O estoque é uma área de muita importância para qualquer empresa. Apesar de ser vista apenas como um setor operacional, seus resultados influenciam diretamente as rotinas de outros setores, como compras, vendas e até o financeiro. Para evitar falhas e gargalos, o primeiro passo é abrir mão dos processos manuais: deixe de lado as famosas planilhas e busque por um estoque automatizado.

No artigo vamos explicar as principais dificuldades que surgem com um estoque manual, a importância da automação e finalmente como ter um estoque automatizado na sua loja. Confira!

Os problemas e dificuldades ao não ter um estoque automatizado

A ausência de um estoque automatizado torna seu controle muito mais complexo, já que os processos e registros são realizados manualmente. E com isso surgem algumas consequências negativas que podem trazer muita dor de cabeça e prejudicar o bom desempenho do negócio.

Você pode, inclusive, estar perdendo dinheiro ao não ter uma boa administração desses recursos. Veja os principais problemas e dificuldades ter não ter um estoque automatizado.

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Excesso e falta de produtos

Ao realizar os registros de forma manual, seja em planilhas de papel ou eletrônica (como as de Excel, por exemplo) o acompanhamento das entradas e saídas de produtos é muito impreciso. É muito difícil calcular a quantidade de produtos, separá-los por cada tipo e modelo e monitorar cada um a cada venda realizada.

Além disso, praticamente impossível, por exemplo, identificar o tempo médio que cada item fica no estoque e, consequentemente, quando eles devem ser comprados.

Por isso, pode-se acabar investindo em mercadorias que não têm muita saída ou deixar de comprar as que mais têm saída. Assim, é bem provável que falte algum tipo de item nas prateleiras da loja, gerando perda nas vendas. Por outro lado, o excesso leva ao desperdício, o que significa dinheiro parado.

Planejamento de vendas ineficiente

Da mesma forma que a rotina do setor de compras é afetada com o uso de um sistema de estoque manual, o mesmo acontece com a área comercial. Sem o controle sobre a frequência de vendas de cada item, a elaboração de uma previsão de demanda fica comprometida, visto que não há um histórico confiável de todas as vezes que determinado produto foi vendido.

Portanto, fica mais difícil acompanhar períodos de sazonalidade e saber como direcionar campanhas de divulgação e promoções, por exemplo.

Maior risco de erro e falta de controle

Essa é mais uma consequência negativa de não ter um estoque automatizado na sua loja. Além de se perder muito tempo inserindo dados, conferindo informações anotadas em papéis e até fazendo a contagem manual dos itens estocados, a consolidação destes dados vai ficando cada vez mais imprecisa e passível de erros. Ainda vale lembrar que a incidência de um erro exige retrabalho, que compromete a produtividade e atrasa a finalização da atividade.

Um erro cometido por muitos é misturar o estoque dos produtos destinados à venda com os produtos destinados ao uso. Pense no caso de uma padaria, por exemplo. No seu depósito, é possível que haja tanto ovos para serem vendidos quanto ovos para serem utilizados nas receitas de pães.

Assim, ter o controle sobre os diferentes estoques é essencial para ter uma verdadeira noção das vendas e de como otimizar a armazenagem.

Elevação dos custos

Com mais desperdícios, produtividade ineficiente e mais possibilidades de ocorrência de erros, a operação pode custar bem mais do que deveria. Isso sem mencionar o custo da perda de uma venda, além da má experiência que prejudica a indicação de novos clientes.

Como automatizar estoque?

Se a empresa realmente quer ter estoques geridos de uma forma mais profissional, com controles confiáveis para não perder oportunidades de vendas ou não errar na hora de efetuar as compras é fundamental automatizar os processos por meio de um sistema de gestão de lojas. Aliás, muitas vezes, o sistema vem para que nasçam estes processos, profissionalizando o controle de estoque.

Para ter um estoque automatizado é necessário investir então em um sistema de gestão que contemple as atividades relacionadas a essa área (recebimento, estocagem, movimentação, expedição, conferência e emissão de documentos). Mas primeiro, é preciso organizar a operação para dar uniformidade na execução das rotinas e facilitar as tarefas quando o sistema for implantado na empresa.

Isso porque, automatizar processos significa desenhá-los e torná-los um fluxo contínuo de atividades. Ou seja, ter uma sequência lógica, encadeada para poupar tempo, padronizar o trabalho, evitar erros, melhorar a produtividade e fazer mais com menos tempo. É um forma de deixar a operação mais confiável e eficiente.

Organizamos um passo a passo para você iniciar essa tarefa de maneira eficiente. Antes de ter um estoque automatizado, considere:

1. Realizar o mapeamento dos processos, o que ajudará a identificar falhas;
2. Elaborar ações de correção e melhoria, ações que ajudam a minimizar os pontos fracos e a otimizar os métodos de trabalho;
3. Implementar as ações criadas;
4. Avaliar os resultados. Caso ainda não sejam satisfatórios, voltar para os passos 1, 2 e 3;
5. Formalizar o novo processo por meio de um documento que especifica a forma correta de realizar a atividade, assim como o tempo estimado e as ferramentas e recursos necessários;
6. Treinar os colaboradores para que conheçam o novo método e tenham consciência da importância que essas mudanças trarão para a empresa. Isso é fundamental para que o processo funcione corretamente.

Feita esta organização, o próximo passo é buscar um bom software de gestão para lojas, como o da Hiper. Além de acrescentar agilidade a todos os processos que envolvem o controle de estoque, este tipo de ferramenta fornece muitas outras informações necessárias para o gestor em relação às questões financeiras e operacionais.

É possível, por exemplo, contar com relatórios consistentes e periódicos, que permitem que uma empresa de varejo aumente suas vendas, identificando possíveis falhas e diminuindo os custos. 

Como vimos, para ter um estoque automatizado deve-se ter um mapeamento e otimização dos processos, além de preparar adequadamente os que estão envolvidos nestas atividades. Porém, toda essa estratégia só terá valor e será eficiente se for aliada a um bom sistema de gestão.