da nota um aspecto imprescindível para o consumidor.
Modelos mais vendidos
Precisa de algumas indicações de impressoras? A gente selecionou os modelos mais vendidos para você conhecer:
Bematech MP-4200 TH
Prometendo alta qualidade de resolução, pode ser utilizada para emitir cupons e extratos não fiscais, como DANFE, NFC-e e extrato CF-e, ordens de serviço e relatórios gerenciais. Possui interface USB, mas permite conexão com serial Ethernet e DB-9 e tem compatibilidade com plataformas Windows e Linux. À venda aqui.
Elgin I9
Esse modelo atende a estabelecimentos de pequeno, médio e grande porte. A impressora conta com guilhotina com corte automático de papel e pode emitir textos e gráficos em alta velocidade. Ela também tem portas USB, serial, de rede e paralela. Ela é capaz de emitir cupons como NFC-e e SAT. Confira aqui.
Elgin L42PRO
Essa opção oferece grande versatilidade, já que pode emitir etiquetas em diferentes formatos, tamanhos e materiais, podendo imprimir, inclusive, sobre fitas de cetim. Apesar disso, o uso desse equipamento é simples, e não é necessário passar nenhum tipo de treinamento para conseguir operá-lo. Veja mais aqui.
Epson TM T20
Uma impressora não fiscal que pode emitir cupons e códigos de barras em velocidades de até 200 milímetros por segundo e baixo índice de falhas. A opção ainda traz luzes em LED nas laterais para informar o status da impressora e tem conectividade via cabo USB ou serial pela entrada de rede. Saiba mais aqui.
Urano ZK300 UES-QR
Rápida e eficiente, a impressora de cupom ZK 300 USE-QR emite sinal sonoro e luminoso para avisar impressão de cupom realizada. Possui recurso de aviso por sinal sonoro e luminoso faz desse modelo a melhor opção para quem trabalha com impressão de comandas e/ou pedidos em cozinha ou almoxarifado. Outras informações aqui.
Qual o poder da boa compra?
Apesar de ser um processo cheio de cuidados, a aquisição de uma máquina de nota fiscal que esteja adequada ao momento de vida do seu negócio é um passo que trará muito mais agilidade no encerramento das vendas. Além disso, oferece tranquilidade tanto para o varejista como para o cliente, que verá seu pedido finalizado de forma muito mais segura e profissional.
Se você não sabe onde comprar impressora fiscal, nossa dica é pesquisar nos sites das principais marcas, lojas de produtos eletrônicos e plataformas multimarcas como a Amazon e Kalunga.
Esperamos que os tópicos acima tenham conseguido ajudar na decisão! Caso tenha dúvidas sobre outros pontos relacionados à gestão de controle de finanças e estoque da sua loja, confira nossos serviços e conteúdos!
