Equipamento indispensável ao setor de varejo, o Emissor de Cupom Fiscal (ECF), também conhecido como máquina de nota fiscal, é obrigatório em todos os estabelecimentos com faturamento anual acima de R$ 120 mil. Além de emitir o documento fiscal, ele gera relatórios consolidados e calcula o imposto a ser recolhido na venda de cada item. Mas a escolha do dispositivo adequado ao negócio requer atenção por parte do comerciante.

O ECF se diferencia de uma impressora comum pelo fato de ter memória e por ser um equipamento homologado para a emissão de cupom fiscal. Os dados arquivados não podem ser acessados e ficam à disposição do Fisco. O equipamento tem memória inviolável. Quando ele atinge o seu limite de armazenamento, deve ser substituído — jamais reaproveitado.

Quais são as demandas?

É importante realizar uma pesquisa prévia para entender qual tipo de máquina de nota fiscal se ajusta melhor às necessidades do seu negócio quando falamos de custo-benefício. Esse passo é essencial porque há o risco de adquirir um equipamento abaixo de suas necessidades ou com funcionalidades que jamais serão utilizadas no seu ramo de atividade.

Qual modelo escolher?

Antes de se decidir por um dos vários modelos de impressora fiscal disponíveis no mercado, o empresário deve conversar com o responsável pelo software de gestão comercial adotado na loja. O profissional dirá quais modelos são compatíveis com o sistema. Não são raros os casos em que o comerciante adquire um equipamento e só depois descobre que ele “não conversa” com o software em uso.

Para evitar que isso ocorra, o ideal é contar com a orientação de uma empresa ou de um profissional especializado. Abaixo, elencamos cinco aspectos que devem ser analisados antes de se decidir pela aquisição de uma nova máquina de nota fiscal.

Compatibilidade com a estrutura

O ponto de venda será o “lar, doce lar” da máquina de nota fiscal. Com isso em mente, é importante verificar as condições de infraestrutura da sua loja a fim de entender se algum ajuste ou melhoria será necessária para que o equipamento funcione de forma correta.

Atualmente, existem dois formatos de saída mais utilizados para impressoras: serial e USB. Dependendo das necessidades do seu negócio, pode ser preciso fazer alguma adaptação para receber o tipo de impressora que mais se encaixa no seu cenário atual de vendas.

Além disso, como comentamos acima, é importante ter uma conversa com o responsável pela parte de software para entender se a máquina que você deseja comprar é compatível com o todo o sistema já utilizado pela empresa.

Método de impressão

Ainda que boa parte do varejo utilize o sistema de transferência térmica, há segmentos que usam a impressão matricial. Esta é indicada para o preenchimento de notas fiscais em mais de uma via, como em lojas que comercializam móveis e eletrodomésticos.

Também é importante garantir que a máquina de nota fiscal imprima conteúdos com boa resolução, de forma que os clientes consigam ler as informações com facilidade, sem que a tinta se desgaste rapidamente.

Velocidade

Apesar de, a priori, esse aspecto não ser visto com muita relevância durante o processo de pesquisa para a compra de uma máquina de nota fiscal, sugerimos que você faça o seguinte exercício: quantas vezes você já ficou parado no caixa só esperando para receber sua nota fiscal? Algumas, bem provavelmente. E, pelo menos em alguns desses momentos, deve ter desejado que o equipamento fosse um pouco mais rápido.

Pois bem, é exatamente esse tipo de sentimento que você deve evitar que o seu cliente tenha ao fazer uma compra na sua loja. Sem contar que uma máquina ágil também garante um atendimento otimizado, o que contribui para o retorno da clientela.

Capacidade de armazenamento de dados

Por conta da necessidade de guardar informações sobre todas as transações efetuadas, o tamanho da memória da máquina de nota fiscal precisa ser levado em consideração antes que a compra seja fechada.

O ECF se diferencia de uma impressora comum pelo fato de ter memória e por ser um equipamento homologado para a emissão de cupom fiscal. Como comentamos na introdução, os dados arquivados não podem ser acessados e ficam à disposição do Fisco e, além disso, o equipamento tem memória inviolável. É importante mencionar novamente que, quando ele atinge o seu limite de armazenamento, deve ser substituído e nunca reaproveitado.

Se for possível investir em um hardware com boa capacidade de memória, essa é a melhor solução a se adotar a médio e longo prazo. Vale lembrar que, para o varejista, a escolha do modelo correto de ECF tem implicações, por exemplo, em questões relativas à fiscalização de recolhimento dos impostos.

Ou seja: uma impressora com pouca capacidade de memória exigirá a substituição do equipamento em pouco tempo — e a consequente guarda da antiga máquina pelo período exigido pela legislação. Há sempre o risco de perda, extravio ou roubo do ECF, o que gera uma série de contratempos.

Operação e manutenção

A máquina de nota fiscal é um equipamento que fará parte do dia a dia de quem lida diretamente com a venda de produtos e, por isso, precisa ser um equipamento de fácil manuseio.

Por isso, atividades como troca de bobina e recarga do toner responsável pela tinta, que são feitas com muita frequência em locais que recebem um bom fluxo de pessoas, precisam ter um funcionamento simples, quase autoexplicativo, para que essas tarefas não acabem prejudicando a dinâmica de vendas do lugar.

Ter fácil acesso à equipe responsável pela manutenção ou conserto da impressora fiscal também é um fator que precisa ser levado em consideração na hora de escolher a máquina ideal. Especialmente se o produto ou serviço que você vende possui um alto valor agregado, o que torna a emissão da nota um aspecto imprescindível para o consumidor.

Qual o poder da boa compra?

Apesar de ser um processo cheio de cuidados, a aquisição de uma máquina de nota fiscal que esteja adequada ao momento de vida do seu negócio é um passo que, sem sombra de dúvidas, trará muito mais agilidade no encerramento das vendas e tranquilidade tanto para o varejista como para o cliente, que verá seu pedido finalizado de forma muito mais segura e profissional.

Esperamos que os tópicos acima tenham conseguido ajudar na decisão! Caso tenha dúvidas sobre outros ponto relacionados à gestão de controle de finanças e estoque da sua loja, confira nossos serviços e conteúdos!