Entender como fazer a contabilidade de uma empresa é um processo que exige atenção e estudo. Do pagamento de despesas da loja ao controle de taxas, tudo precisa estar incluso e a gente explica como você pode fazer isso. Vamos lá?
Existem muitas estratégias para fazer a contabilidade de uma loja com qualidade e eficiência. Seja na hora de cortar gastos, quando é necessário fazer novos investimentos ou mesmo no dia a dia, definir processos auxiliam – e muito – na sua gestão. Tudo o que você precisa é saber a forma certa de fazer isso.
Contabilidade da loja: por onde começar?
Para uma boa gestão, você precisa começar do básico. Abaixo nós listamos alguns pontos que devem ser levados em conta por quem deseja saber como fazer contabilidade.
Será que são ações que você já faz? O que você consegue implementar sem tanta dor de cabeça? Avalie todos os pontos e vá anotando o que você já faz e o que pode melhorar:
1. Registre todas as despesas e receitas da loja
Para fazer a contabilidade da sua loja, você precisa conhecer as despesas e receitas do negócio, ou seja, saber quanto recebe e quanto é gasto. Para isso, é preciso registrar todos os comprovantes de compra e venda, como notas fiscais e extratos bancários.
Aqui, é preciso criar uma rotina de coleta e armazenamento de informações para que nada seja esquecido. Se você possui uma equipe, explique aos seus funcionários a importância dessas informações e forneça instruções de como eles devem fazer o registro. Assim, todos colaboram com a área contábil.
2. Crie uma rotina semanal
Ter uma rotina semanal é ideal para facilitar o armazenamento e o controle das informações, sem deixar tudo para o final do mês. Reserve um momento na semana para fazer uma revisão financeira e se certificar de que todas as movimentações estão sendo registradas.
Crie roteiros e checklists de como essa rotina vai funcionar. Isso lhe permitirá ganhar tempo e não se esquecer de nenhum ponto.
3. Mantenha-se atualizado
Como dono de um negócio, você precisa conhecer os conceitos básicos da área de contabilidade. Isso é importante para que você tenha certeza da saúde financeira e contábil da empresa. Além disso, deve acompanhar as novidades do setor, que também sofre atualizações com o passar do tempo.
Além de se manter atualizado por meio de jornais, por exemplo, aproveite a internet para consumir mais conteúdos como este que você está lendo e faça cursos introdutórios sobre o tema.
4. Conte com a ajuda de um profissional
A contratação de um profissional de contabilidade é fundamental para lidar com as questões legais da sua loja. Mesmo que procure um profissional apenas pontualmente para organizar o seu sistema financeiro, um contador pode esclarecer todas as suas dúvidas e revisar os seus documentos para certificar que estão de acordo com as necessidades legais.
Como organizar as finanças da loja
Organizar as finanças deve ser uma das maiores preocupações dos gestores na hora de fazer a contabilidade da loja. E mesmo com toda a abordagem do assunto em eventos do setor, influenciadores do segmento e sites da área, sabemos que ele ainda gera incertezas no dia a dia. O resultado dessa dificuldade é a persistência do problema, o que muitas vezes gera até o fechamento do negócio.
Isso acontece porque, muitas vezes, as empresas ficam tão focadas em atender a parte comercial, que deixam os outros setores desamparados. Uma das consequências da falta de gestão é o crescimento desorganizado do negócio e a dificuldade na tomada de decisões.
Para evitar problemas, confira nossas dicas e comece a organizar as finanças o quanto antes:
Verifique a situação financeira atual
É preciso revisitar o passado e o andamento atual da sua loja para que você possa projetar um futuro sustentável. Verifique pontos como:
- A sua empresa está sendo lucrativa?
- Os produtos estão dando retorno? Quais?
- Quais são as contas a pagar e receber abertas
Este planejamento prévio é fundamental para dar os próximos passos. Com ele você otimiza os resultados e evita desequilíbrios no futuro.
Muitas vezes, essa tarefa de colocar todos os números no papel e analisar é demorada. Além disso, sabemos que algumas pessoas chegam a ter medo de ver todas as contas e descobrir prejuízos. Lembre-se que essa ação é super importante e mesmo quando encontrar números não tão agradáveis, o foco deve ser nas oportunidades. Descobrir o início de uma crise com antecedência torna mais fácil a sua solução.
Nunca misture as finanças pessoais com as da organização
Este é um erro muito comum, principalmente em negócios pequenos. Muitas vezes o dono da loja acumula as funções de financeiro, vendas e marketing. Ou seja, a empresa tem apenas um funcionário.
Mesmo em casos de micro empresas, não é conveniente misturar as contas da empresa com as pessoais. Isso inclui a retirada de algumas notas do caixa para fazer uma compra rápida. Pode parecer que não fará a diferença, mas quando a exceção vira um hábito, o impacto nas finanças é grande. Além disso, depois fica difícil explicar as diferenças na contabilidade.
