A administração das finanças de uma empresa é uma etapa fundamental para que qualquer negócio tenha sucesso. E é simples de entender o motivo: a gestão financeira é o que vai cuidar da forma como o dinheiro é usado. Ela envolve da entrada de caixa ao pagamento de contas, além de um movimento para identificar gastos desnecessários e encontrar soluções para eliminá-los.

Já deu pra perceber sua importância estratégica? A administração das finanças é uma forma de estruturar o negócio como um todo, em um processo que integra várias fases em cenários que são ao mesmo tempo cíclicos e extremamente variáveis. Isso faz desse gerenciamento um desafio que exige estudo, conexão com as mudanças do mercado e as tendências do consumidor.

Se a gente sabe que muita coisa não pode ser controlada, fazer o máximo para ter os melhores resultados é essencial para promover a sustentabilidade da empresa. Então respire fundo e leia esse texto com atenção. Preparamos um conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre administração financeira, seus objetivos, como obter resultados saudáveis e qual a tecnologia disponível para facilitar seu trabalho. 

 

O que é Gestão Financeira?

Uma definição comum para gestão financeira é o conjunto de processos, métodos e ações que permitem a uma empresa controlar, analisar e planejar suas atividades financeiras. Ela é importante para que o plano de negócios funcione. Uma vez que a organização tem o princípio básico de gerar dinheiro, o gerenciamento das finanças é o meio de tornar a empresa lucrativa, por meio de práticas desenvolvidas e recursos tecnológicos. Ou seja, aumenta a eficiência no uso dos recursos.

 

Os quatro pilares da administração financeira

 

1. Planejar

A empresa precisa definir seus objetivos e metas, levando em conta fatores como a situação financeira da organização, as oportunidades de investimento e uma possível otimização de recursos. O planejamento financeiro deve considerar diferentes cenários, antecipando crises e outras possibilidades adversas e como resolvê-las. Isso é fundamental para preparar a empresa para uma situação crítica.

2. Controlar

Trata-se de conferir como os processos são executados. Esse acompanhamento próximo permite examinar se metas e objetivos estão sendo alcançados e qual ação está com melhores resultados, por exemplo.  Em casos nos quais o resultado fica abaixo do planejado, o controle permite que a empresa se organize para reverter o quadro.

3. Analisar

Uma vez que foi identificada uma alteração na fase de controle, é preciso analisar os dados para descobrir como melhorar a gestão e, consequentemente, os resultados. A análise também é indicada na busca de oportunidades para serem incluídas no planejamento, ou seja, é interessante que seja feita sempre que possível.

4. Investir

Algumas pessoas acreditam que uma boa administração financeira envolve gastar o menos possível. No entanto, o gasto com tecnologias que agilizem a atuação da empresa ou mesmo a própria gestão de financeiro, pode fazer parte de uma estratégia muito bem sucedida. É preciso entender que o investimento de sistemas que tornam os processos mais rápidos ou diminuem gastos por um longo período são muito interessantes para quem busca lucro.

Além desses quatro pilares principais, existem outras ações com grande impacto na gestão financeira:

• Controle do fluxo de caixa da empresa;
• Gestão dos pagamentos e cobranças;
• Acompanhamento e gestão do capital de giro;
• Emissão e organização das notas fiscais;
• Controle de estoques.

 

Métricas importantes para o gestor

A gestão da área financeira exige o conhecimento prévio de termos e conceitos relacionados ao setor financeiro. Confira algumas métricas que é preciso conhecer para avaliar resultados.

Receita e custo por categoria

São duas métricas que ajudam a entender onde a empresa gera mais receita, entender qual é o seu produto mais rentável e qual precisa ser melhorado. Elas também ajudam a calcular o custo de produção para cada peça e estão ligados à previsibilidade de geração de caixa. 

Margem financeira líquida (%)

Uma vez que a receita é diferente do lucro, é preciso entender quanto dela está sendo utilizada com custos e despesas. Essa métrica é importante para entender a lucratividade do negócio. 

Retorno sobre patrimônio (ROE)

Trata-se do retorno obtido sobre o capital social aplicado no negócio. Ou seja, ajuda a avaliar se o valor investido na empresa é maior do que os custos da oportunidade. 

Retorno sobre investimento (ROI)

Permite identificar o retorno obtido em cada investimento, ajuda a entender se os esforços financeiros estão trazendo retorno e quanto de retorno estão trazendo. 

Custo por cliente (CAC)

Avalia quanto está custando conquistar um cliente, somando todos os valores utilizados da propaganda aos salários dos vendedores.

 

Tipos de gestão financeira

A administração das finanças pode ser operacional ou estratégica. Enquanto a operacional basicamente se certifica de manter as contas em dia e o saldo positivo, a estratégica oferece mais vantagens competitivas para a empresa. Ao envolver metas, objetivos e um planejamento mais a longo prazo, permite que os gestores construam um crescimento saudável e sustentável do negócio, sem atropelos e atalhos. 

No entanto, independentemente se a gestão é operacional ou estratégica, ela irá envolver três atividades:

• Gestão de caixa: administração de recursos financeiros, ou seja, a entrada ou saída desses recursos. É basicamente a movimentação do dinheiro. 
• Gestão de investimentos: administração de recursos investidos e tudo o que envolve a decisão de realizar esse investimento para que a empresa cresça. 
• Gestão de crises: administração de conflitos e dívidas, avaliando qual conta pagar primeiro, com qual fornecedor é possível negociar prazos e descontos, etc.

 

Qual a importância da administração financeira?

Como foi citado, o objetivo da administração financeira é criar uma situação lucrativa e sustentável para a empresa. Ou seja, ela vai além de ter um registro das entradas e saídas de dinheiro da empresa. Ela ajuda na tomada de decisões.

