A gente precisa pensar em tantas coisas ao iniciar um novo negócio que para muitos a adoção de uma planilha de controle financeiro da empresa fica totalmente esquecida. Isso é um grande equívoco. Afinal, planejamento e organização são palavras-chaves para quem está iniciando um novo negócio e deseja ter sucesso. Desde a ideia até o dia de abrir a loja ou atender o primeiro cliente, um novo empreendimento passa por muitas fases e algumas ferramentas podem te ajudar nesse percurso.
É nessas horas que o bom e velho caderninho pode entrar em ação ou, trazendo para o digital, uma planilha pode ser essencial. Isso porque, as ferramentas digitais trazem mais segurança na hora de fazer contas e armazenar informações. Imagine a hipótese de abrir uma loja de roupas. Esse tipo de empresa tem muitas coisas em comum com várias outras do varejo, mas tem tantas outras que são específicas para sua área. Dessa forma, uma planilha para loja de roupas seria incrível, não?
Nas planilhas as informações específicas ficam registradas de forma que não é preciso se lembrar de cabeça ou pesquisar “como fazer planilha para loja de roupas” a cada vez que for fazer os cálculos quais são as taxas de imposto que é preciso recolher, por exemplo. Legal, né? A gente vai apresentar muito mais ao longo do artigo!
5 planilhas para lojas físicas e online
Quer saber mais? A gente fez um super kit com 5 planilhas essenciais e a seguir você vai saber um pouco mais sobre cada um dos modelos. Veja como eles podem ajudar no seu dia a dia e entenda como adaptar para a sua empresa.
Planilha para Fluxo de Caixa
Esse é o documento que você vai utilizar para acompanhar o Financeiro do seu negócio. Adicione todas as entradas e saídas de dinheiro, faça uma previsão de gastos e acompanhe no gráfico o andamento do seu negócio. A planilha é super intuitiva e fácil de mexer, você pode usar diretamente no Google Planilhas, criando uma cópia para o seu e-mail. Deste modo, as informações ficam salvas de maneira automática.
Planilha para Gestão de Estoque
Ter uma boa gestão de estoque é uma das preocupações de lojistas, independente do segmento ou tamanho do negócio. Saber quantos itens você tem disponível, evita que sejam feitas vendas do produto em falta e ajudam na hora das compras de novos itens. Acompanhe o estoque para saber em quais períodos cada produto tem mais saída e faça um estoque de segurança.
Planilha para Cadastro de Clientes
Registre os dados dos seus clientes em um só lugar com a planilha para cadastro de clientes. Tenha registro de quem são os consumidores que sempre passam pela sua loja e trabalhe com ofertas especiais para eles, envie brindes no dia do aniversário e mantenha ele atualizado das novidades.
Planilha para Vendas e Pagamentos
Organize suas vendas e acompanhe os pagamentos de maneira simples com esse documento. Nele, você terá duas abas, uma com as vendas e pedidos que você fecha e na segunda com os pagamentos. As duas abas são interligadas, ou seja, quando é feito um pagamento parcelado na aba 01, na segunda você acompanha as datas em que as cobranças precisam ser realizadas.
Planilha para Encomendas
Trabalha com encomendas? Se sim, essa planilha pode te ajudar! Nela, você registra os dados dos clientes que solicitaram um produto ou serviço e pode ir atualizando conforme as entregas forem acontecendo.
O que observar num relatório financeiro?
No kit de planilhas você encontra alguns modelos de planilhas financeiras. Além de organizar as informações, elas fornecem insights importantes para a administração da empresa. Confira quatro itens o que você deve levar em conta nelas:
- Lançamentos diretos para a conta da empresa: Um item importante a ser observado no relatório financeiro são os lançamentos realizados na conta corrente da empresa. Uma verificação completa é importante para se certificar de que os lançamentos de depósitos e de retiradas de dinheiro estejam de acordo entre cliente e banco. Isso dará a exata noção do equilíbrio do saldo financeiro.
- Resultados demonstrados: É preciso ter uma demonstração de resultados realista para que você não corra o risco de trabalhar apenas com projeções. Para demonstrar o resultado, deve-se somar a entrada de dinheiro com produtos vendidos e diminuir do total de custo desses produtos. Um software de controle tem a capacidade de realizar esses cálculos automaticamente, desde que todos os produtos sejam lançados diretamente no programa. Caso essa função seja separada, é importante realizar esses lançamentos periodicamente.
