Como organizar planilhas e relatórios na sua empresa

Você sabe que vida de lojista é um verdadeiro corre-corre, não é? Tudo começa com o desejo de abrir a loja. Depois, já vem aquela bola de neve: o aluguel do ponto, a compra dos produtos, os impostos, a contratação do time de vendas, os concorrentes, o estoque, entre outros.

Se você entende o que estou falando, concordará também que o objetivo principal é um só: vender cada vez mais e melhor. No entanto, para isso, você sente que tem que fazer um verdadeiro malabarismo envolvendo as tarefas diárias, como organizar planilhas e relatórios — e essas tarefas exigem muito tempo.

A importância de acompanhar e entender um relatório financeiro

• Eles mostram dados e projeções tanto da entrada quanto da saída de dinheiro;
• Fornecem bases de projeções futuras para uma possível extensão da empresa;
• Demonstram se o faturamento de cada produto é suficiente para cobrir sua parte nas despesas;
• Apontam em quais áreas de gestão o dinheiro está sobrando ou faltando;
• Calculam de forma exata a quantidade de dinheiro investido em cada setor e qual é o percentual de retorno;
• Garantem a demonstração do lucro real da empresa.

Como organizar planilhas e relatórios?

Para um lojista, organizar planilhas e relatórios não é uma tarefa fácil. Mesmo sendo muito importante controlar todos os registros, essa burocracia acaba se perdendo em meio a agitação do dia a dia. A dica é que você escolha uma forma de padronização dos arquivos, que pode ser em ordem temporal, ou seja, criando uma pasta para cada mês e uma pasta para cada ano.

Padronizar os nomes dos arquivos e manter os dados sempre atualizados também ajuda muito na hora do desespero. Mas se você tem a sensação de que perde muito tempo organizando planilhas e relatórios, acredite, existe uma solução!

O movimento chamado popularização da tecnologia incentiva pequenos negócios a utilizarem tecnologias que antes eram destinadas apenas a grandes empresas. Ou seja, é possível que você tenha um sistema de gestão de vendas adequado ao seu tipo de negócio, em que você recebe diariamente as atualizações dos relatórios pelo seu celular. É fácil, prático e moderno, como você, e o melhor: poupa tempo.

A importância de gerar relatórios eficientes

Uma boa interpretação exige a produção de relatórios eficientes, com total aptidão para transmitir as informações necessárias ao gestor.

Nesse sentido, os dados desse documento devem ser traduzidos para uma linguagem compreensível e de fácil leitura. Afinal, o comandante do barco não é necessariamente um especialista em todas as funções.

Por outro lado, para decisões mais adequadas, é recomendável a produção de relatórios dos mais diversos setores da empresa, como vendas, equipe, contabilidade, finanças, marketing e afins. É como se o retrato de cada setor fosse uma pequena peça do quebra-cabeças, que representa a empresa como um todo.

Por fim, vale ressaltar a tendência de informatização desses relatórios, com a finalidade de automatizar a coleta, a análise e a exposição de informações. Trata-se do meio mais adequado para gerar relatórios com eficiência. Continue!

O que observar num relatório financeiro?

Lançamentos diretos para a conta da empresa: Um item importante a ser observado no relatório financeiro são os lançamentos realizados na conta corrente da empresa. Uma verificação completa é importante para se certificar de que os lançamentos de depósitos e de retiradas de dinheiro estejam de acordo entre cliente e banco. Isso dará a exata noção do equilíbrio do saldo financeiro.

Resultados demonstrados: É preciso ter uma demonstração de resultados realista para que você não corra o risco de trabalhar apenas com projeções. Para demonstrar o resultado, deve-se somar a entrada de dinheiro com produtos vendidos e diminuir do total de custo desses produtos. Um software de controle tem a capacidade de realizar esses cálculos automaticamente, desde que todos os produtos sejam lançados diretamente no programa. Caso essa função seja separada, é importante realizar esses lançamentos periodicamente.

Gastos fora da atividade fim e extraordinários: Todos os gastos em produtos que estejam fora da atividade fim, ou seja, que não sejam considerados matéria prima ou salários, deve entrar nesse controle. Esses gastos são produtos de limpezas, aluguel, energia elétrica, saneamento básico e horas extras. Note que, apesar do fato de que as horas extras estão relacionadas ao custo de manutenção para as vendas, é um gasto extraordinário ou não estabelecido. O controle financeiro, se realizado de forma eficiente, mostrará se valeu a pena manter os funcionários trabalhando mais do que as horas normais.

Liquidez da empresa: O mais importante de tudo é entender a liquidez da empresa. Observe se o relatório financeiro retorna passivos e ativos capazes de cumprir com as suas funções e se existe a possibilidade de reinvestimento. Caso isso aconteça, por menor que seja, a empresa estará lucrando.

A função da interpretação de relatórios na tomada de decisões

Para tomar decisões, confrontamos razões. Por exemplo, a dispensa de um colaborador passa pela análise dos motivos favoráveis e desfavoráveis à sua demissão, ou seja, temos razões para julgar de uma forma ou de outra.

Nesse contexto, a interpretação de relatórios afeta justamente os motivos que são levados em conta no momento de uma escolha. Afinal, o relatório traduz a situação concreta da empresa com informações daquilo que, de fato, acontece.

Esse instrumento influencia e ajuda na tomada de decisões com as seguintes vantagens:

• eliminação de razões ou motivos falsos: por exemplo, quando o gestor pensa que certo produto vende bem e, na verdade, ele é um desastre;
• confirmação de situações: por exemplo, o gestor suspeita de uma queda de vendas, e ela se confirma com os relatórios;
• alerta sobre uma questão: por exemplo, quando o relatório contábil evidencia uma crise financeira e, portanto, a loja muda de opinião sobre certo investimento;
• moderação de uma decisão: por exemplo, quando as informações revelam uma necessidade de ajustar prazos, quantidade de investimentos, estoques e afins, em vez de prosseguir como originalmente fora decidido;
• revelação de uma oportunidade: por exemplo, quando um relatório demonstra o aumento da demanda por certo tipo de produto;
• tradução de um processo: por exemplo, com informações relevantes sobre o desenvolvimento de certas atividades;
• fornecimento de feedbacks: por exemplo, o retorno dos colaboradores ou clientes sobre determinada campanha de incentivos de vendas.

Apesar de existirem diversas ferramentas capazes de colaborar com essa missão, um relatório financeiro não poderá ser completo se os lançamentos não estiverem em sincronia e automatizados. Por isso, um software de gestão pode ser imprescindível para melhorar o controle da saúde financeira da empresa, pois programas específicos para esse fim trazem diversas ferramentas capazes de dar clareza a qualquer gestor.

Para otimizar seu tempo

Uma das verdades mais ditas no mundo dos negócios é que tempo é dinheiro. Por isso, o tempo de um vendedor deve ser gasto com seu core business, ou seja, com o relacionamento com o cliente.

Enquanto você se ocupa atraindo, conhecendo e fidelizando mais clientes, deixe que o software de gestão de vendas cuide da parte burocrática. A finalidade em adotar um sistema de gestão de vendas é otimizar seu negócio e gerenciá-lo melhor.

Esse sistema o ajudará a controlar os estoques e o fluxo de caixa, além de proporcionar mais flexibilidade e otimizar o seu tempo, pois você poderá receber tudo pelo celular ou tablet.