Quando uma empresa busca o crescimento, seja de presença no mercado ou de lucro, ela vai depender de uma série de decisões que precisam ser tomadas com base em dados. Esses dados devem ser relativos ao desempenho das vendas, lucratividade, rotatividade do estoque, só para citar algumas das variáveis. Em outras palavras, precisa ser uma decisão estratégica.

As informações que darão base podem ser reunidas em planilhas que contemplem dados como receita, expectativa de lucro, custos fixos e variáveis e ponto de equilíbrio, por exemplo. Essa planilha pode ser montada pela própria pessoa ou automatizada em um sistema de gestão. O importante é que ofereça uma visão clara para a tomada de decisões.

 

As quatro principais funções da gestão financeira

Não importa muito o porte da empresa, se ela contar com as 4 funções básicas da administração financeira, está adiantada em termos de organização e resultados. Confira quais são:

1. Contas

É o trabalho de organizar entradas e saídas de capital do caixa, ou seja, todo o dinheiro que entra e sai. É responsável por verificar se pagamentos e cobranças estão em dia.

2. Tesouraria 

É a área que efetua os pagamentos e realiza as cobranças necessárias para a empresa. Precisa estar sempre atenta a detalhes para evitar ser alvo de fraudes que causem prejuízos para empresa.

3. Contabilidade

É o setor que registra os dados financeiros das operações realizadas pelos outros setores. A equipe contábil deve documentar tudo para ter um controle sobre os passivos e ativos da empresa. Também é responsável por manter as informações alinhadas com a Receita Federal.

4. Tributário

Pode ser considerado um braço do setor contábil, vai garantir que a empresa esteja em dia com a tributação a que está sujeita. Sua atuação evita a incidência de multas e punições fiscais. 

 

 

Dicas para uma boa gestão financeira

Agora que você já sabe mais sobre o que é, quais são os pilares e para que serve a gestão financeira, está pronto para conferir nossas dicas para otimizar esse processo. Confira a seguir:

 

Separe finanças de pessoa física e de pessoa jurídica

Misturar as contas do negócio com as contas pessoais é um erro comum, principalmente entre micro e pequenos empreendedores. Alguns se atrapalham em momentos de dificuldade financeira, aproveitando o fácil acesso ao caixa da empresa para pagar contas em casa sem avaliar as consequências. Essa prática pode levar à falta de controle sobre as receitas e despesas da empresa, culminando em prejuízos financeiros, descontrole fiscal etc. Portanto, separe contas, cartões e extratos pessoais e da empresa. Defina um salário ou retirada mensal para si e faça reserva no caixa da empresa nos períodos mais prósperos.

 

Acompanhe o fluxo de caixa

Monitore as entradas e saídas de dinheiro continuamente, fazendo o fluxo de caixa todos os dias. Esse acompanhamento próximo dá uma visão objetiva do negócio e ajuda a evitar prejuízos e gastos desnecessários, pois os problemas são identificados o quanto antes. A análise recorrente do caixa ajuda também a identificar oportunidades para crescer. O rigor nesse acompanhamento evita que um problema de caixa fique tão grande que a empresa não consiga lidar e venha a falir. 

 

Identifique os gastos desnecessários

Quando a empresa começa a dar lucros a ponto do gestor pensar na expansão dos negócios, é necessário manter a calma. O crescimento precisa ser planejado com bastante cautela, para que não se transforme em uma gastança desenfreada que guie rumo à falência. Fique atento para não gastar mais que o necessário, seja com a contratação de mais funcionários que o necessário, com campanhas de marketing ou com uma mudança de local. 

 

Diferencie faturamento de lucro

Faturamento é basicamente a arrecadação da empresa em um período determinado. É todo o dinheiro que vai entrar a partir das vendas. Já o lucro é o faturamento menos os custos. Na verdade, o lucro pode ser dividido entre bruto e líquido. O lucro bruto é o resultado do faturamento da empresa subtraindo os custos variáveis, enquanto o líquido, considera o faturamento menos os custos fixos e variáveis.

 

Adote uma plataforma de gestão financeira

Ao lidar com o registro e cálculo das finanças de uma empresa, a precisão é fundamental. Afinal, é preciso garantir que os números indiquem os resultados reais no período, tanto para efeitos de análise estratégica quanto para a prestação de contas ao sistema tributário. Fazer essas operações manualmente, seja em um caderno ou em uma planilha no computador, dá margem a erros de digitação e cálculo, que podem trazer muitos prejuízos. Para evitar esses erros, o uso de uma ferramenta de gestão pode ser uma alternativa interessante.

Um sistema de gestão que inclua diferentes áreas da empresa pode agilizar não apenas a administração das finanças como de todos os processos, pois integra e compartilha dados. 

 

Estude os resultados

Com ou sem uma ferramenta de gestão, é preciso dar atenção aos resultados do seu negócio. Para isso, vá além de controlar as entradas e saídas de dinheiro, olhe cuidadosamente tudo o que aconteceu na sua empresa e que esteja registrado nos números. Esse é um momento importante para identificar possíveis erros e pensar em estratégias para não repeti-los no mês seguinte. Claro que um software de gestão financeira pode oferecer algumas vantagens e facilitar essa avaliação. Por exemplo, ele pode criar gráficos que ajudem a entender tendências de crescimento ou queda, momentos de faturamento anormal ou venda atípica de algum produto.

 

Gostou do nosso artigo? Ele trouxe bastante informação sobre a gestão de finanças para você aplicar na sua empresa. Aproveite e continue aprendendo com outros textos do nosso blog!