A tecnologia pode te ajudar
Existem algumas ferramentas e métodos que ajudam você na hora de organizar as finanças do seu negócio. São modelos que foram estudados e auxiliam empresas em todo o mundo, das micro até as grandes corporações multinacionais. Seguem alguns exemplos abaixo:
Fluxo de Caixa: permite o acompanhamento de todas as entradas e saídas do caixa de uma empresa por um certo período de tempo. Com ela, é possível ter controle dos compromissos a serem honrados no curto prazo e também permite a realização de projeções. Existem softwares específicos para fluxo de caixa, mas você também pode utilizar uma Planilha no Excel ou no Google.
Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE): serve de complemento ao fluxo de caixa. Com este recurso, é possível saber o resultado líquido da empresa em um determinado espaço de tempo. O DRE pode ser feito em uma planilha do Excel ou Google ou também por meio do uso de softwares de gestão financeira.
Orçamento: com certeza você já ouviu falar e já recebeu um orçamento, não é mesmo? Este documento permite que sejam organizados e calculados os recursos da produção. Além disso, contribui para que estes recursos sejam utilizados de forma consciente pelos gestores e funcionários. Quais são todos os dados que você quer mostrar no orçamento? Organize-os em um documento de Word, no Google Docs ou em um Sistema de Gestão e facilite a organização do seu negócio.
Sistema de cobrança: é um recurso que automatiza o processo de cobrança, facilitando o controle financeiro. Ele diminui a realização de atividades manuais e automatiza a inclusão de informações financeiras.
Sistema financeiro: atualmente, o mercado oferece uma grande variedade de softwares, que permitem o melhor desenvolvimento das atividades da empresa. Alguns possuem armazenamento na nuvem, o que possibilita ao usuário ter acesso às informações de qualquer lugar e dispositivo. Uma plataforma comum, que citamos acima, é a disponibilizada pelo Google. Com a parte de documentos, você gera planilhas e apresentações de forma segura e gratuita. Mas, caso o seu negócio precise de mais funcionalidade, considere contratar um sistema especializado para o seu segmento.
Como conseguir bons resultados com pouco investimento?
Existem inúmeras estratégias para aumentar a qualidade e a eficiência dos processos e melhorar o fluxo de caixa. Essas táticas podem ser utilizadas até mesmo por negócios que já se encontram endividados ou com orçamentos bastante restritos. Ao adotá-las, os lojistas conseguem identificar as ações que devem ser tomadas, de modo a atingir seus objetivos e, consequentemente, fazer com que a empresa mude de nível. Confira nossas dicas:
Faça uma análise dos custos empresariais
Inicialmente, é necessário elaborar um planejamento financeiro adequado à realidade da loja. Nele, devem ser definidos os objetivos estratégicos do negócio, com as metas de custos e eficiência. O objetivo é elevar o rendimento e cortar os custos desnecessários.
Em seguida, com base nas prioridades financeiras e nos custos fixos do negócios, elabore um fluxo de caixa. Com ele, será possível visualizar as receitas e destiná-las ao pagamento de despesas, realização de investimentos ou compra de produtos.
Por último, providencie o controle do capital de giro, que ajudará o negócio a manter o equilíbrio entre os prazos de pagamento e recebimento; além do giro de estoques, evitando a inadimplência. Com isso, será possível identificar as melhores oportunidades de gestão de custos em curto prazo e projetar o fluxo de caixa necessário para garantir o crescimento da loja.
Identifique oportunidades de corte de gastos
Para cortar gastos supérfluos, o gestor deve analisar todas as despesas relacionadas ao estabelecimento, tais como aluguel, materiais de limpeza, funcionários, insumos e energia elétrica. Assim, será possível identificar a causa raiz dos problemas de custos acima da média e ela poderá ser sanada.
Outras ações importantes podem ser implantadas: incentivar os colaboradores a não consumirem materiais além de suas necessidades, cobrar clientes inadimplentes e renegociar contratos com fornecedores para adquirir a mercadoria a um custo menor. Essas ações também são fundamentais para garantir a saúde financeira da loja.
Reduza custos com colaboradores
Ao focar no corte de gastos, muitas empresas terceirizam algumas de suas atividades. Entre as mais comuns estão aquelas ligadas à administração, mantendo apenas os funcionários experientes. Essa medida é viável principalmente em épocas de crise, já que reduz os custos com contratação e contribui para o aumento da eficiência geral da empresa.
Antes de assinar o contrato, no entanto, certifique-se da idoneidade da empresa com a qual irá assinar contrato, para que seu corte de custos não custe mais caro futuramente.
Faça parcerias com outras empresas
Nos dias de hoje, estabelecer uma parceria não é uma tarefa muito simples, pois envolve inúmeras técnicas de negociação, conhecimento da área e, principalmente, confiança. Contudo, uma parceria de sucesso é uma ótima maneira de fazer sua loja crescer, já que normalmente não requer o investimento de recursos financeiros.