- Gastos fora da atividade fim e extraordinários: Todos os gastos em produtos que estejam fora da atividade fim, ou seja, que não sejam considerados matéria prima ou salários, deve entrar nesse controle. Esses gastos são produtos de limpezas, aluguel, energia elétrica, saneamento básico e horas extras. Note que, apesar do fato de que as horas extras estão relacionadas ao custo de manutenção para as vendas, é um gasto extraordinário ou não estabelecido. O controle financeiro, se realizado de forma eficiente, mostrará se valeu a pena manter os funcionários trabalhando mais do que as horas normais.
- Liquidez da empresa: O mais importante de tudo é entender a liquidez da empresa. Observe se o relatório financeiro retorna passivos e ativos capazes de cumprir com as suas funções e se existe a possibilidade de reinvestimento. Caso isso aconteça, por menor que seja, a empresa estará lucrando.
Como interpretar as informações para a tomada de decisões
Suas planilhas vão permitir a elaboração de relatórios que vão dizer muito sobre a situação da sua empresa e serão fundamentais na hora de tomar decisões. Por exemplo, a dispensa de um colaborador deverá passar pela análise dos motivos favoráveis e desfavoráveis à sua demissão.
No entanto, a melhor forma de decidir não é por uma impressão ou sentimento, mas por números que ajudem a justificar a decisão. Nesse caso, o relatório traduz a situação concreta da empresa com informações daquilo que, de fato, acontece. Ele influencia e ajuda na tomada de decisões com as seguintes vantagens:
- eliminação de razões ou motivos falsos: por exemplo, quando o gestor pensa que certo produto vende bem e, na verdade, ele é um desastre;
- confirmação de situações: por exemplo, o gestor suspeita de uma queda de vendas, e ela se confirma com os relatórios;
- alerta sobre uma questão: por exemplo, quando o relatório contábil evidencia uma crise financeira e, portanto, a loja muda de opinião sobre certo investimento;
- moderação de uma decisão: por exemplo, quando as informações revelam uma necessidade de ajustar prazos, quantidade de investimentos, estoques e afins, em vez de prosseguir como originalmente fora decidido;
- revelação de uma oportunidade: por exemplo, quando um relatório demonstra o aumento da demanda por certo tipo de produto;
- tradução de um processo: por exemplo, com informações relevantes sobre o desenvolvimento de certas atividades;
- fornecimento de feedbacks: por exemplo, o retorno dos colaboradores ou clientes sobre determinada campanha de incentivos de vendas.
Em nosso exemplo, da dispensa de um funcionário, o relatório irá ajudar a avaliar se a empresa consegue pagar seu salário, qual a contribuição dele para o faturamento da empresa etc.
Organize suas planilhas e relatórios
Para um lojista, organizar planilhas e relatórios não é uma tarefa fácil. Mesmo sendo muito importante controlar todos os registros, essa burocracia acaba se perdendo em meio a agitação do dia a dia. A dica é que você escolha uma forma de padronização dos arquivos, que pode ser em ordem temporal, ou seja, criando uma pasta para cada mês e uma pasta para cada ano.
Padronizar os nomes dos arquivos e manter os dados sempre atualizados também ajuda muito na hora do desespero. Mas se você tem a sensação de que perde muito tempo organizando planilhas e relatórios, acredite, existe uma solução!
O movimento chamado popularização da tecnologia incentiva pequenos negócios a utilizarem tecnologias que antes eram destinadas apenas a grandes empresas. Ou seja, é possível que você tenha um sistema de gestão de vendas adequado ao seu tipo de negócio, em que você recebe diariamente as atualizações dos relatórios pelo seu celular. É fácil, prático e moderno, como você, e o melhor: poupa tempo.
Otimize seu tempo
Uma das verdades mais ditas no mundo dos negócios é que tempo é dinheiro. Por isso, o tempo de um vendedor deve ser gasto com seu core business, ou seja, com o relacionamento com o cliente. Nossos modelos de planilhas podem ajudar muito, mas você pode ganhar ainda mais com um sistema de gestão.
Enquanto você se ocupa atraindo, conhecendo e fidelizando mais clientes, deixe que o software de gestão de vendas cuide da parte burocrática. A finalidade em adotar um sistema de gestão de vendas é otimizar seu negócio e gerenciá-lo melhor.
Esse sistema o ajudará a controlar os estoques e o fluxo de caixa, além de proporcionar mais flexibilidade, pois você poderá receber tudo pelo celular ou tablet.
