Quem tem uma loja, seja ela física ou virtual, precisa de um bom controle financeiro para garantir não apenas a sobrevivência, mas também o sucesso do negócio. Afinal, a loja é uma empresa que normalmente precisa realizar uma série de pagamentos para se manter ativa: fornecedores, funcionários, locação e impostos. Esses pagamentos podem variar muito de um mês para outro, mas qualquer um deles em que se cometa uma falha, os prejuízos podem ser bem grandes.
O gestor precisa fazer um planejamento estratégico desses pagamentos e, para isso, é indispensável saber quais são os recursos disponíveis, qual é a previsão de fluxo de caixa e quais são os prazos de pagamento.
Parece muito confuso pra você? Então já pega um café e um bloquinho de anotação, que a gente vai explicar tudo aqui neste post.
O básico sobre controle financeiro
Controle ou gestão financeira é a análise dos resultados financeiros de um negócio, por diferentes perspectivas e em momentos distintos. Ou seja, é ter uma visão completa de todas as movimentações de dinheiro que a empresa faz.
Para isso, é preciso avaliar relatórios financeiros, saídas e entradas de caixa e demonstrativos de resultados financeiros (DREs). Ele também inclui a checagem de dados patrimoniais e a conciliação financeira, dentre outras coisas. A partir disso, é possível entender se a loja está tendo os resultados desejados.
Para que serve a gestão financeira?
O controle financeiro possibilita avaliar o desempenho atual da empresa e detectar possíveis problemas, o que chamamos de previsões e projeções. Isso é particularmente importante para que a loja possa planejar uma expansão de forma sustentável.
Ele também permite determinar a origem e o destino de cada receita, de maneira que você consiga identificar os produtos mais rentáveis, bem como os que estão encalhados. Isso vai ajudar a entender como criar o melhor direcionamento tanto para o marketing quanto para a gestão de estoque.
Sem contar que uma gestão financeira eficiente é a chave para criar um ambiente mais seguro para o negócio, uma vez que indica o limite de compromissos que podem ser assumidos sem comprometer o capital com dívidas.
Como começar?
Passo 1: faça um planejamento
Quem dá início a um novo empreendimento, muitas vezes, está tão empolgado em colocar a loja para funcionar que se esquece de desenvolver um plano de negócios detalhado. Ou, ainda que faça, se perde no dia a dia do trabalho e deixa de fazer o acompanhamento adequado. Isso pode ser prejudicial para os resultados financeiros, pois a pessoa não sabe se o dinheiro que está entrando é suficiente para cobrir as despesas ou se é preciso ajustar os valores.
O planejamento deve ser criado com base nas informações de desempenho da loja para que as ações sejam eficientes e promovam um bom resultado. Além disso, é importante incluir um estudo das características do público, um estudo do mercado de atuação e da economia como um todo. Se possível, busque relatórios sobre o nicho e as principais tendências.
Passo 2: separe as contas pessoais
Alguns empresários acreditam que o dinheiro da empresa é todo deles, afinal eles são os donos do negócio. Esse é um erro muito comum de quem está começando a empreender. No entanto, o mais indicado é pensar no empreendedor como o CEO do negócio, que recebe um salário fixo, em vez de mexer no caixa da loja toda vez que precisar.
Esse cuidado vai ajudar a não fazer retiradas além da entrada de dinheiro, que pode colocar as contas da empresa em risco. Sem contar que, ao evitar a mistura de contas da empresa e contas pessoais, é mais fácil ter uma visão realista dos resultados de negócios.
Passo 3: faça o controle de custos
Cada produto que é vendido tem seu custo e gera um lucro. Entender esses custos, bem como as etapas de embalagem e envio, são importantes para uma boa gestão financeira. Somente com essas informações é possível fazer cálculos precisos, determinando a real margem de lucro maior e identificando oportunidades de economizar.
O controle de custos é composto por:
- Custo fixos: são aqueles que podem ter o valor previsto com antecedência e se repetem com certa frequência. Por exemplo: conta de internet, água e luz, taxas e impostos.
- Custos variáveis: mudam de acordo com as necessidades e o faturamento da empresa. Por exemplo: campanhas temporárias de marketing, aumento de estoque e material para reforma. Ao terminar o evento, o custo também cessa.