Você pode criar uma parceria, por exemplo, com um fornecedor, investidor ou representante. Nela, sempre há uma maneira de explorar benefícios mútuos e, assim, aumentar suas vendas e seu negócio.
Pesquise propostas de empréstimos e financiamentos
Seja qual for o seu orçamento, sempre há uma forma de empréstimo e financiamento que se adeque a ele. Contudo, os gestores devem observar que todas as propostas requerem o pagamento de uma taxa adicional de juros, que deve entrar no planejamento orçamentário da loja. Caso contrário, em vez de crescer, ela sofrerá com um impacto negativo em seu fluxo de caixa por um longo período, podendo até mesmo ir à falência.
Como cortar gastos
Um bom gerenciamento de gastos é importante para estabelecer a sua loja no mercado. Do contrário, corre-se o risco de ver o lucro diminuir e a credibilidade do negócio se perder. Por este motivo, é importante fazer uma boa análise de seus fluxos financeiros e para onde o seu dinheiro está indo.
Manter dados atualizados e sob controle é apenas uma das dicas para cortar gastos e manter o seu negócio no azul. Abaixo, você irá conferir mais algumas ações eficientes para diminuir as despesas da sua loja. Continue a leitura!
Terceirize as funções esporádicas
Quando o seu negócio precisa de um serviço que não é realizado com tanta regularidade, a terceirização pode ser uma boa alternativa. Com ela você economiza com contratações e diminui algumas burocracias no seu financeiro.
Os serviços não essenciais para o seu negócio como manutenção, limpeza, recursos humanos e marketing são bons exemplos do que pode ser contratado sob demanda. Ao terceirizar algumas funções, você pode se concentrar nos aspectos mais importantes do seu empreendimento e também nos que você tem mais afinidade.
Adote um banco de horas
Trabalhar com banco de horas é uma ação comum entre as empresas e pode ser uma boa saída para que a sua loja poupe com o pagamento de horas extras aos funcionários.
Com horas adicionais, os seus colaboradores poderão emendar feriados ou prolongar as férias. Mas fique atento: para evitar problemas trabalhistas e judiciais, é importante que a equipe receba a compensação dessas horas dentro do ano corrente e tudo esteja detalhado em contrato.
Reavalie os benefícios oferecidos
Outra opção para cortar gastos é rever os benefícios oferecidos pela sua empresa. Ele está de acordo com o seu quadro de funcionários? O que realmente é mais importante para cada grupo de colaboradores?
Converse com o seu time sobre quais pontos eles gostariam que fossem contemplados? Geralmente, os colaboradores mais velhos prezam por um plano de saúde completo, enquanto os mais jovens se interessam mais por cursos e treinamentos. Essa conversa é importante para não deixar a sua equipe desamparada de benefícios, mas investir em realmente o que faz sentido para cada um deles.
Antes de determinar essas mudanças, verifique se fazem parte de algum acordo sindical.
Considere dar férias coletivas
Caso seja necessário reduzir custos de forma brusca, uma opção é férias coletivas. Mas, não prejudique o seu lucro, opte por períodos mais tranquilos e quando não existe tanta procura pelos produtos ou serviços oferecidos no seu negócio. Com as férias coletivas, a sua empresa também economiza na manutenção do ambiente, como nas contas de luz e água.
Envolva a equipe nas ações de economia
A colaboração dos funcionários é de extrema importância para as ações da sua loja, inclusive na hora de cortar gastos. Na maioria das vezes, a solução para redução de custos está na ponta da língua de quem trabalha diariamente com o que está incomodando. Deixe claro qual o seu objetivo e busque alternativas em conjunto com o time.
A redução também está em atividades cotidianas, por mais que pareçam simples. Incentive seu time a digitalizar documentos ao invés de imprimir, a evitar utensílios descartáveis e a dar preferência para a luz natural sempre que possível, economizando energia elétrica.
Uma alternativa que pode engajar o seu time na redução de custos é a criação de metas. Defina um período e um objetivo, por exemplo, a redução da conta de energia no próximo mês. Se a meta for alcançada, utilize parte do dinheiro economizado para recompensar os seus colaboradores pela ajuda.
Organize adequadamente seu estoque
Como anda o seu estoque? Grande parte do dinheiro movimentado em uma loja, vem do fluxo de mercadorias do estoque. Por isso, é fundamental que você tenha total controle sobre ele.
Planeje suas compras com antecedência, identifique quais itens saem mais e quais não têm um bom giro de estoque, adquira novos produtos conforme a demanda observada. Dessa forma você também evita perder produtos por vencimento do prazo de validade, o que é um prejuízo sem retorno.
Gostou de conhecer nossas dicas e ações para economizar? Qual dessas dicas você vai começar a praticar?