- Fluxo de caixa: inclui tanto os custos fixos quanto os variáveis. Ele vai mostrar como o dinheiro se movimenta no negócio. Ao acompanhar o fluxo de caixa é possível encontrar precisamente a quantidade de dinheiro que entra e sai na empresa. Fique atento, vamos falar mais sobre ele ainda nesse artigo.
Passo 4: defina preços corretamente
Antes de começar a precificar, deve-se calcular o custo total para a venda de um produto. Para isso, some o preço pago ao fornecedor, os impostos, a comissão dos funcionários, os custos fixos e a margem de lucro.
Incluir todos esses valores ajuda a entender o quanto o produto irá render a cada venda, se é possível fazer promoções que mantenham uma boa lucratividade e se você consegue ser competitivo. Além disso, pesquise os preços praticados pela concorrência para saber se o que foi obtido é compatível com o mercado. Dessa forma, é possível entender se é preciso tentar economizar, buscar fornecedores mais baratos, negociar descontos, entre outras formas de redução de gastos.
Passo 5: faça e consulte relatórios
Os relatórios de desempenho ajudam a entender o que precisa ser melhorado e o que é oportunidade para mais investimentos. Para fazer relatórios confiáveis, é preciso que as informações estejam sempre atualizadas.
Eles podem ser criados com planilhas e mesmo no papel, mas sistemas de gestão podem agilizar muito esse processo. Alguns deles são conhecidos como ERPs e integram todas as áreas da empresa, fornecendo relatórios em alguns instantes.
Passo 6: evite inadimplência
Os bons resultados em uma loja passam longe de uma alta taxa de inadimplência. A organização financeira é importante para que a empresa evite perder datas de pagamento e acumule multas e juros por atrasos. Às vezes, um problema de fluxo de caixa pode levar a atrasos em algum pagamento, mas um bom planejamento e o controle contínuo dos gastos é fundamental para evitar o acúmulo de dívidas.
É sabido que alguns atrasos ocorrem porque os empreendedores podem simplesmente esquecer de fazer os pagamentos na data correta, mesmo com dinheiro em caixa. Isso cria uma despesa desnecessária e pode contribuir para o grande número de empreendedores que precisam pedir falência.
Esses são os passos básicos para a empresa ter controle financeiro, mas ainda falta detalhar como fazer a gestão de fluxo de caixa, o que você vai ler a seguir.
O que é fluxo de caixa?
Já deu pra perceber a importância de ter um bom fluxo de caixa, certo? De uma forma simples, o fluxo de caixa é um instrumento para acompanhar a situação financeira da empresa. Trata-se de um relatório com informações sobre toda a movimentação de dinheiro gasto ou recebido pela sua empresa em um determinado período de tempo.
Ou seja, o fluxo de caixa é essencial para todo empreendedor, independentemente do tamanho do negócio. Seja para uma multinacional ou para uma loja pequena, o fluxo de caixa é uma das principais ferramentas de gestão financeira, pois permite que o gestor controle e equilibre as contas a pagar e a receber, além de melhorar o acompanhamento de faturamento e lucro.
Qual é a importância do fluxo de caixa?
Fazer um fluxo de caixa e manter ele atualizado é muito importante e faz toda diferença na hora de analisar as forças e fraquezas do seu negócio! Afinal, ele dá uma visão clara dos números da empresa e facilita a compreensão de onde e o que é preciso melhorar ou até mesmo mudar.
Entenda como fazer um fluxo de caixa
Separamos 3 pontos que vão te ajudar na hora de colocar a mão na massa! Confira:
Faça um controle do dinheiro que entra e sai
Muitos empreendedores esquecem de anotar esses dados e esse é o primeiro passo para começar um orçamento do fluxo de caixa.
Sugestão: comece pelas contas a pagar e despesas fixas, como aluguel, salários dos funcionários/pró labore e internet. Depois foque nas despesas variáveis, como energia, água e materiais e também nas contas a receber.
Não importa o valor, o importante é anotar todos os dias qualquer tipo de movimentação.
O ideal é separar os gastos por categorias, como marketing (divulgação), materiais de escritório e ações comerciais. Anote quais são os pagamentos parcelados, tanto a pagar quanto a receber, para ter uma visão a longo prazo. Com esses primeiros hábitos, já é possível notar os gastos que podem ser cortados ou negociados.
Analise todas as informações do fluxo de caixa
Não basta anotar todas as informações e seguir o planejamento financeiro do seu negócio. É necessário fazer uma análise diária ou semanal destes dados. O que mais importa é estar atento ao saldo da empresa, seja ele positivo ou negativo.
Claro que se estiver com saldo negativo, é preciso analisar o motivo e ajustar os gastos, ou até solicitar um parcelamento das contas a pagar.
Pense antes de dar descontos
Dar desconto para fechar mais vendas não é a solução para ter lucro.
Ao conceder descontos sem um motivo específico, como uma campanha de vendas, ao invés de ganhar um cliente você pode acabar diminuindo a margem de lucro e perdendo dinheiro. Além disso, este cliente pode acabar querendo descontos em todas as compras, o que não é exatamente sustentável.
Fluxo de caixa tudo igual?
Uma vez que você já sabe o que é um fluxo de caixa, é importante saber também que existem algumas variações. Elas são usadas para diferentes propósitos dentro da empresa e são diferentes formas de mostrar as movimentações financeiras. Vamos conhecer alguns tipos:
Fluxo de caixa simples
É o tipo mais básico de controle, que lhe dá maior entendimento sobre o saldo disponível em sua empresa. Trata-se de um levantamento simplificado das movimentações financeiras e é muito usado em pequenas empresas.
Nesse tipo de fluxo de caixa, é possível visualizar todas as entradas e saídas da empresa. Para isso, as despesas são subtraídas das receitas para que o empresário possa entender qual o resultado do período, e direcionar a tomada de decisões.
Fluxo de caixa operacional
Corresponde ao registro das movimentações financeiras no caixa da organização, que sejam diretamente relacionadas à sua operação, como a compra de matéria-prima. Dessa forma, tributos, compra de prateleiras e outros itens de mobiliário, entre outras contas alheias à operação não são considerados rendimentos de ativos.
Fluxo de caixa direto
Semelhante ao operacional, mas inclui tributos, investimentos e necessidade de capital de giro. O fluxo de caixa direto registra as movimentações sem considerar os descontos, ou seja, estas operações são lançadas na forma bruta. Pode ser considerado um instrumento de controle financeiro mais completo que o anterior.
Fluxo de caixa projetado
É o tipo usado para fazer projeções sobre recebimentos e pagamentos. Ele busca prever custos e despesas, necessidades de recursos, potencial de vendas e capital de giro, por exemplo. Em vez de apenas anotar os valores conforme vendas e pagamentos acontecem, ele pede que se estime as entradas e saídas de valores para projetar cenários. Para fazer essa projeção, é preciso levar em consideração históricos, tendências do setor e expectativas em relação à inflação e a variações nos preços de insumos.
Com isso, o fluxo de caixa projetado vai permitir que a empresa programe pagamentos de dívidas e aplicação de recursos com mais precisão. Sem contar que também pode ser usado para comparar as previsões e os resultados consolidados, no intuito de checar se o negócio gerou os frutos desejados.
Existem ainda outros tipos de fluxo de caixa, como o fluxo de caixa diário e o fluxo de caixa de investimentos.
Invista em um sistema de gestão
Você já sabe da importância de fazer um fluxo de caixa, mas como conseguir dar conta de tudo sem deixar passar nenhum detalhe?
Agora que você já entende melhor o que é um fluxo de caixa, os próximos passos para ajudar no crescimento da sua empresa ficarão cada vez mais claros, e tomar decisões não parecerá uma responsabilidade tão angustiante. Para ajudar nesta tarefa, a gente tem uma dica especial: invista em um sistema de gestão de qualidade.
A funcionalidade de fluxo de caixa do sistema Hiper pode ser a sua melhor amiga neste momento, evitando o esquecimento de informações ou a perda de tempo compilando todos os dados para analisar a situação financeira da empresa. Afinal, são muitas tarefas que demandam muito do seu tempo e você poderá se dedicar às mais importantes.
